1.อธิบายความหมาย องค์ประกอบ และ กระบวนการในการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศ
2. สามารถนำสารสนเทศไปใช้งานได้
1. ข้อมูล (Data ) หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์สิ่งของหรือ เหตุการณ์ต่างๆ
2. สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง ซึ่งตรงกับความต้องการของผู้ใช้
สารสนเทศสามารถแบ่งแยกประเภทออกตามสภาพความต้องการ ที่จัดทำขึ้นได้ ดังนี้
1. สารสนเทศที่ทำประจำ เช่น การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียน ที่มารงเรียนในแต่ละวันรายงานรายรับรายจ่ายประจำวันของโรงเรียน
2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย เช่น การทำบัญชีงบดุล ของบริษัทที่ต้องยื่นต่อทางราชการและเพื่อใช้ในการเสียภาษี
3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ เช่น รายงานข้อมูลที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ มี 5 ส่วน คือ
1. บุคลากร
2. ขั้นตอนการปฏิบัติ
3. เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ (ฮาร์ดแวร์)
4. โปรแกรม (ซอฟต์แวร์)
5. ข้อมูล
บุคลากร
เป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดเพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจ วิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการในการทำงานทั้งหมด บุคลากร จึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กร เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้า แห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศ
เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล และการทำรายงาน เป็นต้น การดำเนินการต่างๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหา ระบบก็จะมีปัญหา ด้วยเพราะทุกขั้นตอนล้วนมีผลต่อระบบสารสนเทศด้วยเช่นกัน
เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการหรือประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศตามต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถคำนวณ ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็วและสามารถทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์ จึงเป็น องค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศ
คือลำดับขั้นตอนคำสั่งที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอนเพื่อสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงาน และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
เป็นวัตถุดิบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกันขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถาบันการศึกษามักจะต้องการสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่างๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่ทำให้เกิดสารสนเทศ
ประเภทของข้อมูล
ข้อมูลสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. ข้อมูลปฐมภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลที่ได้จากการสอบถามโดยตรง การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก 2. ข้อมูลทุติยภูมิ เป็นข้อมูลที่ได้จากข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า
1. ถูกต้อง
2. ทันเวลา
3. สมบูรณ์
4. สอดคล้องกับงาน
5. สามารถตรวจสอบได้
การประมวลผลข้อมูล
วิธีการประมวลผล แบ่งได้เป็น 2 วิธี ดังนี้
1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing) หมายถึง การประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน , การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า , การฝากถอนเงินผ่านตู้เอทีเอ็ม
2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) หมายถึง การประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ เช่น เมื่อต้องการทราบผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน ก็มีการสำรวจข้อมูลโดยเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงจะประมวลผลได้ จึงกระทำในลักษณะเป็นครั้งๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน
เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จึงมีขั้นตอนการดำเนินการต่าง ๆ ตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นจนได้มาซึ่งสารสนเทศ มีหลายขั้นตอน ดังนี้
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล2. การตรวจสอบข้อมูล 3. การจัดเรียงข้อมูล 4. การคำนวณ 5. การทำรายงาน 6. การจัดเก็บ 7. การทำสำเนา 8. การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล
ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อให้คอมพิวเตอร์ประมวลผลจะต้องอยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์ เข้าใจจึงจำเป็นต้องหาวิธีการแทนข้อมูลซึ่งเป็นชุดของตัวอักขระดังกล่าว
ปกติการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์จะใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีสองสถานะ คือปิดและเปิดจึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทนสถานะทั้งสอง และมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่งประกอบด้วย 0 และ 1ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง
รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียกว่า รหัสแอสกี(American Standard Code for Information Interchange : ASCII)