หนังสือขอความอนุเคราะห์ฝึกงาน ภาษาอังกฤษ

  สวัสดีค่ะน้องๆ ชาว Dek-D.com ... เชื่อว่าทุกครั้งที่จะต้องเขียนอีเมลที่เป็นทางการเพื่อติดต่อธุระ หลายคนถึงกับกุมขมับ เขียนเป็นภาษาไทยก็ว่าไม่ง่ายแล้ว หากต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษคงเครียดคูณสิบกันไปเลย วันนี้มีเทคนิคดีๆ มาฝากค่ะ เขียนง่าย ใช้ได้จริง และแสดงการให้เกียรติผู้รับเมล

น้องๆ เคยอ่านอีเมลจากใครสักคนแล้วรู้สึกว่า "ทำไมเขียนห้วนจัง อ่านเมลแล้วรู้สึกอยากลบทิ้งเลยทันที" จนบางทีเราเกิดความรู้สึกไม่ค่อยชอบคนๆ นี้แค่เพียงอ่านอีเมลมั้ยคะ? ... นั่นแหละค่ะ สิ่งที่สำคัญในการเขียนอีเมลมากกว่าการใช้ภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง คือการเรียบเรียงเนื้อหาให้เหมาะสมและดูมีมารยาท เพื่อไม่ให้ผู้รับเมลอ่านแล้วรู้สึกอึดอัดหรือเกิดความรู้สึกในแง่ลบ

สิ่งที่พบบ่อยๆ คือ บางคนต้องการส่งเอกสารอะไรบางอย่างที่ต้องแนบไฟล์ไป เช่น ส่งอีเมลขอสมัครฝึกงาน แต่ไม่เคยเขียนอีเมลที่เป็นทางการ ไม่รู้จะเขียนยังไง ดังนั้นจึงมักลงเอยด้วยการแนบไฟล์ไปเฉยๆ แต่ไม่ใส่เนื้อหาอะไรเลย แน่นอนค่ะว่า นี่เป็นการกระทำที่ตัดแต้มตัวเองตั้งแต่แรกเลย ดังนั้นลองมาดูกันค่ะว่า รูปแบบการเขียนอีเมลที่เหมาะสมควรเป็นยังไง

การระบุชื่อผู้รับอีเมล เป็นวิธีง่ายๆ ในการแสดงการให้เกียรติผู้รับสาร ซึ่งหากเป็นคนไทยด้วยกัน มักใช้ทับศัพท์ว่า Khun (คุณ) นำหน้า เช่น Dear Khun Manus แต่หากเราไม่รู้จริงๆ ว่าผู้รับเป็นใคร ก็ต้องใช้เซนส์กันนิดนึงว่าใครกันนะที่น่าจะเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราส่งไป เช่น หากส่งใบสมัครขอฝึกงาน ก็ต้องเป็นฝ่ายทรัพยากรบุคคลแน่นอน สามารถเขียนขึ้นต้นได้ว่า Dear (ชื่อบริษัท)'s Human Resource Department

2. แนะนำตัวว่าเราเป็นใคร

หลังจากเอ่ยทักทายผู้รับแล้ว ก็ถึงเวลาแนะนำตัวเอง(สั้นๆ) เช่น เราเป็นใคร ทำอะไรที่ไหน ส่วนนี้ไม่ต้องยืดยาวมากค่ะ พยายามรวบตึงใน 1-2 บรรทัดก็พอ เช่น

My name is Jenny Grey. I am now studying in the 4th year at Texas University, major in Public relation.
 

I'm Michale Joe. I have just graduted from University of New york with bachelor degree in material science few months ago.
 

We are football club of Penn School which has been held since 2015.

3. บอกจุดประสงค์ที่เราเขียนอีเมลถึงอีกฝ่าย พร้อมเนื้อหาสำคัญที่จำเป็น

หลังจากแนะนำตัวพอหอมปากหอมพอ ก็ได้เวลาเข้าเรื่องเลยค่ะว่าเราต้องการอะไรจากอีกฝ่าย มีเหตุผลอะไรในการส่งอีเมลนี้มา

I am writing to apply for an internship position in marketing department for the 4th quarter of this year.

I am writing this email to apply for the position "Content Editor". I have nearly 5 years of content writing experience in global agency.

We are hosting our annual event on 31 May at CCC Hotel. And we will have the lofty goal of raising 5,000 USD in order to hold the annual football game in this coming October.

4. บอกจุดประสงค์/สิ่งที่ต้องการจากอีกฝ่าย

จุดนี้เป็นสิ่งสำคัญมากค่ะ เพราะเราเขียนมาขอความช่วยเหลือ/ขอรบกวนอีกฝ่าย ดังนั้นควรใช้คำที่แสดงถึงความนอบน้อมปนเกรงอกเกรงใจในระดับหนึ่ง โดยคำที่นิยมใช้กันมากๆ ก็คือ "Please kindly....." โดย please ก็คือ 'ได้โปรด, กรุณา' ส่วน kindly คือ 'ด้วยความปรานี ' รวมร่างกันเป็น ได้โปรดปรานี(ทำตามที่ฉันขอไป)จริงๆ จะใช้ kindly คำเดียวก็ได้นะคะ แต่คนไทยอย่างเรามักชินกับการแสดงความนอบน้อมกึ่งอ้อนวอน ดังนั้นจึงนิยมใช้คู่กันค่ะ

Please kindly find my resume in the attached file.

Please kindly sign on our quotation and send back by 3 May.

Kindly consider my resume for the position and interview.
Please help follow up closely to make sure we can get it on time.

5. บอกข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติม

เป็นอีกเนื้อหาสำคัญที่ต้องใส่ไป โดยเฉพาะพวกเงื่อนไขจำเป็นต่างๆ เช่น จะให้อีกฝ่ายติดต่อกลับด้วยวิธีใด หรือ ให้ติดต่อมาได้ยกเว้นช่วงไหน (เพราะเราอาจไม่อยู่) หากเป็นเงื่อนไขที่อาจจะทำให้อีกฝ่ายต้องลำบาก อย่าลืมกล่าวขอโทษไปด้วยค่ะ

You can contact me directly via my LINE ID.
 

Please kindly note that we need to receive your response by 20 May due to the tight schedule.
 

Please be informed that I will be out of office from 4-7 May due to my annual leave. Apologiy for the inconvenience 

6. ลงท้ายขอบคุณ

มาถึงส่วนสุดท้ายแล้วค่ะ การลงท้ายขอบคุณเป็นสิ่งจำเป็นมาก แน่นอนว่าการพิมพ์ว่า Thank you เป็นคำเบสิคที่เรารู้กันดี แต่นอกจากคำนี้แล้ว ยังมีอีกหลายๆ คำที่เป็นที่นิยมและใช้แทนกันได้ เช่น
 

Many Thanks

Massive thanks for your support

Thank you for your consideraion

Thank you in advance for your corporation
Thanks for your help.

หากเป็นภาษาไทยมักลงท้ายว่า ด้วยความเคารพอย่างสูง หากเป็นภาษาอังกฤษก็มีหลายคำค่ะ เช่น 

Regards, Kind regards, Best Regards, Best สำหรับจดหมายที่ค่อนข้างทางการ หรือเราอาจจะคุ้นเคยกับผู้รับในระดับหนึ่ง

Yours sincerely สำหรับจดหมายที่เป็นทางการ และเราทราบชื่อผู้รับ

Yours faithfully สำหรับจดหมายที่เป็นทางการ และเราไม่ทราบชื่อผู้รับ

      นั่นก็คือ 7 ส่วนประกอบและคำแนะนำเบื้องต้นสำหรับการเขียนอีเมลติดต่อธุระเป็นภาษาอังกฤษค่ะ รับรองเลยว่า หากทำตามนี้ ผู้รับเมลจะต้องประทับใจเราแน่นอนค่ะ ^^