IT Project Manager ทําอะไร

Project manager ถือเป็นอีกหนึ่งบทบาทที่สำคัญในบริษัท และมีความสำคัญมากในการจัดการโปรเจกต์ที่มีความซับซ้อน หรือมีผู้เกี่ยวข้องหลายกลุ่มคน หน้าที่ของ project manager นั้นจะแตกต่างกันตามกลุ่มธุรกิจ แต่ใจความสำคัญของการเป็น project manager นั้นเหมือนกัน คือการสร้างสมดุลระหว่างเวลา งบประมาณ และขอบเขตการทำงาน เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายได้ นอกจากนี้ project manager จะต้องดูภาพรวมทั้งหมดและทำให้โปรเจกต์สำเร็จให้ได้

บทบาทของการเป็น project manager

หากสรุปหน้าที่ของ project manager ไว้ในประโยคเดียว เราคงสามารถสรุปได้ว่า หน้าที่ของ project manager คือการทำให้โปรเจกต์สำเร็จตามเป้าหมาย ซึ่งหมายถึงการทำงานร่วมกับหลายกลุ่มคน ตั้งแต่ระดับ C-level ไปจนถึงพนักงานรายวัน

Project manager จะต้องระบุได้ว่าโปรเจกต์ที่กำลังดำเนินอยู่นั้นจะต้องบรรลุผลอะไรบางอย่าง และมีหน้าที่ทำให้มันเกิดขึ้น เริ่มจากการประเมินเวลา ทรัพยากรที่ต้องใช้ (ไม่ว่าจะเป็นทั้งจำนวนคน และอุปกรณ์) และขั้นตอนที่จะต้องทำ จากนั้น project manager จะสร้างทีมขึ้นมาและต้องคอยสื่อสารให้กับคนในทีมเข้าใจว่า ในแต่ละขั้นตอนการทำงาน อะไรคือผลลัพธ์ที่ควรจะได้ออกมาบ้าง จะเห็นว่า proactive communication เป็นทักษะหนึ่งที่สำคัญสำหรับ project manager เลยทีเดียว

Photo : Christina from Unsplash

หน้าที่ในการหา Project definition จากจุดเริ่มต้น 

การระบุเป้าหมาย วิธีการ(และเหตุผล) ให้กับแต่ละโปรเจกต์มีผลอย่างมากต่อการประสบความสำเร็จของโปรเจกต์นั้น ๆ ก่อนที่จะเริ่มโปรเจกต์ project manager จะมีหน้าที่ในการสื่อสารกับ stakeholders เพื่อสร้างข้อตกลงกันก่อน ไปจนถึง ทรัพยากรที่จะใช้ ความเสี่ยง ข้อได้เปรียบต่าง ๆ และแบบแผนการทำงานเองก็จะต้องมีการระบุไว้ล่วงหน้า

แผนการ งบประมาณ และช่วงเวลาในการดำเนินงานของโปรเจกต์ขึ้นอยู่ทรัพยากรที่มีอยู่และลำดับความสำคัญที่บริษัทหรือลูกค้ากำหนดมาให้ project manager จะทำหน้าที่สร้างสมดุลระหว่างสิ่งเหล่านี้ และคอยดูแลโปรเจกต์ในแต่ละขั้นตอน ตรวจสอบความเรียบร้อย รายงานผลให้กับผู้บริหาร ไปจนถึงการอัพเดทแผนการหากมีการเปลี่ยนเป้าหมาย หรือเกิดความเสี่ยงขึ้นมา

Photo : Unsplash

หน้าที่ในการสร้าง motivation ให้กับทีม 

Project manager ที่ดีจะต้องสร้างแรงกระตุ้นในการทำงานให้กับทีม ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถมีกำลังในการทำให้โปรเจกต์สำเร็จได้ การมี project manager นั้นจะช่วยให้ลดความตึงเครียดจากการทำงานร่วมกันภายในทีม ทำให้ทีมงานได้ทำงานอย่างมีเป้าหมายที่ชัดเจน และมีคนคอยจัดการปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำโปรเจกต์ได้

มีบริษัทจำนวนไม่มากที่สามารถบรรลุเป้าหมายในเรื่องของ profit, efficiency, productivity และ shareholder expectations โดยปราศจาก project manager การมี project manager ที่เชี่ยวชาญจะช่วยส่งเสริมให้ทีมงานกระตือรือร้น รู้สึกถึงความเป็นเจ้าของในงานที่ทำ ซึ่งมันจะส่งผลให้ทีมเกิด productivity และ บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้นได้

8 ทักษะ Project Management ที่เป็นที่ต้องการของตลาด

        ผู้จัดการโครงการ หรือ Project Manager (PM) ถือเป็นตำแหน่งที่สำคัญที่สุดที่จะผลักดันให้โปรเจคประสบความสำเร็จ เปรียบเสมือน (Conductor) ในวงดนตรีออร์เคสตร้า เป็นผู้ที่ควบคุมวงดนตรีและกำกับให้เครื่องดนตรีแต่ละชิ้นบรรเลงเพลงให้สอดคล้องผสานรวมเป็นทวงทำนองเดียวกัน หน้าที่ของ Project Manager เองก็เช่นกัน ทักษะด้านเทคนิคอย่างเดียว ไม่พอแน่ๆ แล้วทักาะอะไรบ้างที่ PM ที่ดีควรจะมี ไปดูกันเลย!

1. ทักษะด้านเทคนิค
   ทักษะทางด้านเทคนิคถือเป็น ทักษะอันดับ 1 ที่เป็นที่ต้องการสูงมาก แต่ในขณะเดียวกับกลับเป็นทักษะที่หาคนได้ยากที่สุด แต่กลับเป็นทักษะที่สามารถสอนและถ่ายทอดกันได้ง่ายกว่าทักษะอื่นๆ แสดงว่า ถ้าคุณมีทักษะข้ออื่นๆ ที่กำลังจะกล่าวถึงต่อไป แต่อ่อนทักษะด้านเทคนิคจริงๆ คุณก็สามารถจะเรียนรู้และพัฒนาตัวเองให้เก่ด้านนี้ได้ไม่ยาก
2. ความเป็นผู้นำ
   เป็นทักษะพื้นฐานที่มีความสำคัญ แต่ถ้าขาดทักษะการเป็นผู้นำไปก็ยากในการที่บริหารจัดการโปรเจคงานได้ ความเป็นผู้นำถือเป็นทักษะอันดับ 2 ที่นายจ้างต้องการและคาดหวังจาก PM  ความเป็นผู้นำในตัวคุณจะถูกพัฒนาและฉายแววออกมาเมื่อคุณได้มีโอกาสทำงานร่วมทีมกับคนอื่นๆ เช่น การแสดงความคิดเห็นด้วยเหตุและสามารถโน้มน้าวให้คนในทีเชื่อและปฏิบัติตามได้ เป็นต้น
    
3. มี Mindset เชิงกลยุทธ์ด้านธุรกิจ
   ถ้าคุณมีทักษะ 2 ข้อที่กล่าวมาขางต้นครบ บวกกับการที่คุณมี Mindset เชิงธุรกิจ เช่น การหาเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่จะช่วยแก้ปัญหาในการทำงานหรือประหยัดงบประมาณให้กับองค์รได้ เป็นต้น ถ้าคุณมีครบทั้ง 3 ข้อ คุณจะเป็นหนึ่งใน Project Manager ไม่กี่เปอเซ็นต์ที่นายจ้างต้องการเป็นอย่างมาก ถือเป็น “Top 3 ของทักษะที่ Project Manager ยุคใหม่ควรมี” (อ้างอิงจาก Project Manager Institute หรือ PMI)
    
4. รับมือความเปลี่ยนแปลง
   การเปลี่ยนแปลงในโลกของธุรกิจและเทคโนโลยีเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นก็ย่อมกระทบกับโปรเจคบ้างไม่มากก็น้อย การปรับตัวและสามารถรับมือกับความเปลี่ยนแปลงได้ดี จะเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถก้าวไปเร็วกว่าคู่แข่ง จึงเป็นอีกหนึ่งทักษะองค์กรต้องการ
    
5. การสื่อสาร
   สำหรับคนไอทีแล้ว ทักษะนี้ถือเป็นทักษะที่มักจะเป็นจุดอ่อน แต่เพื่อให้โปรเจคดำเนินไปอย่างราบรื่น ทักษะนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ PM ทุกคนควรต้องทำได้ดีเพื่อการสื่อสารที่ชัดเจน ไม่คลุมเครือ ทุกคนที่มีส่วนได้ส่วนเสียมีความเข้าใจที่ตรงกัน การสื่อสารที่ชัดเจนจะช่วยสร้างบรรยากาศที่ดี ความไว้วางใจ และการรวมกันเป็นหนึ่งเดียวของทีม เพื่อปูทางสู่ความสำเร็จของโปรเจค หาก PM ขาดทักษะด้านการสื่อสารทั้งที่เป็นวาจาหรือลายลักษณ์อักษรแล้ว โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงและเสียหายต่อโปรเจคจะมีสูงขึ้นด้วย
    
6. การสร้างทีมและลดความขัดแย้ง
   ความสามารถของ PM ที่จะช่วยผลักดันให้ทุกคนในทีมมีส่วนร่วมและเดินไปในทางเดียวกัน เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน ถือเป็นทักษะที่สำคัญมากๆ ซึ่งไม่ได้เป็นงานที่ง่ายเลย PM เองต้องมีความสามารถในการบริหาร “คน” เป็นอย่างมาก เพื่อแก้ปัญหาข้อขัดแย้ง รวมทั้งใช้ความอดทนในการนำลูกทีมกลับเข้าสู่การทำงานเป็น Teamwork ที่มีประสิทธิภาพให้ได้
    
7. การปรับตัวและความแน่วแน่
   ใครก็ตามที่เคยเป็น PM ย่อมรู้ว่า มักมีปัญหาที่ทำให้เกิดความเครียด ความคลุมเครือ และเกิดความขัดแย้งอยู่เสมอ ซึ่งองค์กรเองก็ต้องการ PM ที่ไว้วางใจได้ และมีทักษะการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงรูปแบบต่างๆ รวมทั้งมีความแน่วแน่ แม้กำลังเกิดวิกฤต ซึ่งเป็นช่วงที่จำเป็นต้องทำให้คนอื่นๆ ในทีมผ่อนคลาย สงบจิตใจลง เพราะคนส่วนใหญ่มักจะต่อสู้ดิ้นรนเมื่อเกิดภาวะวิกฤตหรือสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนกับตนเอง
    
8. จัดการทุกอย่างให้ง่าย
   การสร้างสภาพแวดล้อมภายในทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโปรเจคให้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นเรื่องที่ไม่ง่ายเลย การหา PM ที่มีทักษะจัดการทุกอย่างให้ง่ายและสะดวกขึ้นถือเป็นสิ่งที่ท้าทายอย่างมาก PM ที่ดีควรโฟกัสที่ผลลัพธ์ของโปรเจค ไม่หมกมุ่นอยู่กับการเมืองที่ขัดแย้งกันและปัญหาด้านต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างทำงานโปรเจค ซึ่งจะทำให้ดำเนินโปรเจคงานไปอย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และเสร็จสิ้นงานได้ตามกำหนด

        ถ้าตอนนี้คุณกำลังรับหน้าที่ Project Manager อยู่ บทความนี้อาจทำให้คุณกลับมาลองทบทวนดูว่า ยังขาดทักษะตรงไหนไป เพื่อพัฒนาและเติมให้เต็ม ส่วนคนไอทีที่ไม่ได้เป็น PM ก็สามารถพัฒนาทักษะต่างๆ เหล่านี้ได้เช่นกัน เพื่อเป็น Value Added ให้กับตัวคุณเอง

อัพเดทบทความจากคนวงในสายไอทีทาง LINE ก่อนใคร
อย่าลืมแอดไลน์ @techstarth เป็นเพื่อนนะคะ
 

บทความที่เกี่ยวข้อง

• 10 วิธี เพื่อเป็น Developer “ตัว TOP”

• 6 เรื่องพื้นฐานที่ Software Code ที่ดี ต้องมี!

• 5 เหตุผล ที่คุณควรทำงานกับบริษัท STARTUP