Ms-word ที่เรานิยมใช้ในปัจจุบัน

Microsoft Word นี่เป็นโปรแกรมที่ผมเชื่อว่าคนใช้กันทั่วบ้านทั่วเมืองครับ มันเป็นโปรแกรมประมวลผลคำ (Word processing) ที่มากด้วยฟีเจอร์ต่างๆ มากมาย มันถึงได้เก็บตังค์ค่าซอฟต์แวร์เราไง แต่มันก็คือโปรแกรมนึงที่ผู้ใช้งานส่วนใหญ่ ไม่รู้ถึงฟีเจอร์เจ๋งๆ ที่มีอยู่บนนี้ซักเท่าไหร่ ผมจำได้เลยตอนที่แนะนำเพื่อนร่วมงานให้ใช้ฟีเจอร์หลายๆ ตัว แล้วเขาหันกลับมาบอกว่า “ไม่เคยรู้มาก่อนเลยนะเนี่ย ว่ามีอะไรแบบนี้ด้วย” อะไรแบบนี้เลย ฉะนั้น บล็อกของผมตอนนี้ ขอมาพูดถึงฟีเจอร์บางอันบน Microsofot Word 2019 ที่จะช่วยให้คุณชีวิตการทำงานดีขึ้น

ออกตัวล้อฟรีก่อน…

ฟีเจอร์ต่างๆ ที่พูดถึงในบล็อกตอนนี้ อยู่บนพื้นฐานของ Microsoft Word 2019 นะครับ แต่ว่าบางฟีเจอร์อาจจะมีให้ใช้ตั้งแต่เวอร์ชัน 2016 หรือก่อนหน้าก็ได้นะ ลองควานๆ หาดู

ในบทความนี้ ผมจะพยายามเลือกฟีเจอร์ที่สามารถใช้ได้บนทั้ง Microsoft Word for Windows และ macOS เลยครับ แต่ถ้าอันไหนใช้ได้เฉพาะ Windows หรือ macOS ก็จะวงเล็บบอกไว้ให้

เลือกจะพิมพ์ตรงไหนก็ได้ แค่ดับเบิ้ลคลิกตรงนั้น

ปกติเวลาเราพิมพ์เอกสาร เราจะเริ่มจากบนลงล่าง จากซ้ายไปขวา ถูกแมะ แต่บางทีเราก็ต้องการพิมพ์ตามจุดอื่นๆ บนหน้ากระดาษเหมือนกันนะ เช่น เวลาจะออกแบบปกเอกสาร หรือพวกกราฟิกประชาสัมพันธ์แบบง่ายๆ อะไรพวกนี้ คนทั่วไปก็จะใช้วิธีเคาะ Enter และ Spacebar จนกระทั่งไปถึงจุดที่ต้องการ บางคนก็จะไปเลือกจัดกั้นหน้ากั้นหลังอะไรให้วุ่นวาย

แต่จริงๆ แล้ว บน Microsoft Word เนี่ย เราแค่เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปอยู่ตรงบริเวรที่เราต้องการจะพิมพ์ แล้วดับเบิ้ลคลิกซ้าย จากนั้นก็เริ่มพิมพ์ เราจะเริ่มพิมพ์ได้ตามจุดที่เราต้องการเลยครับ ไม่ต้องไปเสียเวลาเคาะ Enter หรือ Spacebar ให้เมื่อย

แปลภาษาของเอกสารที่เราพิมพ์ หรือที่เราอ่าน

เราไม่เก่งเรื่องภาษา แต่บางทีเราก็ต้องพิมพ์งานเอกสารในภาษาอื่น แล้วเราก็จะไปพึ่งพาพวกเว็บแปลภาษาอย่าง Google Translate มาช่วย จริงๆ แล้ว เราไม่จำเป็นต้องออกไปไกลขนาดนั้นเลยครับ เพราะ Microsoft Word มีฟีเจอร์แปลภาษามาให้ในตัวแล้ว และมีมานานแล้วด้วยนะ

เราแค่ไปแถบ Review แล้วเราจะเห็นไอคอน Translate ครับ จากนั้น คลิก Translate selection (แปลเฉพาะเท่าที่เลือก) หรือ Translate document (แปลทั้งเอกสาร) ก็ตามสะดวกครับ ถ้าเราคลิกแค่ Translate selection มันจะเปิดหน้าต่างด้านข้างขึ้นมา แสดงให้ดูว่าเราแปลอะไรไปเป็นอะไร แต่ถ้าเราคลิก Translate document มันจะเปิดหน้าเอกสารใหม่ขึ้นมา ที่แปลภาษาเรียบร้อยแล้ว

แก้ไข PDF ด้วย Microsoft Word ดูไหมล่ะ?

ไฟล์ PDF เป็นไฟล์เอกสารที่หลายๆ คนนิยมใช้กัน เพราะสามารถรักษาการจัดหน้ากระดาษและตัวอักษรเอาไว้ได้ ใครเปิดนี่จะเห็นหน้าตาเหมือนกันหมด เหมาะกับการส่งไปให้คนอื่นอ่านหรือพิมพ์เป็นอย่างยิ่ง หมดห่วงว่าจะเห็นไม่เหมือนกัน พิมพ์ออกมาแล้วเพี้ยน อะไรแบบนี้ แต่พอเซฟเป็น PDF แล้ว มันแก้ยากล่ะงานนี้ ปกติก็ต้องใช้โปรแกรมจำพวก Adobe Acrobat DC ครับ แต่รู้ไหมว่าคนใช้ Microsoft Word ก็สามารถเปิดไฟล์ PDF เพื่อแก้ไขได้เช่นกันครับ

อย่างไรก็ดี มันมีข้อจำกัดเยอะอยู่ครับ เนื่องจากมันไม่ได้ใช้วิธีการแก้ไขไฟล์ PDF โดยตรง แต่เหมือนเป็นการใช้ฟังก์ชันสไตล์ Character recognition หรือ การจดจำตัวอักษร ในการแปลงไฟล์ PDF มาเป็น Word document ครับ

• การจัดหน้ากระดาษมันอาจจะออกมาไม่เป๊ะมาก โดยเฉพาะในกรณีที่มีพวกรูปหรือกราฟิกอยู่ในนั้นเยอะๆ
• ถ้าอยากให้เอกสารแปลงออกมาแล้วเหมือนต้นฉบับมากที่สุด ควรจะพยายามดูให้ออกด้วยว่าฟ้อนต์ของเอกสาร PDF มันคือฟ้อนต์อะไร แล้วติดตั้งฟ้อนต์นั้นลงไปบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราด้วย ไม่งั้น Microsoft Word มันจะเปลี่ยนไปใช้ฟ้อนต์ที่ใกล้เคียงแทน
• มีปัญหากับภาษาไทยในหลายกรณีมาก

ถ้าต้องการแก้ไขไฟล์เอกสาร PDF แบบด่วนๆ แล้วหาโปรแกรมแก้ไม่ทัน ลองใช้ Microsoft Word เปิดดูก่อน เผื่อฟลุคมันช่วยเราได้

หาฟังก์ชันที่อยากใช้ด้วย Search box (เฉพาะ Windows)

Microsoft Word มีฟีเจอร์เยอะมาก แต่บางทีผู้ใช้งานก็ไม่รู้ ถ้าใครใช้ Microsoft Word for Windows อยู่ แนะนำว่าลองพิมพ์เป็นภาษาอังกฤษว่าอยากจะทำอะไร เช่น อยากแทรกรูปลงไปในเอกสาร ก็พิมพ์ Insert picture ลงไปใน Search box เพื่อใช้ฟีเจอร์ Tell me ดู

ฟีเจอร์ Tell me มันจะแสดงผลการค้นหาเป็นตัวฟีเจอร์ที่เราต้องการจะใช้ครับ วิธีนี้ ไม่ว่าไอ้คำสั่งใช้งานฟีเจอร์มันจะซ่อนอยู่ตรงไหนก็ตาม เราก็สามารถพิมพ์ค้นหาได้ครับ

แทรกรูปที่ถ่ายด้วย iPhone ลงในเอกสาร Microsoft Word บนเครื่อง Mac ได้เลย (เฉพาะ macOS)

บอกตรงๆ ปกติผมอิจฉา Microsoft Word for Windows เพราะว่าฟีเจอร์เยอะกว่าบน macOS ครับ ยกเว้นแต่ฟีเจอร์นี้แหละ ที่ทำให้ Microsoft Word for macOS น่าอิจฉาไม่น้อย เพราะสำหรับหลายๆ คน โดยเฉพาะคนที่ทำงานนอกสถานที่ งานที่ต้องตรวจสอบหน้างาน แล้วต้องถ่ายภาพเอามาใส่ในรายงานที่พิมพ์ด้วย Microsoft Word การเอารูปจากสมาร์ทโฟนมาใส่นี่ ก็จะมีขั้นตอนวุ่นๆ อยู่หน่อย

แต่ถ้าเกิดคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ macOS และใช้สมาร์ทโฟนเป็น iPhone มันจะมีฟีเจอร์ชื่อ Take Photo ที่แค่เราคลิกขวาตรงเอกสารในส่วนที่เราอยากจะแทรกรูป จากนั้นเลือกคำว่า Take Photo

จากนั้น ถ้าทั้งเครื่อง Mac และ iPhone อยู่บน WiFi network เดียวกัน เปิด Bluetooth ไว้ทั้งคู่ และล็อกอินเข้า Apple ID เดียวกัน มันจะขึ้นหน้าต่างว่าให้เราถ่ายรูปด้วย iPhone เราก็แค่ถ่ายรูปด้วย iPhone ซะ แล้วแตะคำว่า Choose แค่นั้นแหละ รูปที่ถ่ายไว้จะถูกแทรกลงไปในเอกสารเลย

โพสต์อื่นๆ ที่อาจสนใจ