กระบวนการทํางานที่มีประสิทธิภาพมีกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

สิ่งที่ควรทำเมื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ที่ผ่านมาเราดูเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตกัน ทีนี้เราจะมาดูว่าเมื่อต้องการเริ่มปฏิบัติจริงในองค์กรควรมีขั้นตอน หรือข้อมูลอย่างไรบ้าง เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันของบริษัทหรืองาน แล้วจึงกำหนดเป้าหมาย เขียน “แผนปฏิบัติการ” สู่การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตแล้วแชร์ภายในบริษัท​ ​

การจัดระเบียบปัญหาการทำงาน

หากไม่แจกแจงขั้นตอนหรือเวิร์คโฟลว์ของการทำงาน ปัญหาหรือประเด็นที่ติดขัดของแต่ละวันก็คงสะสม ถึงจะอยู่ในแผนกเดียวกัน หน้าที่เดียวกัน แต่ถ้าเปลี่ยนคน สิ่งที่รู้สึกว่าเป็นปัญหาก็จะต้องเปลี่ยนไป​ ​

ดังนั้นจึงต้องมีการการประชุมระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องในงานทั้งหมด เพื่อคุยถึงปัญหาที่ประสบในแต่ละขั้นตอนดำเนินงานของแต่ละคนและหาสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาให้ชัดเจน เช่น ขั้นตอนการทำงานที่นาย ก มองว่าไม่มีปัญหา แต่ในมุมมองของนาย ข อาจมองว่าเป็นปัญหาใหญ่ที่ต้องได้รับการแก้ไข

ลองทำความเข้าใจปัญหาจากหลายๆ แง่มุม แล้วจึงหาทางแก้ไขโดยอิงข้อมูลที่ได้ทำความเข้าใจไว้ หากพยายามจะแก้ไขปัญหาด้วยตัวเองคนเดียวก็อาจจะถูกมองว่าไม่ได้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตก็เป็นได้

ทบทวนเป้าหมายของบริษัท

ไม่ว่าจะเป็นบริษัทแบบไหนก็ตาม คงต้องมีการกำหนดตัวเลขที่เป็นเป้าหมายของบริษัทเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นยอดขาย หรือจำนวนสาขา โดยบริษัทส่วนใหญ่ มักจะตั้งเป้าหมายไว้สูงกว่าสถานการณ์จริง แม้ว่าจะไม่เสมอไปแต่ทรัพยากรอย่างพนักงาน หรือเงินทุนต่างๆ ก็ต้องถูกกำหนดให้สอดคล้องกับเป้าหมาย

คงเป็นเรื่องธรรมดาขององค์กร แต่ยิ่งตั้งเป้าสูงเท่าไหร่ บริษัทก็ใช้ทรัพยากรมากขึ้นเท่านั้น

หากไม่สามารถทำให้เป้าหมายนั้นบรรลุผลได้ ก็เท่ากับประสิทธิภาพการผลิตลดลงไป ในบางกรณีการตั้งเป้าหมายอาจนำไปสู่การสูญเสียทรัพยากรปริมาณมาก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องพิจารณาไม่เพียงแต่ ในกรณีที่ประสบความสำเร็จเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงจำนวนทรัพยากรที่สูญเสียไปกรณีที่ไม่บรรลุเป้าหมายด้วย

วางแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

เมื่อมีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ก็มาเริ่มวางแผนรายละเอียดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายกัน โดยคำนึงถึงปริมาณงานต่อพนักงานหนึ่งคน จำนวนคนที่จำเป็น ปริมาณผลลัพธิ์ที่จะได้ อีกทั้งควรประเมินประมาณเงินลงทุนและจังหวะเวลาของการลงทุนไปด้วย​ ​

การจัดทำแผนปฏิบัติงานจริงควรคำนึงถึงปริมาณทรัพยากรและเวลาที่ต้องใช้ในการผลิต เพราะผลผลิตนั้นคือ การจัดสมดุลของปริมาณทรัพยากรที่ใช้และจำนวนเงินที่จะได้รับกลับคืน

แม้ว่าจะเป็นเพียง “การคาดการณ์” แต่หากสามารถวางแผนรายละเอียดงานได้ แม้ว่าผลลัพธ์จะไม่ประสบผลสำเร็จแต่ก็จะสามารถเข้าใจสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนได้ง่าย เป็นไปได้คุณควรใช้ทรัพยากรให้น้อยที่สุดในการบรรลุผลที่สูงที่สุด ถึงจะเรียกได้ว่า เป็นการทำงานที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

เรียงลำดับความสำคัญของแต่ละงาน

เป็นธรรมชาติอยู่แล้วที่ทุกคนมีจุดแข็งและจุดอ่อน ดังนั้นมันจึงมีงานประเภทที่คุณสามารถทำด้วยตัวคุณเองได้ และงานที่ต้องอาศัยทักษะของคนอื่นในการทำ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หมายถึง การทำงานที่ช่วยเพิ่มผลผลิตและคุณภาพมากขึ้น เมื่อพิจารณาลำดับความสำคัญของงานประจำวัน มักมีแต่งานที่กำหนดส่งเร็วและเป็นงานที่ไม่สามารถประวิงเวลาได้ ทำให้แทบไม่สามารถเรียงได้เลยว่างานไหนสำคัญกว่ากัน

หากคุณเริ่มทำจากงานที่ประเมินแล้วว่าจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวม นี่ก็อาจไปเชื่อมโยงกับการเพิ่มผลิตผลที่สำคัญ การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกประเภทงาน แต่ภายในการจัดลำดับงานทั้งหมดคุณต้องรู้เสมอว่า งานประเภทไหนที่คุณถนัดและทำมันได้ดีที่สุด​ ​

ช่วงเวลาที่เป็นโอกาสให้ปรับปรุงประสิทธิภาพในการผลิต | ช่วงเวลาที่ปรับปรุงประสิทธิภาพในการผลิตได้ง่าย

การปรับปรุงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคลเป็นเรื่องที่พนักงานแต่ละคนควรตระหนักถึงเอาไว้เสมอ แต่การจะแก้ปัญหาที่กระทบถึงคนจำนวนมากนั้นจะต้องดูจังหวะและเวลาให้ดี บริษัทจึงจำเป็นต้องกำหนดเวลาและช่วงจังหวะที่จะปรับปรุงเพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินการ

การฝึกอบรมพนักงานใหม่

หากมีเวิร์คโฟลว์การที่คุณภาพใช้ตั้งแต่ตอนเริ่มทำงานในตอนแรก ก็จะสามารถเชื่อมโยงสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เลย ดังนั้นจึงควรต้องรวบรวมเอกสารหรือคู่มือที่จำเป็นต้องใช้ระหว่างการฝึกอบรม

ในมุมมองของการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต บอกได้เลยว่าผลลัพธ์ที่จะเกิดนั้นได้ถูกกำหนดตั้งแต่ช่วงที่วางแผนการฝึกอบรมแล้ว ควรพึงระวังไว้ว่าหากมีข้อผิดพลาดตั้งแต่ตอนฝึกอบรม พนักงานใหม่ก็จะจำไปใช้จนเคยชินและอาจส่งผลให้วิธีการทำงานขั้นตอนนั้นๆผิดเพี้ยนไปได้​ ​

การฝึกอบรมพนักงานใหม่ เปรียบเสมือนเวทีที่ใช้แนะนำการทำงานประจำวันของบริษัท จึงควรอบรมให้พนักงานไม่ลืมทัศนคติของการทบทวนการทำงานของตัวเองด้วย ไม่ใช่แค่ให้จดจำการทำงานเพียงอย่างเดียว

การฝึกอบรมการจัดการสำหรับผู้บริหารระดับกลาง

สำหรับการฝึกอบรมผู้จัดการระดับกลางก็มีความคล้ายคลึงกับการอบรมพนักงานใหม่

ผู้บริหารระดับกลางอยู่ในตำแหน่งที่ต้องบริหารงาน ดังนั้นจึงเรียกได้ว่าเมื่อเทียบกับการอบรมพนักงานทั่วไปแล้วจะส่งผลกระจายไปในวงที่กว้างกว่า ซึ่งสิ่งที่ต่างจากการอบรมพนักงานใหม่คือ การที่ผู้บริหารต้องมาพร้อมกับความรับผิดชอบ ดังนั้นเนื้อหาอบรมจึงต้องรวมถึงวิธีการจัดการผู้ใต้บังคับบัญชาและวิธีการฝึกสอนอยู่ด้วย

หน้าที่ของผู้บริหารระดับกลาง คือ รับผิดชอบการเชื่อมโยงผู้บริหารระดับสูงของบริษัท กับบุคคลากรแต่ละภาคส่วน อีกทั้งกำกับดูแลการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาในแผนกนั้นๆ ผู้บริหารระดับกลางต้องมีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล ต้องเข้าใจว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพของแต่ละภาคส่วนนั้นเกี่ยวโยงกับองค์กรโดยรวมอย่างไร เนื่องจากผู้บริหารนี้มีบทบาทต่อการทำงานของลูกน้องเป็นอย่างมาก การฝึกอบรมสำหรับผู้บริหารระดับกลางจึงเป็นโอกาสสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

กรณีที่แรงงานไม่เพียงพอ

เมื่อเกิดปัญหาการขาดแคลนบุคลากร ก็ถึงเวลาแล้วที่ต้องกลับมาทบทวนวิธีการทำงานกันอีกครั้ง หากมีผู้เกี่ยวข้องในงานนั้นๆ น้อย การสื่อสารเนื้อหางานร่วมกันก็จะสะดวกและง่ายดาย แต่หากจะคิดง่ายๆ แค่ว่าถ้าเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานรายบุคคลได้ก็จะสามารถแก้ปัญหาคนไม่พอได้ ก็เป็นการคิดแก้ปัญหาที่ง่ายเกินไปหน่อย​ ​

การเพิ่มผลิตภาพของพนักงานแต่ละคนมักจะต้องมีค่าใช้จ่ายที่มาควบคู่เสมอ สิ่งนี้เป็นนัยยะว่าคุณจะสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่มากขึ้น หากใช้ทรัพยากรต้นทุนน้อยลงแต่มีคุณภาพ ลองคิดถึงแนวทางหลายๆ วิธีแล้วคุณจะสามารถชั่งน้ำหนักความสำคัญของการเพิ่มหรือลดจำนวนบุคคลากรได้ เพื่อให้สอดคล้องกับผลลัพธ์ได้

เมื่อต้องการลดต้นทุนการผลิต

ได้ยินมาว่าหากค่าใช้จ่ายลดลงและสร้างผลลัพธ์เหมือนกัน แสดงว่าผลลัพธ์จะเพิ่มขึ้น ในกรณีที่คุณต้องการลดต้นทุนด้วยเหตุผลบางอย่าง ถือเป็น”โอกาสทอง”ที่คุณได้จะตรวจสอบการดำเนินงานขององค์กรอีกครั้ง และในขณะเดียวกันก็เป็นโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตต่อไปด้วย

โดยส่วนใหญ่มันเป็นไปได้ยากที่จะรักษาผลลัพธ์ให้คงที่ พร้อมไปกับการประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนต่างๆเพราะการที่จะเพิ่มผลิตภาพนั้นสร้างภาระการลงทุนให้ไม่น้อย ดังนั้นจึงเป็นตามที่เราได้กล่าวไว้ว่าหากลดต้นทุน ผลลัพธ์ก็จะลดลงและไม่สามารถบอกได้ว่าการผลิตนั้นดีขึ้น

แม้ว่าคุณจะลดต้นทุน มันก็ไม่อาจเป็นตัวบ่งบอกได้ว่าธุรกิจของคุณจะพัฒนาต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่มันจะขับเคลื่อนต่อไปได้ ก็อาจกลายเป็นฝืดเคือง เราจึงจำเป็นที่จะต้องประเมินสถานการณ์ทางธุรกิจควบคู่ไปด้วยค่ะ

สรุป

การเพิ่มผลผลิตนั้นไม่ใช่เวทมนต์ที่เสกกันง่ายๆ การวางแผนดำเนินการก็ไม่ได้เป็นตัวบอกความสำเร็จเช่นกัน หากแต่ว่าเราต้องเข้าใจโครงสร้างงานขององค์กรและลงมือปรับปรุงให้ตรงจุด แล้วคุณจะพบว่าแม้จะไม่มีการพัฒนาผลิตภัณฑ์ยอดนิยมหรือผลงานใหม่ๆออกมาก็ตาม แต่การแก้ไขจุดเล็กๆในองค์กรก็สามารถช่วยเพิ่มผลกำไรภายในบริษัทได้ไม่ยากเลย