ฉันจะรอฟังข่าวดีจากคุณ ภาษาอังกฤษ

จากบทความที่แล้วที่ทางบริติช เคานซิล ได้เขียนบทความเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมล์เชิงธุรกิจอย่างไรให้ได้รับความช่วยเหลือและตอบกลับไปแล้ว วันนี้ บริติช เคานซิล ชวนคุณมาเรียนรู้เพิ่มเติมกับประโยคสำคัญที่จะช่วยให้คุณสามารถติดต่อกลับเพื่อประโยชน์ทางธุรกิจต่อได้ไม่ยาก ถ้าพร้อมแล้วก็มาเริ่มได้เลย

ประโยคลงท้ายในอีเมล์ที่จะช่วยทำให้คุณได้รับการติดต่อกลับ

1) Drop me a line some time.

ประโยคนี้คุณสามารถใช้ได้ทั้งในการติดต่อผ่าน Email, LINE หรือ Whatsapp ต่างๆ ว่าให้คู่สนทนาของคุณโทรศัพท์หรือทำการติดต่อกลับคุณ

2) I hope to hear from you shortly.

ประโยคนี้มักจะได้เห็นและได้ยินบ่อยทั้งในการติดต่อเชิงธุรกิจสำหรับการเขียน Email และการ Text Messages เพื่อบอกว่าหวังว่าจะได้รับการตอบรับกลับจากคุณในเวลาอันสั้นนี้

3) If you would like any additional information. Please don't hesitate to contact us.

เป็นอีกประโยคที่มักเห็นได้บ่อยในการส่ง Email แบบเป็นทางการซึ่งมักจะใช้ลงท้ายใน Email เพื่อให้ได้รับการตอบกลับ โดยประโยคนี้มักใช้เพื่อบ่งบอกว่าหากผู้รับต้องการข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนใดก็ตามไม่ต้องเกรงใจติดต่อกลับได้ทันที

4) Give me a call later on.

คำว่า Give me a call later on มักจะใช้กับคนที่คุณคุ้นเคยและสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ มักจะใช้ในสถานการณ์เช่น บอกให้เพื่อนร่วมงานติดต่อกลับ

5) If you have any question, please email or phone me.

คล้ายกับประโยคข้อ 3 ซึ่งมักจะใช้ในกรณีที่ถ้าผู้รับอีเมล์มีคำถามสามารถติดต่อได้ทางอีเมล์และโทรศัพท์ได้ที่คุณ

6) I enjoyed meeting you and look forward to working with you on the project.

เป็นการขอบคุณสำหรับการร่วมประชุมในวันนี้และหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณในโปรเจค

จากประโยคทั้ง 6 ประโยคด้านบน คุณจะพบได้ว่าการลงท้ายประโยคที่ดีนั้นมักจะลงท้ายด้วยคำที่เชิญชวนให้ผู้รับอีเมล์เกิดการติดต่อกลับ และที่สำคัญคุณควรที่จะรู้ระดับว่าคนที่คุณกำลังติดต่ออยู่นั้นจำเป็นต้องใช้ระดับการสื่อสารแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ

หากคุณได้อ่านบทความนี้แล้วและสนใจที่จะพัฒนาภาษาอังกฤษ คอร์สเรียน myClass เป็นคอร์สเรียนที่ตอบโจทย์การพัฒนาภาษาอังกฤษแบบครบจบทั้ง 4 ทักษะ โดยเฉพาะทักษะการพูด ซึ่งจะช่วยคุณปลดล๊อคความสำเร็จทั้งการทำงานและการใช้ในชีวิตประจำวันได้ไม่ยาก อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคอร์สเรียนได้ที่นี่

การเขียนอีเมลแบบเป็นทางการสิ่งที่สำคัญคือความกระชับ บวกกับความชัดเจนในจดหมายหนึ่งฉบับ เพราะนึกภาพดูสิคะว่าบริษัทหรือองค์กรๆหนึ่งจะต้องติดต่อกับคนหรือองค์กรอื่นๆอีกกี่องค์กร การที่อีเมลของเรามีความกระชับและชัดเจนจะทำให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์ของเราได้ง่าย และไม่เสียเวลาสำหรับคนอ่าน

การเขียนอีเมลนี่ความจริงเค้าก็มีรูปแบบ และแนวทางการเขียนที่ชัดเจนนะคะ มีการแบ่งสัดส่วนชัดเจนว่าส่วนไหนจะพูดถึงเรื่องอะไร เรียกได้ว่าในแต่ละส่วนไม่มีส่วนใดสำคัญน้อยไปกว่ากันเลย  และวันนี้เราจะพูดถึงในส่วนท้ายของอีเมลกันว่าควรจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร

สิ่งที่ควรใส่ไว้ในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมาย

1. การย้ำสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับจดหมายรับรู้ หรือกระทำตามอีกครั้ง ด้วยประโยคที่กระชับเข้าใจง่าย มักขึ้นต้นด้วยประโยคด้านล่างนี้ แล้วตามด้วยกริยาที่เราต้องการให้ผู้รับจดหมายกระทำ

We/I would like to ask you to…. (เรา/ฉัน อยากจะขอให้คุณ….)
We/I hope you will be able to…. (เรา/ฉัน หวังว่าคุณจะสามารถ….)
I am writing to ask you to please…. (ฉันเขียนมาเพื่อขอความกรุณาให้คุณ…)
Could you please look into this matter? (รบกวนให้คุณช่วยตรวจสอบปัญหานี้หน่อยได้หรือไม่?)
We/I should be glad if you would…. (เรา/ฉันจะมีความยินดีเป็นอย่างยิ่งถ้าคุณ…)

2. ในช่วงสุดท้ายอาจใส่คำขอบคุณผู้รับในกรณีใดกรณีหนึ่ง อย่างการที่จะช่วยแก้ไขให้ หรือ แม้แต่การสละเวลาเพื่อช่วยเหลือ และถ้าคุณขอให้ทางผู้รับช่วยเหลือสิ่งใดก็ให้ขอบคุณล่วงหน้าไปด้วย อาจให้ข้อมูลเพิ่มเติมถึงหนทางในการติดต่อหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และสำคัญไม่แพ้กันคือการกล่าวถึงการติดต่อกันในอนาคตเพื่อเป็นการจบจดหมาย เช่น

I appreciate immediate attention on this matter. (ฉันหวังว่าจะได้รับการแก้ไขปัญหานี้โดยเร็วที่สุด)
We hope to continue relying on your valued input as a customer. (เราหวังว่าจะได้เป็นลูกค้าของคุณต่อไป)
I once again apologize for inconveniences this may cause. (ฉันขออภัยอีกครั้งสำหรับความไม่สะดวกในครั้งนี้)
If you require further information, don’t hesitate to ask. (หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถสอบถามได้เสมอ)
I look forward to our continue working relationship and its success. (ฉันจะเฝ้าคอยดูความสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกันของเราและความสำเร็จของมัน)
Please provide the necessary advice. (กรุณาเตรียมคำแนะนำที่จำเป็น)
I look forward to meeting with you. ( ฉันจะตั้งตารอคอยที่จะได้พบคุณ)
I look forward to receiving your response. (ฉันจะตั้งตารอคอยที่จะได้รับผลตอบรับจากคุณ)
I look forward to listening to/hearing your reply. (ฉันจะตั้งตารอคอยที่ได้ได้ยิน /ได้ฟังผลตอบรับจากคุณ)
I look forward to hearing from you. (ฉันจะตั้งตารอคอยการตอบรับจากคุณ)

3. ปิดท้ายจดหมาย เมื่อจบย่อหน้าสุดท้ายให้เว้นบรรทัดมาประมาณหนึ่งบรรทัด ลงท้ายในบรรทัดต่อไปด้วย คำลงท้ายเหล่านี้ เพื่อแสดงความเคารพ

Yours sincerely
Yours faithfully
Sincerely yours
Faithfully yours
Most sincerely
Sincerely
Respectfully
Respectfully yours
Thank you for your consideration
Thank you
Best wishes,
Best regards

4. บรรทัดถัดมาก็ลงลายเซ็นของคุณ ใส่ชื่อเต็ม (ชื่อจริงและนามสกุล) ถ้าเขียนมาในนามตัวแทนองค์กรก็ให้ใส่ชื่อตำแหน่งของคุณมาด้วย

เช่น Amanda Lee

Amanda Lee
Marketing manager

5. ใส่คำว่า enclosure ในกรณีที่มีข้อมูลอื่นๆแนบมาด้วยกับจดหมายให้ เขียนไว้ในส่วนท้ายของจดหมายว่า Enclosure หรือ หรือ Enc.โดยอาจจะใส่รายละเอียดของสิ่งที่แนบมาด้วย หรือจำนวนของสิ่งที่แนบมาด้วยก็ได้

เช่น  Enclosure: Article by John Graham
      Encl. (2)

นี่ล่ะค่ะคือสิ่งที่ควรมีในย่อหน้าสุดท้ายของอีเมล สิ่งสำคัญคือเมื่อเขียนเสร็จทุกครั้งให้กลับมาทบทวนใหม่ทุกครั้งเสมอ และถ้าอยากมีความชำนาญมากขึ้นก็ต้องฝึกเขียนบ่อยๆนะคะ รับรองว่าอีกหน่อยก็จะกลายเป็นมือโปรในการเขียนอีเมลแน่ๆ