การที่จะใช้ google drive for education

Google Apps for Education  คือ ชุดโปรแกรมต่างๆของ google ที่เปิดให้สถาบันการศึกษาใช้สำหรับใช้เป็นเครื่องมือเสริม ประกอบการเรียนการสอนแบบออนไลน์แล้วแต่อาจารย์ผู้สอนจะนำไปประยุกต์ใช้ ประกอบด้วย

1.google classroom  การสร้างห้องเรียน ประจำวิชา

2.gmail   อีเมล์ที่ใช้ในโดเมนของเราเอง  คือ @bcnnakhon.ac.th

3.google drive  ไดรก็บข้อมูลออนไลน์

4.google calendar   ปฏิทิน

5.google docs การทำเอกสาร

6.google sheet  การทำตาราง

7.google slide  การนำเสนอ

8.google plus การสนทนา

9.google group  การสร้างกลุ่ม

10.google site  การสร้างเว็บไซต์

11.google form การสร้างฟอร์มแบบสอบถาม การสร้างแบบฝึกหัด ชุดข้อสอบต่างๆ

12.และอื่นอีกมาก

ขณะนี้ผมได้ดำเนินการสร้างอีเมล์ของอาจารย์และนักศึกษาใน Gmail เรียบร้อยแล้ว เพื่อที่จะใช้ในการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้งานโปรแกรมต่างๆ ข้างต้น  

อาจารย์เชื่อว่ามีหลายโรงเรียน หรือสถาบันการศึกษาหลายแห่ง อยากใช้บริการ G-suite for Education ที่ Google เปิดให้บริการฟรีสำหรับสถาบันการศึกษา แต่การสมัครนั้นโรงเรียนหลายแห่งอาจจะยังไม่เข้าใจในบางขั้นตอน หรือบางครั้งสมัครไปแล้วใช้งานได้สักพัก ทำไมโดนตัดสิทธิ์ (หมดช่วงทดสอบ) ผมเลยเขียนบทความนี้เผื่อว่าจะเป็นแนวทางในการสมัครใช้บริการ G-Suite for Education และหวังว่าจะเป็นประโยชน์มาก ๆ ต่อการศึกษาของไทย ต่อโรงเรียนทุกระดับ กรณีที่จะนำเสนอนี้เป็นกรณีศึกษาในการช่วยโรงเรียนแห่งหนึ่งสมัครและสามารถเปิดบริการได้จนสำเร็จครับ ขออธิบายเป็นภาพกว้าง ๆ นะครับ เนื่องจากรายละเอียดเยอะเหมือนกัน ซึ่งมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 สมัครขอใช้บริการ G-Suite for Education ผ่านเว็บ
เข้าไปยังเว็บ https://edu.google.com/intl/th/products/gsuite-for-education/?modal_active=none จากนั้นเลือกคลิกที่ “ลงชื่อสมัครใช้ G Suite

จากนั้นปรากฏหน้าจอนี้ “มาเริ่มกันเลย” ให้กดปุ่ม “ถัดไป”

ขั้นตอนนี้แนะนำให้กรอก ชื่อโรงเรียนเป็นภาษาอังกฤษ แล้วเลือกประเภทของโรงเรียนหรือสถาบันการศึกษาได้เลย

ใส่รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโรงเรียนของเรา เช่น URL เว็บไซต์ของโรงเรียน และจำนวนนักเรียน

ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับ ประเทศ และหมายเลขโทรศัพท์ของโรงเรียน

กรอกรายละเอียดที่อยู่ของโรงเรียน ดังรายการต่าง ๆ

กรอกรายละเอียดชื่อผู้ติดต่อและอีเมล์เพื่อ Google จะใช้อีเมลนี้ติดต่อกับผู้ประสานงาน

ให้เราเลือกว่า เรามี Domain : ของโรงเรียนอยู่แล้ว หรือว่าจะต้องซื้อเพิ่ม (แนะนำว่าควรมี domain : ที่ลงท้ายด้วย .ac.th ให้เรียบร้อยก่อน แล้วเลือก “ใช่ ฉันมีโดเมนที่ใช้ได้”

กรอก Domain name ของโรงเรียนลงไป ซึ่ง Domain นี้จะต้องกรอกให้ถูกต้องที่อยู่ภายใต้ .ac.th ครับ ควรจด Domain ให้เรียบร้อยก่อน

Google ยืนยันเกี่ยวกับ Domain ของเราอีกครั้ง

Google ให้เรากรอก วิธีการเข้าใช้ Domain ของเรา ใส่ไป 1 รายชื่อที่เป็นของ Admin ที่จะดูแลระบบนี้ ซึ่ง Account นี้จะมีสิทธิ์สูงสุดในการควบคุม บริหารจัดการ Domain และบริการของ Google ทั้งระบบภายใต้ชื่อ Domain ของโรงเรียน

Google แจ้งว่าเราต้องการรับข่าวสาร เคล็ดลับจากทาง Google ไหม แนะนำว่า ให้กดปุ่ม “ตกลง” เพื่อทำงานต่อไป

Google แสดงนโยบายการใช้งานให้เราทราบ อ่านให้ละเอียด และกดปุ่ม “ยอมรับและดำเนินการต่อ” เพื่อทำงานต่อไปได้

Google แจ้งว่าเราสร้างใกล้เสร็จแล้ว ให้ทำการกดปุ่ม “ยอมรับและดำเนินการต่อ” เพื่อทำงานต่อไป

Google อนุญาตให้เราใช้งานเพื่อทดสอบ 14 วัน

จากนั้นก็จะเข้าสู่ระบบ Google Admin ของ Domain ของโรงเรียนหรือสถาบันการศึกษา ซึ่งท่านจะมีสิทธิ์ใช้งานได้เพียง 14 วัน หากจะใช้งานแบบถาวร ท่านจะต้องทำการ Verify Domain และทำการ Approve โดย Google support Team ให้เรียบร้อยก่อนครับ

ขั้นตอนที่ 2 เป็นการทำงานและช่วยเหลือของทีม Google ในกรณีที่ Domain ของเราจะต้องมีการปรับแต่งค่าต่าง ๆ เพื่อชี้พวก Mail Server ให้ถูกต้องโดยทาง Google Engineer จะให้คำแนะนำที่ดีมาก และเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนครับ ขั้นตอนนี้แต่ละโรงเรียนไม่เหมือนกันนะ ทาง Google จะมีเมล์มาแจ้งเราอีกทีครับ ขั้นตอนนี้หากระบบ Domain name ของโรงเรียนไม่เรียบร้อย ก็คงจำเป็นที่จะต้องให้ผู้เชี่ยวชาญ หรือ Network Admin ที่ทำระบบ domain ของโรงเรียนเข้ามาช่วยครับ

ขั้นตอนที่ 3 เป็นการ Verify Domain name ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ทาง Google ต้องการตรวจสอบว่า Domain Name นี้ และเรามี Web Server ของ Domain ของโรงเรียนจริงและถูกต้องไหม ซึ่งทาง Google มีช่องทางการยืนยันหลายแบบ อาทิเช่น ให้เราเพิ่ม CNAME ใน Domain ของเราตามชื่อที่ Google ระบุมาให้ หรืออาจจะเป็นการให้เรานำไฟล์ที่ Google ระบุมาให้ ทำการ Upload ขึ้นสู่ Web Server ของเรา เป็นต้น เพื่อทำให้กระบวนการ Verify Domain นี้สำเร็จ

ขั้นตอนที่ 4 การเป็น Approve ทุกอย่างจากโรงเรียนของเรา โดย Google Edu Approval Team จะมีการติดต่อทางอีเมลลมาให้เราส่งเอกสารรับรองต่างๆ จากทางโรงเรียน โดยส่งให้ทาง Google ตรวจสอบ โดยเอกสารทั้งหมดจะต้องเป็นภาษาอังกฤษ (English) หากเอกสารบางอย่างมีเฉพาะภาษาไทย เราจะต้องแปลเป็น English และทำการ รับรองเอกสารนั้นอีกครั้ง ซึ่งทาง Google จะตรวจสอบความถูกต้อง และจะยืนยันกลับภายใน 1–2 วัน

ขั้นตอนทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนหลัก ๆ โดยคร่าวๆ ในการขอใช้บริการ G-suite for education จาก Google ครับ ถ้าไม่มีปัญหาอะไรก็สามารถดำเนินการตามคำแนะนำด้านบนนี้ได้เลย

ท้ายนี้ผมเองต้องขอชื่นชม และขอบคุณทีมงาน Google support Team (US,TH) ทุกท่านที่ได้ให้ความช่วยเหลือการศึกษาของไทย สถาบันการศึกษา โรงเรียนต่างๆ ให้ได้มีเครื่องมือที่สนับสนุนการศึกษาของไทยได้ดีมาก ๆ ขอบคุณครับ

ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.กิตติพงษ์ สุวรรณราช : ผู้เขียน
Google Certified Educator ,
[email protected]

** ข้อมูลด้านบนเป็นข้อมูลที่จำลองหรือสมมุติขึ้นมาเพื่อให้ ผู้อ่านได้เข้าใจถึงกระบวนการทั้งหมดของการสมัคร G-suite for Education ครับ

Google Drive for Education ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลเท่าใด

ข้อดีในการใช้งาน Google Apps for Education คืออะไร

พื้นที่ฟรี บน Google Drive ของบัญชีผู้ใช้ของโรงเรียน มีขนาดเท่าไร

บริการG Suite for Educationมีอะไรบ้าง