หาก ต้องการ ฉายสไลด์ ต้อง กำหนด งาน นำ เสนอ ให้ อยู่ในมุมมองใด

การนำเสนอผลงานและการพิมพ์งานนำเสนอ

      เมื่อเราสร้างงานพรีเซนเตชั่นเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการเข้าสู่การนำเสนองาน ซึ่งเราควรเตรียมตัวเอง ให้พร้อม เริ่มตั้งแต่การสร้าง สไลด์สำหรับสรุปเนื้อหางานพรีเซนเตชั่นทั้งหมด การสร้างเอกสารบันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย การสร้างเอกสารสำหรับแจกให้กับผู้เข้าร่วมฟัง การบรรยาย การซักซ้อมการพูด การตรวจดูเวลา และบันทึกเสียงประกอบ การบรรยาย เพื่อให้การบรรยายออกมาดีได้ตามที่เราตั้งใจไว้

การฉายงานนำเสนอ

      การฉายงานนำเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้

การฉายงานนำเสนอด้วยคำสั่งบนแถบริบบอน

1. คลิก แท็บนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show)

2. คลิก ปุ่มตั้งแต่ต้น (From Beginning) หรือ ปุ่มจากภาพนิ่งปัจจุบัน (From Current Slide)

การฉายงานนำเสนอด้วยมุมมองการนำเสนอภาพนิ่ง

1. คลิกสไลด์ที่ต้องการเริ่มต้นฉาย

2. คลิกปุ่ม

   
   ที่แถบมุมมองสไลด์

การฉายงานนำเสนอด้วยแป้นพิมพ์

• การฉายงานนำเสนอตั้งแต่แผ่นแรก : กดปุ่ม F5

• การฉายงานนำเสนอจากสไลด์ปัจจุบัน : กดปุ่ม Shift + F5

การควบคุมการฉายงานนำเสนอ

      ในการฉายงานนำเสนอ เราสามารถควบคุมการฉายสไลด์ให้เป็นไปตามที่ต้องการได้ โดยสามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

การควบคุมด้วยปุ่มคำสั่ง

      ขณะฉายงานนำเสนอ จะพบว่ามีแถบควบคุมการฉายสไลด์ปรากฎขึ้นมาตรงมุมล่างด้านซ้ายของสไลด์ โดยราย ละเอียดดังนี้

• 
  : คลิกเพื่อฉายสไลด์ก่อนหน้า

• 
  : คลิกเพื่อเลือกปากกาสำหรับเขียนบนสไลด์

• 
  : คลิกเพื่อเรียกคำสั่งอื่นเพิ่มเติม

• 
  : คลิกเพื่อฉายสไลด์ถัดไป

การควบคุมด้วยเมาส์

      สำหรับการควบคุมการฉายงานนำเสนอด้วยเมาส์นั้น มีวิธีการดังนี้

• คลิกเมาส์ / เลื่อนสกรอลลง : ฉายสไลด์ถัดไป

• เลื่อนสกอลขึ้น : ฉายสไลด์ก่อนหน้า

• คลิกเมาส์ปุ่มซ้ายและขวาค้างไว้ 2 วินาที : กลับไปฉายสไลด์แผ่นแรก

การควบคุมด้วยเมนูลัด

การควบคุมสไลด์ด้วยเมนูลัดนั้น ให้คลิกเมาส์ขวาบนสไลด์แล้วเลือกคำสั่งที่ต้องการดังรูป

การควบคุมด้วยแป้นพิมพ์

การควบคุมการฉายงานนำเสนอด้วยแป้นพิมพ์ สามารถทำได้โดยการใช้คีย์ลัดดังต่อไปนี้

การซ่อนสไลด์

      หลังจากสร้างงานนำเสนอเสร็จแล้ว หากมีสไลด์แผ่นไหนที่ไม่ต้องการฉายให้ผู้ชมเห็น ก็สามารถสั่งซ่อนสไลด์ แผ่นนั้นได้ โดยมีวิธีการดังนี้

1. คลิกสไลด์ที่ต้องการสั่งซ่อน

2. คลิก แท็บการนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show) > คลิก ปุ่มซ่อนภาพนิ่ง (Hide Slide)

3. สไลด์ที่เลือกจะมีสัญลักษณ์

   
   ปรากฎขึ้นมา ซึ่งหมายความว่าสไลด์นี้ได้ถูกซ่อนไว้

การทำบันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย

      ในการสร้างงานนำเสนอ บางครั้งอาจไม่สามารถใส่ข้อมูลทั้งหมดลงบนสไลด์ได้ ดังนั้นเพื่อป้องกันการหลงลืม ข้อมูลที่สำคัญเราควรทำบันทึกย่อ ของแต่ละสไลด์เก็บไว้ ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

การบันทึกย่อที่มุมมองปกติ

1. เปิดงานนำเสนอที่มุมมองปกติ

2. พิมพ์ข้อมูลสำหรับบันทึกย่อลงในช่องว่างใต้สไลด์

การทำบันทึกย่อที่มุมมองหน้าบันทึกย่อ

1. คลิก แท็บมุมมอง (View) > คลิก ปุ่มหน้าบันทึกย่อ (Notes Page)

2. คลิกที่กล่องข้อความใต้สไลด์ แล้วพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการดังรูป

การกำหนดหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

      ในกรณีที่ต้องการใส่วันที่ เวลา หมายเลขสไลด์ หรือข้อความมาตรฐานต่าง ๆ ให้กับสไลด์ทุกแผ่นในงานนำเสนอ ก็สามารถทำได้โดยการกำหนด ข้อความที่หัวกระดาษ หรือท้ายกระดาษ ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1. คลิก แท็บแรก (Insert) > คลิก ปุ่มหัวกระดาษและท้ายกระดาษ (Header & Footer)

2. คลิก แท็บภาพนิ่ง (Slide) > กำหนดข้อมูลตามต้องการ

3. คลิก ปุ่มนำไปใช้กับทั้งหมด (Apply to All) หากต้องการกำหนดข้อมูลนี้ในทุกสไลด์หรือคลิก ปุ่มนำไปใช้(Apply) หากต้องการกำหนดข้อมูลนี้เฉพาะสไลด์ที่เลือก

4. ข้อมูลที่กำหนดไว้จะปรากฎบนสไลด์ดังรูปต่อไปนี้

การสั่งพิมพ์งานนำเสนอ

      ในการนำเสนองานนั้น นอกจากการซักซ้อมการบรรยายและเตรียมงานนำเสนอให้พร้อมแล้ว เอกสารประกอบ คำบรรยายก็จัดว่าเป็นส่วนสำคัญ ในการนำเสนอ เราควรจัดพิมพ์ให้เรียบร้อย โดยการพิมพ์งานนำเสนอมีวิธีการดังนี้

1. คลิก แท็บแฟ้ม (File) > คลิก คำสั่งพิมพ์ (Print) (หรือกดปุ่ม Ctrl + P ที่แป้นพิมพ์)

2. กำหนดจำนวนชุดเอกสารที่ต้องการพิมพ์ > เลือกชื่อเครื่องพิมพ์

3. ระบุหมายเลขสไลด์ที่ต้องการพิมพ์

4. เลือกรูปแบบการพิมพ์ที่ต้องการ

1. คลิก ปุ่มพิมพ์ (Print) เพื่อสั่งพิมพ์