การนําเสนอมีองค์ประกอบหลัก กี่ส่วน

นางสาลิตา   ศรีแสงอ่อน
ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

เนื้อหาโดยสรุป

การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ  เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้

การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย

1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล  5. ลำดับเหตุการณ์  6.  ยกตัวอย่างประกอบ  7.  สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ  8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ

สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง

โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป  เครื่องฉายภาพยนตร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector   กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART)  เครื่องเสียง

ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation

ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม   ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ  ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ

ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ

1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. วิเคราะห์ผู้ฟังและสถานการณ์
3. กำหนดรูปแบบ (FORMAT)
4. รวบรวมข้อมูลและหลักฐานอ้างอิง
5. วางโครงการนำเสนอ
6. เรียบเรียงเนื้อหา
7. จัดทำสื่อประกอบการนำเสนอ
8. เตรียมบท (SCRIPTS)
9. ตรวจสอบโสตทัศนูปกรณ์
10. ซักซ้อมให้จอมืด หรือ “W” ทำให้จอสว่าง

ขั้นตอนการนำเสนอ

1. ปรากฏตัวบนเวที
2. ตรวจสอบความเรียบร้อย
3. ทักทายและเกริ่นนำ
4. นำเสนอ
5. เปิดโอกาสให้ซักถาม
6. สรุปและจบการนำเสนอ

การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม

1. เริ่มต้นโดยเกริ่นนำถึงผลประโยชน์ (Benefits Approach)
2. เริ่มต้นโดยการพูดถึงปัญหาและทางแก้(Problems & Solutions)
3. เริ่มต้นโดยกระตุ้นความอยากรู้ (Curiosity Stimulating)
4. เริ่มต้นโดยกล่าวถึงข้อมูลสำคัญ (Information Giving)
5. เริ่มต้นโดยการสาธิตที่น่าสนใจ (Dramatic Demonstration)

เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ  จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ  ใกล้ตัว  เป็นไปได้  แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์   สร้างอารมณ์ร่วม   มีหลักฐาน ตัวอย่าง   ข้อมูลชัดเจน

การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)

1. สรุปเนื้อหาสำคัญ
2. เน้นยํ้าประโยชน์ที่จะได้รับ
3. กระตุ้นการตัดสินใจ
4. สร้างความมั่นใจในการแก้ปัญหา
5. กล่าวถึงขั้นต่อไป (Next Steps)

ประเภทคำถาม

คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้  สงสัยไม่เข้าใจ  เพิ่มเติมรายละเอียด  เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย  คำถามเสนอความเห็น  ลองภูมิปัญญา  จ้องจับผิด  ต้องการมีส่วนร่วม  ถามนำ สร้างแนวร่วม  ถามแบบสนุก ๆ

เทคนิคการตอบคำถาม

เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม  ชมผู้ถามตามความเหมาะสม  ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น  ตอบคำถามกับทุกคน  ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด  หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม  ควบคุมสถานการณ์และเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม  ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน

3 องค์ประกอบในการนำเสนออย่างมืออาชีพ (3 Things of Professional Presentation Skills)

ทักษะการนำเสนอ (Presentation Skills) ถือเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญอย่างยิ่งทั้งในการเรียนและการทำงาน หลายคนฝีมือและชำนิชำนาญในงานดี แต่ก็มักมาตกม้าตายตอนนำเสนอ ยิ่งในอาชีพวิทยากรอย่างผม ทักษะการนำเสนอถือเป็นทักษะที่สำคัญอย่างมาก เพราะแม้เราจะมีความเชี่ยวชาญเนื้อหานั้นเป็นอย่างดี แต่ก็บ่อยครั้งที่เราในฐานะผู้นำเสนอหรือผู้ถ่ายทอดมักเผลอยัดเยียดข้อมูลจนล้นทะลัก ทำเอาผู้เรียนสำลักความรู้กันไปเลยทีเดียว

และเมื่อไม่นานมานี้ ผมมีโอกาสได้อ่านหนังสือเล่มหนึ่งที่เล่าถึงทริคและกลเม็ดง่ายๆ ในการนำเสนอ ซึ่งใช้ชื่อที่แปลเป็นภาษาไทยว่า เคล็ดลับที่จะทำให้ใคร ๆ บอกคุณว่า “ที่อธิบายเมื่อกี้ เข้าใจง่ายดีจัง” ของคุณอะซะดะ ซุงุรุ (ผู้เขียนหนังสือขายดีที่ชื่อว่า “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า”)

ในหนังสือเล่มนี้บอกเคล็ดลับสำคัญ ๆ ไว้เยอะพอสมควร และผมขอหยิบมาแชร์และเรียบเรียงเนื้อหาใหม่เพิ่มเติมในแบบฉบับนายเรียนรู้ ว่าด้วย 3 องค์ประกอบที่สำคัญ ตั้งแต่ก่อนนำเสนอไปจนจบการนำเสนอ

องค์ประกอบที่ 1 : กระบวนการนำเสนอ

กระบวนการนำเสนอจะไล่ตั้งแต่

1. การจัดระเบียบข้อมูล

อย่าให้สิ่งที่คิดอยู่แค่ในหัว พยายามเขียนทั้งหมดลงในกระดาษ เทคนิคที่คุณอะซะดะ ซุงุรุ แนะนำ คือ ตีตารางขนาด 16 ช่อง หรือ 32 ช่อง แล้วเขียนสิ่งที่คิดอยู่ในหัวลงในแต่ละช่อง

1. การสรุปข้อมูลที่สำคัญ

ให้ตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญทิ้ง เหลือไว้แค่ประเด็นสำคัญจริง ๆ เพียง 3 ประเด็น

1. การถ่ายทอด

ขั้นตอนนี้สำคัญมาก ผู้นำเสนอควรเรียบเรียงประเด็นที่จะนำเสนอให้ชัดเจน การสร้างความเข้าใจโดยการใช้ภาพประกอบ และท่าทางที่ช่วยสร้างบรรยากาศความเป็นกันเองหรือสร้างความน่าเชื่อถือ เช่น ผายมือ หรือใช้ Pointer ชี้ไปยังข้อมูลที่สำคัญที่ต้องการผู้ฟังติดตาม

องค์ประกอบที่ 2 : โครงร่างการนำเสนอ

การกำหนดโครงร่างการนำเสนอที่ดี จะทำให้ผู้นำเสนอสามารถถ่ายทอดเนื้อหาได้เป็นอย่างดี และผู้ฟังก็จับประเด็นได้ง่ายว่าสิ่งที่ต้องการนำเสนอมีอะไรบ้าง

โครงร่างที่นิยมใช้กันในทางธุรกิจ คือ Why-What-How หรือ อดีต-ปัจจุบัน-อนาคต

องค์ประกอบที่ 3 : เนื้อหาในการนำเสนอ

เพื่อช่วยให้ความรู้ที่เราเตรียมมาถ่ายทอด นำเสนอได้ดี ผมมีหลักให้จำง่าย ๆ 3 ประการ คือ

1. ให้ใช้คำที่แสดงถึง “การกระทำ” ที่สามารถอธิบายแล้ว ผู้ฟังนำไปปฏิบัติได้เลย
2. ให้เลือกจำ Keyword ที่สำคัญมาใช้ในการอธิบาย ถ้าเป็นไปได้ไม่ควรเกิน 3 Keywords
3. การยกตัวอย่างประกอบ เพื่อให้ขยายความให้ผู้ฟังเห็นภาพชัดเจนขึ้น

สุดท้าย หวังว่าบทความสั้น ๆ “3 องค์ประกอบในการนำเสนออย่างมืออาชีพ” จะเป็นประโยชน์ต่อการนำเสนองานของผู้อ่านทุก ๆ คนนะครับ

“นายเรียนรู้”

บุญเลิศ คณาธนสาร

เรียบเรียงโดย

สุภาวดี เจ๊ะหมวก

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมติดต่อ

081-7113466

086-7771833

Line : @Lert

Continue Reading

องค์ประกอบของการนําเสนอมีอะไรบ้าง

การนําเสนอ มีกี่ประเภท อะไรบ้าง

โครงสร้างการนําเสนอ มีกี่ส่วน

การนําเสนอด้วยวาจา มีกี่ส่วน