ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash) Show เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ (หรือผู้รักษาเงินสดย่อย) เพื่อกิจการจะได้มีไว้ใช้จ่าย สำหรับรายการที่มีจำนวนไม่สูงมากนัก ระบบควบคุมภายในที่ดี กิจการไม่ค่อยนำเงินสดมาใช้จ่าย แต่การจ่ายเงินผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารโดยการเขียนเช็คสั่งจ่ายในนามผู้รับ และขีดคร่อมเช็คฉบับนั้น และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถือเงินสดย่อยไว้ในมือจำนวนมากๆ เหตุผลเพราะ 1. กิจการไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเก็บเงินสดไว้ในมือจำนวนมากๆ 2. การควบคุมเงินสดเป็นไปได้ง่ายขึ้น 3. กิจการจัดเก็บเอกสารและการบันทึกบัญชีจะมีระบบมากขึ้น 4. สามารถตรวจสอบได้ และใช้เป็นหลักฐานได้ โดยทั่วไปการใช้ระบบเงินสดย่อยและกำหนดไว้แน่นอน ระบบนี้จะกำหนดจำนวนเงินสดไว้จำนวนหนึ่ง เมื่อใช้เงินไปเท่าใด ก็จะมีการเบิกเงินมาเพิ่มเติมตามจำนวนที่จ่ายไปนั้น เพื่อให้มีจำนวนเงินสดย่อยเท่ากับวงเงินที่กำหนดไว้ ดังนั้นการตรวจสอบเงินสดย่อยที่ใช้ระบบนี้ทำได้อย่างรวดเร็ว โดยการรวมจำนวนเงินที่จ่ายไป และยังไม่ได้เบิกเงินมาชดเชย ซึ่งสามารถทราบได้จากใบเบิกเงินสดย่อยที่มีอยู่ และเอกสารประกอบการเบิก (ใบเสร็จรับเงิน,ใบกำกับภาษี,บิลเงินสด,บัตรประชาชนผู้ขาย(กรณีไม่มีบิล) กับเงินสดที่เหลืออยู่ในมือจะต้องเท่ากับยอดหรือวงเงินสดย่อยนั้น หากไม่เท่ากันก็แสดงว่าอาจมีข้อผิดพลาด การจัดระบบเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้ 1. กำหนดตัวบุคคลที่มีหน้าที่รักษาเงินสดย่อย (ผู้ถือเงินสดย่อย) และกำหนดวงเงินสดย่อยที่มีจำนวนเหมาะสมไว้อย่างแน่นอน 2. การเบิกเงินสดย่อยทุกครั้ง ผู้เบิกเงินจะต้องมีใบขออนุมัติเบิกเงิน (ใบขอเบิกเงินสดย่อย) 3. ทุกครั้งที่จ่ายเงินสดย่อยต้องประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบับเพื่อป้องกันการนำเอกสารเหล่านั้นกลับมาขอเบิกอีก และให้ผู้เบิกเงินเซ็นชื่อไว้ในใบเบิกเงินสดย่อยด้วย 4. ต้องเก็บเงินสดย่อยแยกจากเงินอื่น โดยเฉพาะเงินสดส่วนตัวของผู้รักษาเงินสดย่อยและต้องกำหนดวิธีปฏิบัติให้ทราบทั่วกัน 5. ทุกครั้งที่มีการเบิกเงินชดเชย ต้องจัดทำใบสรุปการจ่ายเงินสดย่อยโดยแนบใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกต้อง 6. ต้องจัดให้มีการติดตามทวงถาม “เงินทดรองจ่าย” ว่าเมื่อเสร็จภารกิจที่ได้รับมอบหมายแล้ว ผู้เบิกเงินทดรองจ่ายได้นำใบเสร็จหรือเอกสารการจ่ายเงินมาคืนหรือไม่ และเงินที่จ่ายออกไปถูกต้องตรงกับวัตถุประสงค์ที่มอบหมายไปเพียงใด 7. ตรวจสอบและยืนยันยอดการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดจากเงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอ เอกสารประกอบเมื่อขออนุมัติทำเช็คจ่าย 1. ใบสำคัญจ่าย 2. ใบเบิกเงินสดย่อย 3. ใบสรุปเบิกเงินสดย่อย 4. เอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบกำกับภาษี บิลเงินสด บัตรประชาชน เป็นต้น 5. นำเอกสาร ข้อ 1-4 ไปบันทึกบัญชี ทำเช็ค ลงนามอนุมัติ จ่ายเช็ค แล้วเก็บเข้าแฟ้ม วิธีการบันทึกบัญชี สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิ๊ก!!
ไม่ว่าจะเป็นกิจการเล็กหรือใหญ่คงหนีไม่พ้นที่จะมีค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ต้องจ่ายจากเงินสด ระบบควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเงินสด จะช่วยให้เราสามารถจัดการกับเงินสดได้โดยไม่ทำให้เกิดจุดอ่อนที่อาจก่อให้เกิดการรั่วไหลได้ ฉะนั้น การใช้จ่ายโดยผ่านระบบของเงินสดย่อยจึงจำเป็นอย่างช่วยไม่ได้ เงินสดย่อย Petty Cash Fund คือ เงินสดที่มีไว้ใช้จ่าย สำหรับค่าใช้จ่ายในจำนวนเงินที่เล็กๆ น้อยๆ และเป็นรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ในลักษณะที่ว่าไม่สะดวกพอที่จะจ่ายเป็นเช็ค สำหรับผู้ที่ดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อย เราเรียกง่าย ๆ ว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian) ขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดการกับระบบเงินสดย่อยมีดังนี้คือ
วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย บันทึกได้ 2 แบบคือ
แต่โดยทั่วไปแล้วระบบ การกำหนดวงเงินที่แน่นอน มักได้รับความนิยมมากกว่า เพราะดูแลค่อนข้างง่าย!!!! ระบบเงินสดย่อยที่มีการกำหนดวงเงินไว้แน่นอน ที่เรียกว่า “Imprest System”หรือ “Imprest Fund” เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ
เงินสดย่อย มีประโยชน์อย่างไรสำหรับกิจการ
บทความโดย: https://th.jobsdb.com |