ประโยชน์ของการสะสางคืออะไร

จะว่าไปแล้ว 5 ส. หรือ 5S เป็นหลักการคุ้นเคยที่ทุกองค์กรนำมาประยุกต์ใช้เป็นเรื่องปกติ สังเกตง่าย ๆ ว่าองค์กรไหนมีวัน Big Cleaning Day ก็เท่ากับเริ่มต้นใช้งานเครื่องมือนี้กันบ้างแล้ว

ทว่าสิ่งหนึ่งที่ทุกคนเข้าใจผิดก็คือ 5 ส. ไม่ได้มีประโยชน์แค่การทำความสะอาดเพียงอย่างเดียว แต่เป็นกระบวนการสร้างพื้นฐานที่ความเป็นระเบียบเรียบร้อยในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประสบความสำเร็จตามเป้าหมายต่อไป

ฉะนั้นก่อนฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources : HR) จะจัดอบรบกิจกรรม 5 ส. กับพนักงาน เราจำเป็นต้องเข้าใจถึงหลักการและประโยชน์ที่แท้จริงเสียก่อน

Contents

• 5 ส. คืออะไร
• จุดเริ่มต้น 5 ส. ที่หลากหลาย
• ทำไมต้องทำ 5 ส.
• การทำ 5 ส. / 5S มีอะไรบ้าง
  • ส – สะสาง (Seiri หรือ Sort)
  • ส – สะดวก (Seiton หรือ Set in Order) 
  • ส – สะอาด (Seiso หรือ Shine) 
  • ส – สุขลักษณะ (Seiketsu หรือ Standardize)
  • ส – สร้างนิสัย (Shitsuke หรือ Sustain)
• ตัวอย่างการใช้ 5 ส. / 5S ในที่ทำงาน 
• 5 ส. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
• บทสรุป

5 ส. คืออะไร

5 ส. หรือ 5S คือเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อย ประกอบไปด้วย สะสาง-สะดวก-สะอาด-สุขลักษณะ-สร้างนิสัย มีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อลดต้นทุน (Cost) และการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Efficiency) 

โดยมากนิยมใช้ในวงการอุตสาหกรรม ก่อนขยับขยายมาใช้ในทุกประเภทธุรกิจ เพราะเป็นแนวทางที่เป็นระบบ เหมาะสำหรับการนำมาเพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงาน 

มีคนเคยเปรียบเทียบว่า 5 ส.​ เปรียบเสมือนรากต้นไม้ที่เป็นพื้นฐานสำคัญของแนวคิดการพัฒนาองค์กรตามหลักการอื่น เช่น LEAN, ISO, TPM, QCC, Six Sigma, PDCA หรือ Kaizen ฯลฯ 5 ส. จึงเป็นพื้นฐานของหลักการพัฒนาองค์กรทุกระบบก็ว่าได้ 

ฉะนั้นถ้าเรามีรากฐานที่แข็งแรง องค์กรก็จะเติบโตอย่างมั่นคงต่อไป 

จุดเริ่มต้น 5 ส. ที่หลากหลาย

ถึงแม้จุดเริ่มต้นของ 5 ส. จะไม่มีหลักฐานชัดเจน แต่ก็มีเรื่องเล่ามากมายที่กล่าวถึงต้นกำเนิดของหลักการนี้ 

ไล่ตั้งแต่ย้อนกลับไปไกลถึงศตวรรษที่ 16 โดยช่างต่อเรือชาวเวนิส เขาพยายามปรับปรุงกระบวนการต่อเรือให้เร็วขึ้น จากเดิมที่ใช้เวลาเป็นวันหรือสัปดาห์ ก็ปรับปรุงให้เสร็จภายในไม่กี่ชั่วโมง

บางตำราก็บอกว่าเกิดขึ้นในประเทศสหรัฐอเมริกาจาก “กิจกรรมทำความสะอาดบ้าน” ในสถานที่ทำงาน เพราะมองว่าออฟฟิศก็เปรียบเสมือนบ้านหลังหนึ่ง

แต่สิ่งที่ทำให้ 5 ส. เป็นที่รู้จักในวงกว้างก็คือ ช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 จากประเทศญี่ปุ่น นำทีมโดยบริษัทรถยนต์โตโยต้าที่ประยุกต์แนวคิดของตะวันตกมาสร้างระเบียบหลักการจนกลายเป็นรูปแบบ 5 ส. ตามปัจจุบัน

ขณะที่ประเทศไทย เริ่มต้นใช้ 3 ส. ก่อนในปี 2522 โดยบริษัท เอ็นเอชเค สปริง (ประเทศไทย) จำกัด แล้วค่อยประกาศใช้ 5 ส. ครบถ้วนในปี 2524 ก่อนที่บริษัทจะนิยมปฏิบัติตามกันมาจนถึงปัจจุบัน

ทำไมต้องทำ 5 ส.

เพื่อน ๆ เคยหาเอกสารไม่เจอไหม? รู้สึกว่าตัวเองทำงานซ้ำซ้อน? ออฟฟิศวุ่นวายไม่สามัคคี? หรือสภาพแวดล้อมเต็มไปด้วยขยะ? ฯลฯ

ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าเราดำเนินการตามหลัก 5 ส. อย่างเคร่งครัด เพราะ 5 ส. เป็นเครื่องมือที่สร้างความระเบียบเรียบร้อยในองค์กร ใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก ใคร ๆ ก็สามารถปฏิบัติตามได้

ปัจจัยสำคัญก็คือ การเริ่มต้นต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่ายในองค์กร ทั้งพนักงานทั่วไป แม่บ้าน ไปจนถึงผู้บริหารสูงสุด แต่ที่สำคัญมากกว่านั้น ทุกคนจะต้องปฏิบัติจนกลายเป็นเรื่องปกติ เป็นกิจวัตรประจำวัน หรือเป็นวัฒนธรรมองค์กรนั่นเอง

หากทุกคนพร้อมใจปฏิบัติตาม ไม่รู้สึกว่าเป็นภาระหรือการบังคับ 5 ส.​ ก็จะเกิดประโยชน์สูงสุด และก่อให้เกิดความสามัคคีในองค์กรอีกทางหนึ่งด้วย

ประโยชน์ และความสำคัญของการใช้ 5 ส.

• เพิ่มพื้นที่การทำงาน ลดพื้นที่จัดเก็บ
• เพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงานจากสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตร
• เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน
• ลดอุบัติเหตุและความเสี่ยงในการทำงาน
• ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้ออุปกรณ์เกินความจำเป็น
• ลดการสูญหายของอุปกรณ์และเอกสารต่าง ๆ
• สร้างความสามัคคีแก่พนักงานในการทำงานเป็นทีม
• สร้างความรู้สึกร่วมในการเป็นเจ้าขององค์กรกับพนักงาน
• สร้างความประทับใจให้แก่คนอื่นที่เข้ามาในพื้นที่

การทำ 5 ส. / 5S มีอะไรบ้าง

องค์ประกอบ 5 ส. มีรายละเอียดที่แตกต่างกันไป จึงมีความจำเป็นต้องเข้าใจแต่ละตัวอย่างลึกซึ้งเพื่อนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดังนี้

ส – สะสาง (Seiri หรือ Sort)

เริ่มต้นแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบให้ชัดเจนระหว่าง “สิ่งจำเป็น” และ “สิ่งไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่ นับเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาและความตั้งใจเป็นอย่างมาก เพราะเราต้องกล้าตัดสินใจอย่างเด็ดขาดว่าอะไรคือสิ่งที่มีประโยชน์ หรือสปาร์คจอยจริง ๆ ฉะนั้นความรู้สึกเสียดายจึงเป็นอุปสรรคใหญ่ของขั้นตอนนี้

ส – สะดวก (Seiton หรือ Set in Order) 

คือการนำสิ่งที่สะสางมาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย พูดง่าย ๆ ก็คือการนำมาวางในพื้นที่ที่หยิบใช้งานง่าย อาจทำป้ายระบุว่าคืออะไร อยู่หมวดหมู่ไหน หรือเก็บไว้ตรงไหน

ส. 2 จึงเป็นขั้นตอนที่ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเล็ก ๆ น้อยๆ อีกต่อไป

ส – สะอาด (Seiso หรือ Shine) 

คือการทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูตามที่เราเข้าใจนั่นแหละ เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน สิ่งนี้มีผลอย่างมากต่อจิตใจพนักงานในรู้สึกดี 

ยิ่งไปกว่านั้นหากเป็นการทำความสะอาดเครื่องจักรโรงงาน ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานให้นานกว่าเดิม

ส – สุขลักษณะ (Seiketsu หรือ Standardize)

สุขลักษณะเป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการปฏิบัติ 3 ส. แรก เราจึงควรปรึกษาหารือว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานต้องการ เพื่อที่ว่าทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐานนั้น ๆ 

และเมื่อองค์กรมีสุขลักษณะที่ดีเกิดขึ้น ประสิทธิภาพของพนักงานก็จะดีตามไปด้วย

ส – สร้างนิสัย (Shitsuke หรือ Sustain)

ส.​ ตัวสุดท้ายมุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย หรือสร้างให้เกิดนิสัยขึ้นมาจริง ๆ นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากและยากที่สุด เพราะคำว่า “นิสัย” ไม่ได้ขึ้นเกิดแค่การทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการหมั่นปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติ

สรุปการทำ 5 ส. จึงเป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะต้องช่วยกัน เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน พัฒนาคุณภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานโดยรวมให้ดียิ่งขึ้น 

Do You Know?

รู้ไหมว่าปัจจุบันมีการเพิ่มเป็น 6 ส. หรือ 6S คือ ส – เสริมสร้างความปลอดภัย (Safety) มุ่งเน้นไปที่การระบุถึงความเสี่ยงอันตรายที่จะเกิดขึ้น เพื่อควบคุมให้พนักงานทำงานได้อย่างปลอดภัย 

ตัวอย่างการใช้ 5 ส. / 5S ในที่ทำงาน 

5 ส. เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่สามารถประยุกต์ใช้ได้กับสถานที่ทำงานทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นออฟฟิศ โรงงาน หน่วยงานราชการ โรงพยาบาล หรือแม้กระทั่งห้องนอนของเราเอง 

และนี่เป็นภาพตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ในการจัดระเบียบห้องทำงานของช่าง

จากภาพจะเห็นว่า ห้องทำงานเดิมเต็มไปด้วยขยะและอุปกรณ์ต่าง ๆ ปะปนกันไปหมด ซึ่ง 5 ส. เข้ามาจัดระเบียบดังนี้

• ส – สะสาง : แยกอุปกรณ์และชั้นวางที่ไม่จำเป็นออกไป เหลือไว้แต่สิ่งที่ใช้งานจริง ๆ เท่านั้น
• ส – สะดวก : จัดหมวดหมู่อุปกรณ์โดยแยกประเภทตามชั้นวาง สีกล่อง ฉลาก และตีเส้นพื้นที่สำหรับทำงาน
• ส – สะอาด : ทำความสะอาดพื้น โต๊ะ ชั้นวาง อุปกรณ์ และทิ้งสิ่งของที่ไม่จำเป็น
• ส – สุขลักษณะ : สภาพแวดล้อมหลังทำความสะอาดดูปลอดโปร่ง เป็นมาตรฐานสุขลักษณะที่ดี
• ส – สร้างนิสัย : หมั่นรักษาความสะอาดในสภาพแวดล้อมนี้เป็นประจำ

เมื่อสถานที่ทำงานเป็นระเบียบเรียบร้อยแบบนี้ ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาอุปกรณ์ที่ต้องการ เวลาเกิดปัญหาก็สามารถจัดการได้ทันที และเมื่อเกิดการปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำ ก็จะส่งเสริมการสร้างนิสัยการมีวินัยต่อไป 

5 ส. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

อย่างที่ย้ำในบทความนี้บ่อย ๆ ว่า 5 ส. ไม่ใช่แค่เรื่องของการทำความสะอาด แต่เป้าหมายที่แท้จริงของมันคือการเพิ่มศักยภาพของพื้นที่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในที่นี้เราจะกล่าวถึงปัจจัยที่จะช่วยให้การประยุกต์ใช้ 5 ส. เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่

• ความรับผิดชอบ – ทุกคนต้องเชื่อมั่นและทำตามหลักการนี้อย่างใจจริง ไม่ใช่ทำครั้งเดียวหรือทำไปเพราะคนอื่นสั่งให้ทำ ยิ่งถ้าหากร่วมมือร่วมใจกันทุกคนแล้วล่ะก็ การสร้างวินัยก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
• การแข่งขัน – เป็นการเพิ่มความท้าทายและความตื่นเต้นแก่พนักงาน หลาย ๆ องค์กรจึงมักมีการประกวดกิจกรรม 5 ส. เป็นประจำทุกปี
• การปรับปรุง – ความยั่งยืนจะเกิดขึ้นถ้าเราปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เราแนะนำว่าอาจใช้หลักการวงจร PDCA (Plan – Do – Check – Action) มาร่วมด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้องค์เติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป

บทสรุป

“A place for everything , and everything in its place”

“มีพื้นที่สำหรับทุกสิ่ง และมีทุกสิ่งภายในพื้นที่”

คือสรุปหลักการของ 5 ส. / 5 S ที่ชัดเจนมากในฐานะเครื่องมือที่ใช้พื้นที่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ยิ่งในปัจจุบันที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรงมากขึ้น สิ่งที่จะทำให้องค์กรอยู่รอดได้ก็คือการใช้ศักยภาพที่มีอยู่อย่างเต็มประสิทธิภาพ หลักการ 5 ส. จึงเป็นก้าวแรกที่จะวางรากฐานให้องค์กรของคุณมีระบบระเบียบที่ชัดเจน