การบริหารงานโดยยึดวัตถุประสงค์ MBO คืออะไร

Management by Objectives (MBO)
ความหมายของ MBO
MBO หมายถึง การบริหารที่ยึดวัตถุประสงค์เป็นหลัก โดยใช้กระบวนการแบบมีส่วนร่วมของสมาชิกทุกคนในการกำหนดวัตถุประสงค์และปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

ความเป็นมา
       Peter F. Drucker (1954) เป็นคนแรกที่กล่าวถึงปรัชญาและกระบวนการ MBO 
ต่อมา Douglas Mcgregor (1960) ได้เสนอแนวคิดของ “การบริหารโดยผสมผสานและการควบคุมตนเอง” เป็นแนวคิดของ MBO ที่ปรับปรุงใหม่อยู่บนรากฐานของข้อสมมติฐานที่ว่าบุคคลจะกำกับตนเอง เพื่อบรรลุเป้าหมายองค์การ โดยสอดคล้องกับทฤษฎี y
หลักปรัชญาของการบริหารโดยเน้นวัตถุประสงค์ (MBO)
1. ยึดวัตถุประสงค์เป็นเป้าหมายหลัก
2. กระบวนการมีส่วนร่วม การทำงานเป็นทีม
3. เน้นการควบคุมตนเอง การมีวินัย

กระบวนการของ MBO
1. การกำหนดเป้าหมาย
2. กำหนดกลยุทธ์ขององค์กร
3. กำหนดเป้าหมายขององค์กร
4. กำหนดเป้าหมายอของหน่วยงาน
5. กำหนดเป้าหมายของบุคคล
6. การวางแผนปฏิบัติงาน
7. การกำหนดตัวชี้วัด
8. การกำหนดแผนปฏิบัติงาน
9. การควบคุมตนเอง
10. การประเมินผลความคืบหน้าเป็นระยะ

ประโยชน์ของ MBO
1. บุคคลเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาได้สมบูรณ์ และชัดเจนมากขึ้น
2. บุคคลรู้ว่าทำไมพวกเขาต้องกระทำสิ่งนี้ ทำให้งานของเขามีความหายมากขึ้นและความคับอกคับใจน้อยลง
3. คนมีความเหนื่อยน้อยลง
4. การประสานงานระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาดีขึ้น
5. ความขัดแย้งระหว่างหน่วยงานขององค์การลดลงและการประสานงานดีขึ้น
6. คุณภาพและความรวดเร็วของการแก้ปัญหาดีขึ้น การตัดสินใจมีเหตุผลมากขึ้น
7. เป้าหมายทำให้บุคคลกระทำเรื่องที่มีความสำรัญมากที่สุดแทนการสูญเสียเวลากับสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ
8. ประสิทธิภาพของคน การทำงานสูงขึ้น
9. แรงจูงใจและกำลังใจสูงขึ้น
10. บุคคลจะพัฒนาการริเริ่ม ความเป็นผู้นำและความต้องการความสำเร็จ

การบริหารโดยวัตถุประสงค์ 

(Management By Objectives)

ความหมายของการบริหารโดยวัตถุประสงค์

การบริหารโดยวัตถุประสงค์ (Management by Objectives) หรือ MBO หมายถึง วิธีการบริหารโดยการกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชา (Joint objective setting between superior and subordinates) MBO ถูกนำมาใช้สำหรับการบริการกันอย่างแพร่หลาย ผู้พัฒนาแนวคิดการบริหารโดยวัตถุประสงค์ คือ Professor Peter Drucker ซึ่งกระบวนการบริหารโดยวัตถุประสงค์เป็นเครื่องมือทางการบริหารในองค์การของรัฐ เอกชนรวมทั้งองค์การไม่หวังผลกำไร(nonprofitorganization)  แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารโดยวัตถุประสงค์ (The concept of MBO) จากความหมายของการบริหารโดยวัตถุประสงค์ จะเห็นได้ว่าการบริหารวัตถุประสงค์เป็นความต้องการความร่วมมือระหว่างผู้บังคับบัญชาในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ (1)การกำหนดวัตถุประสงค์ (2) แผนงาน  (3) มาตรฐานที่ใช้วัดผลงาน  (4) การประเมินผล ซึ่งสิ่งต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้น จะเชื่อมโยงให้เกิดการบริหารงานโดยวัตถุประสงค์ภายในเวลาที่กำหนด รวมทั้งการกำหนดหลักเกณฑ์ และวิธีการประเมินผลลัพธ์ เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด สิ่งที่สำคัญของการบริหารโดย วัตถุประสงค์คือ ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชารู้เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการทำงานและขณะเดียวกันผู้บังคับบัญชาจะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถปฏิบัติงานให้บรรลุผลสำเร็จได้อย่างไรกระบวนการของการบริหารโดยวัตถุประสงค์ เป็นกระบวนการที่ต้องมีการติดต่อสื่อสารกันโดยตรงระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา

การบริหารที่ยึดวัตถุประสงค์เป็นตัวกำหนด (MBO)

เมื่อกล่าวคำว่า วัตถุประสงค์ (Objective) เป็นคำที่รู้จักกันอย่างกว้างขวางและมีมานานแล้ว การกระทำใด ๆ ก็ตามจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ขึ้น และหาวิถีทางที่จะนำไปสู่วัตถุประสงค์นั้น ที่เรียกว่า วิถีทางสู่จุดมุ่งหมายปลายทาง (means-end approach) กล่าวได้อย่างง่าย ๆ ว่าไม่มีบุคคลใดประสบความสำเร็จต่องานอย่างดีเยี่ยมโดยปราศจากการกำหนดวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์จึงเปรียบเสมือนเข็มทิศที่ชี้บอกแนวทางแก่ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานจะดำเนินไป นอกจากนั้นวัตถุประสงค์ยังเป็นกุญแจสำคัญของผู้บริหารที่จะดำเนินการวางแผนที่มีประสิทธิผลวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะเป็นตัวกระตุ้นและส่งเสริมการวางแผนด้านการบริหาร การตัดสินใจ ถ้าองค์การมีการกำหนดวัตถุประสงค์อย่างแจ่มชัดมักจะไม่ประสบปัญหาในการพัฒนาโปรแกรมระยะยาวและนโยบายระยะสั้นแต่อย่างใด กล่าวโดยภาพรวมจะพบว่า

ความสำคัญของวัตถุประสงค์นั้นก่อให้เกิดผลดีแก่องค์การดังนี้
           1. มีเอกภาพด้านการวางแผน
          2. เป็นวิธีการที่นำไปสู่การกระจายอำนาจ
          3. กระตุ้นให้เกิดการจูงใจในการทำงาน
         4. เป็นเครื่องมือในการควบคุม

             วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ นับว่าเป็นวิธีการบริหารที่มีประสิทธิภาพสูงที่สามารถนำมาใช้ในภาคปฏิบัติ อาจกล่าวได้ว่า วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จนั้น ควรจะเป็นแนวการคิดเพื่อบริหารงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยมีวิธีการบริหารตามเป้าหมาย หรือ MBO เป็นเครื่องมือสำหรับปฏิบัติ
              กลไกที่เป็นข้อดีของวิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ คือ การคิดวางแผนโดยคำนึงถึงเป้าหมายผลสำเร็จก่อนที่จะมีการลงมือปฏิบัติ ซึ่งจะช่วยให้การบริหารทรัพยากรต่างๆเป็นไปโดยมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ อุปสรรคหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติก็จะได้รับการวิเคราะห์ และจะได้มีการพยายามแก้ไขให้ลุล่วงไปก่อนที่การทำงานจะเริ่มต้น ทั้งนี้ ก็โดยจุดมุ่งหมายที่ต้องการให้เกิดผลสำเร็จที่ดีนั้นเอง
                วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ จึงเท่ากับช่วยให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า คือ จะมีทั้งประสิทธิภาพในการแบ่งสันทรัพยากรในขั้นวางแผน และการมีประสิทธิภาพในขั้นปฏิบัติ ที่ผู้ปฏิบัติจะมีความผูกพันต่อความสำเร็จที่เขาได้มีส่วนร่วมและรับมาตั้งแต่ขั้นวางแผน ซึ่งจะทำให้มีความผูกพันธ์โดยตรงกับผลสำเร็จ และเต็มใจควบคุมตนเองที่จะมุ่งทำงานให้สำเร็จได้เป็นผลงานที่ดี

ภาพประกอบ ขอบเขตการวางแผน MBO

กลยุทธ์การบริหารโดยวัตถุประสงค์ (The MBO strategy)

1.  การกำหนดวัตถุประสงค์ ต้องมาจากผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาร่วมกันคิดและกำหนดขึ้นมา

2.  กำหนดมาตรฐานที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงาน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบ

3.  กำหนดรางวัลตอบแทนให้กับผู้ปฏิบัติงานที่สามารถงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

กระบวนการบริการโดยวัตถุประสงค์ (The MBO Process)

กระบวนการบริหารโดยวัตถุประสงค์ประกอบด้วยขั้นตอน 5 ประการดังนี้

                                1.  การทบทวนวัตถุประสงค์ขององค์กร (Review organizational objectives) เป็นการทบทวนวัตถุประสงค์ขององค์การทั้งหมาด เพื่อให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ขององค์การ

                                2.  กำหนดวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงาน (Set worker objectives) เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายในการปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นการตกลงร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ทั้งนี้ต้องมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักขององค์การ

                                3.  ติดตามความก้าวหน้า (Monitor Progress) ในระหว่างการทำงานผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ต้องมีการประชุมพบปะเพื่อตรวจสอบ ความก้าวหน้าของการปฏิบัติงานว่าเป็นอย่างไร และผลลัพธ์จะบรรลุวัตถุประสงค์ ตามที่กำหนดไว้หรือไม่ หารมีปัญหาเกิดขึ้น จะได้พิจารณาดำเนินการแก้ไขในระหว่างกระบวนการได้

                                4.  ประเมินผลการปฏิบัติงาน (Evaluate performance) เมื่อสิ้นสุดการปฏิบัติงานจะต้องมีการประเมินผลว่าผลลัพธ์เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายหรือไม่ ซึ่งขณะนี้ทั้งผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาทำการประเมินผลร่วมกัน ทั้งนี้ เพื่อให้ทราบว่าหากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ จะได้ร่วมกันพิจารณา และหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาร่วมกันต่อไป การประเมินผลต้องกำหนดระยะเวลาซึ่งอาจจะเป็น 3 เดือน หรือ 1 ปี และต้องมีการบันทึกผลการปฏิบัติงานด้วย

                                5.  การกำหนดรางวัลตอบแทน เป็นการกำหนดรางวัลตอบแทนให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่ปฏิบัติงานบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ซึ่งอาจจะทำให้รูปของ การประกาศเกียรติคุณของบุคคล/ทีมที่ทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ การให้รางวัลตอบแทนทางเศรษฐกิจ การร่วมรับประทานอาหารกับผู้บริหารระดับสูง เป็นต้น

ภาพประกอบ กระบวนการ MBO

ขั้นตอนความสำเร็จในการบริหารโดยวัตถุประสงค์

1.  กำหนดวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงาน พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาที่จะได้ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด

2.  การทบทวน การประชุมอภิปราย เพื่อหาข้อสรุปตกลงร่วมกันเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ทั้งนี้เพื่อความเข้าใจตรงกันและเป็นที่ยอมรับก่อนลงมือปฏิบัติ

3.  ควรนัดประชุมกันเป็นประจำระหว่างผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อติดตามความก้างหน้า หรือการทบทวนวัตถุประสงค์ หากพบว่ามีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน

4.  ควรกำหนดระยะเวลาสำหรับการรายงานผลการปฏิบัติงาน เช่น ภายหลังจากการปฏิบัติงาน 6 เดือน ต้องจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงาน (Performance report) ซึ่งในเนื้อหารายงานบอกถึงความสำเร็จ ข้อเสนอแนะอื่นๆ รวมทั้งข้อแตกต่างระหว่างผลลัพธ์ที่คาดหวัง และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง

5.  การประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่ดูแลกลุ่มปฏิบัติงานพร้อมทั้งให้คำแนะนำเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น

6.  วัตถุประสงค์ได้ถูกกำหนดขึ้นใหม่ สำหรับระยะเวลาข้างหน้าและเริ่มกระบวนการของวงจร MBO ใหม่อีกครั้ง

องค์ประกอบที่สำคัญบางประการของ MBO

 1. การกำหนดวัตถุประสงค์ กับการวางแผนเพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุประสงค์นั้น จะต้องดำเนินการควบคู่กัน นอกจากนั้นวัตถุประสงค์ของแต่ละฝ่ายในองค์กรนั้น จะต้องประสานสอดคล้องกันด้วย
                2. ผู้บริหารในระดับต่าง ๆ ควรจะต้องมีทัศนคติและความรู้ความสามารถ ในด้านการบริหารอย่างกว้างขวาง
                3. การจัดงานให้สมาชิกของกลุ่มได้เข้ามามีส่วนร่วม โดยเน้นถึง Teamwork
                4. การจัดให้มีระบบข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน หรือความรู้ต่าง ๆ เกี่ยวกับผลงาน

ข้อสรุป

การบริหารโดยวัตถุประสงค์ หมายถึง วิธีการบริหารโยการกำหนดวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย

ร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาในเรื่องเกี่ยวกับการกำหนดวัตถุประสงค์ แผนงานมาตรฐานที่ใช้วัดผลงานและการประเมินผลการบริหารโดยวัตถุประสงค์ มีขั้นตอนในการปฏิบัติได้แก่ การทบทวนวัตถุประสงค์ขององค์การเพื่อให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์หลักขององค์การ การกำหนดวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงาน ทั้งนี้ ต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หลักการติดตามความก้างหน้า การประเมินผล การปฏิบัติงาน และการกำหนดรางวัลตอบแทนสำหรับผู้ที่ปฏิบัติงานบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด การบริหารโดยวัตถุประสงค์เป็นวิธีการบริหารที่สำคัญประการหนึ่ง ซึ่งในปัจจุบันนิยมใช้กันเป็นอย่างมาก