การนําเสนอมีความสำคัญอย่างไร

ความหมายการนำเสนอข้อมูล

                ราชบัณฑิตยสถานได้ให้ความหมายของคำต่าง ๆ ในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2554 ไว้ดังนี้

                คำว่า “เสนอ” จากหน้า 1253 ให้ความหมายไว้ว่า  เสนอ  หมายถึง  ยื่นเรื่องราว ความเห็น ญัตติ เพื่อให้ทราบ ให้พิจารณาหรือสั่งการ เช่น เสนอรายงานการเดินทางให้ผู้บังคับบัญชาทราบ  เสนอโครงการให้พิจารณา  เสนอบันทึกความเห็นเพื่อพิจารณาสั่งการ

               คำว่า “ข้อมูล” จากหน้า 178 ให้ความหมายไว้ว่า  ข้อมูล  หมายถึง  ข้อเท็จจริง หรือสิ่งที่ถือหรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริง สำหรับใช้เป็นหลักอนุมานหาความจริงหรือการคำนวณ

               สมิต ลัชฌุกร ( 2547 : 63 ) กล่าวว่า การนำเสนอ เป็นกระบวนการสื่อสารทั้งในลักษณะที่เป็นการสื่อสารด้วยการเขียนและการพูด มีหลากหลายรูปแบบ ใช้ทักษะหลายด้านและในการนำเสนอต้องใช้โสตทัศนูปกรณ์

                สรุปได้ว่า  การนำเสนอข้อมูล  หมายถึง  การเสนอเรื่องราว ความคิดเห็นหรือข้อเท็จจริงเพื่อให้ทราบ  หรือให้พิจารณา โดยใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบการนำเสนอ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอข้อมูล

1. เพื่อบอกเล่า  เป็นการนำเสนอความจริงและความคิดที่ควรจะเป็น  เพื่อบอกเล่าเรื่องที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ฟังอย่างถูกต้องและชัดเจน
2. เพื่อจูงใจ  เป็นการนำเสนอข้อมูลด้วยการกระตุ้นความรู้สึกและอารมณ์ของผู้ฟัง  ตามความต้องขั้นพื้นฐานของมนุษย์  กระตุ้นให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกว่า  สิ่งที่นำเสนอนั้นกำลังเป็นที่ต้องการของผู้ฟัง  ทำให้ผู้ฟังอยากรู้อยากเห็น
3. เพื่อให้ข้อเท็จจริง  เป็นการนำเสนอข้อมูลที่คำนึงถึงเนื้อหาเป็นหลัก  เสนอด้วยหลักการและเหตุผลอย่างตรงไปตรงมา
4. เพื่อให้ข้อคิดเห็น  เป็นการนำเสนอข้อมูลที่เป็นความคิดเห็น  ผู้ฟังอาจเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยก็ได้
5. เพื่อให้ความรู้  เป็นการนำเสนอข้อมูลที่เป็นความรู้ใหม่ทางวิชาการหรือความรู้เกี่ยวกับความก้าวหน้าทางวิทยาการและเทคโนโลยีที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ฟัง
6. เพื่อให้ความเข้าใจ  เป็นการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับกฎระเบียบ  หรือแนวปฏิบัติที่จำเป็นเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและปฏิบัติอย่างถูกต้อง
7. เพื่อให้พิจารณา  เป็นการนำเสนอข้อมูล  เกี่ยวกับงานในหน้าที่ที่ปฏิบัติเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องได้พิจารณาร่วมกัน

ประเภทของข้อมูลที่นำเสนอ

                ข้อมูลที่นำเสนอแยกได้เป็น  3  ประเภท  ดังนี้

1. ข้อมูลข้อเท็จจริง คือ ข้อมูลที่แสดงให้ทราบถึงความจริงต่าง ๆ ที่มีอยู่ในโลก สามารถตรวจสอบและพิสูจน์ได้ ถ้าตรวจสอบแล้วไม่เป็นความจริงตามที่นำเสนอ ข้อมูลนั้นอาจเป็นข้อเท็จแต่ถ้าตรวจสอบแล้ว ข้อมูลนั้นเป็นความจริง ข้อมูลนั้นก็เป็นความจริงหรือถูกต้อง

2. ข้อมูลข้อคิดเห็น คือ ข้อมูลที่เกิดขึ้นในใจ หรือในสมองของผู้นำเสนอข้อมูล อาจเป็น ความเชื่อ ความคิด ความรู้สึก หรือข้อสังเกต ที่แสดงออกมา แต่ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ เพราะเป็นข้อวินิจฉัยของบุคคลเท่านั้น  ดังนั้นในการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับข้อคิดเห็น จริงแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทดังนี้

2.1 ข้อคิดเห็นเชิงเหตุผล  เป็นการนำเสนอข้อมูลที่อ้างเหตุผล ข้อเปรียบเทียบที่เชื่อถือได้ ด้วยความมีเหตุมีผลต่อกัน โดยผู้นำเสนอข้อมูลชี้ให้ผู้ฟังเห็นว่า ควรทำเช่นนี้เพราะเหตุใด ถ้าทำเช่นนั้นมีผลตามมาอย่างไร เช่น การพิจารณาเลือกประเภทของการทำโครงงาน ผู้นำเสนอข้อมูลได้เปรียบเทียบให้เห็นความเหมือน และความแตกต่างระหว่างการทำโครงงานอย่างมีเหตุผล

2.2 ข้อคิดเห็นเชิงแนะนำ  เป็นการนำเสนอข้อมูลชี้แจงให้ผู้ฟังควรทำหรือปฏิบัติ เป็นการบอกให้ทราบว่า สิ่งใดควรทำหรือควรปฏิบัติ และควรทำหรือปฏิบัติอย่างไร พร้อมกล่าวเหตุผลในการปฏิบัตินั้น เช่น ในการแข่งขันการกล่าวสุนทรพจน์ของนักศึกษา ได้เสนอและแนะนำว่าควรใช้ตารางแบบประเมินผลการพูด เพื่อความยุติธรรมในการให้คะแนน โดยให้นักศึกษาได้มีส่วนประเมินด้วย

2.3 ข้อคิดเห็นเชิงตัดสินใจ  เป็นการสรุปข้อคิดเห็นตามหลักการหรือตามข้อสงสัยแล้วเรียบเรียงเรื่องราว เป็นการตัดสินใจให้ผู้ฟังได้ทราบโดยทั่วกันเพื่อนำไปปฏิบัติ เช่น ผู้อำนวยการวิทยาลัยฯ มอบหมายให้ ฝ่ายวิชาการจัดทำแบบประเมินผลการสอน เพื่อให้นักเรียนนักศึกษาได้ประเมินผลการสอนของครู เป็นรายบุคคล

3. ข้อมูล  ข้อเสนอแนะ  เป็นการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติในเรื่องราวต่าง ๆ ของบุคคลหรือกลุ่มบุคคล ที่มีความประสงค์จะเผยแพร่เพื่อให้บุคคลทั่วไป หรือกลุ่มบุคคลได้รับรู้และพิจารณา นำไปใช้ประโยชน์ตามความเหมาะสม เช่น การเสนอแนะ การใช้สื่อประชาสัมพันธ์ ให้พิจารณาสื่อตามความเหมาะสม

การเตรียมการนำเสนอข้อมูล

1. เตรียมเรื่องที่จะนำเสนอ  เมื่อจะนำเสนอข้อมูลเรื่องใด ผู้นำเสนอต้องมีความรู้ในเรื่องนั้น ๆ เป็นอย่างดี ข้อมูลที่นำเสนอต้องมีหลักฐานอ้างอิง มีน้ำหนัก น่าเชื่อถือ

2. กำหนดจุดมุ่งหมายในการนำเสนอ  การนำเสนอข้อมูลทุกครั้ง ต้องกำหนดจุดมุ่งหมายให้ชัดเจนว่า นำเสนอข้อมูลเพื่ออะไร เช่น นำเสนอเพื่อบอกเล่า ให้ความรู้หรือให้ข้อเท็จจริง

3. วิเคราะห์ผู้ฟังและโอกาสที่พูด  ผู้นำเสนอต้องทราบว่าผู้ฟังเป็นใคร  มีความรู้และความสนใจในอาชีพใด นำเสนอในโอกาสใด สถานที่เป็นอย่างไร นำเสนอช่วงใด ใช้เวลานานเท่าใดเพื่อจะได้นำเสนอให้ถูกต้อง เหมาะสมกับเวลา

4. จัดโครงเรื่องให้ครบถ้วน  ในการนำเสนอข้อมูลทุกครั้ง ผู้นำเสนอต้องเสนอข้อมูลให้ครบถ้วน สมบรูณ์ ตามลักษณะโครงสร้างของการนำเสนอ ซึ่งประกอบด้วย

4.1 บทนำหรือเริ่มเรื่อง ผู้นำเสนอต้องเริ่มเรื่องเร้าความสนใจผู้ฟัง ให้ผู้ฟังต้องการติดตามเนื้อหาที่นำเสนอ

4.2 เนื้อเรื่องหรือการดำเนินเรื่อง ผู้นำเสนอต้องเสนอข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน ให้ผู้ฟังเข้าใจในเนื้อหาการนำเสนอมากที่สุด

4.3 บทสรุป ผู้นำเสนอต้องเลือกสรรถ้อยคำที่กะทัดรัด มีความหมายชัดเจน ให้ผู้ฟังได้พิจารณา ตัดสินใจ หรือเห็นด้วยกับข้อมูลที่นำเสนอ

5. เตรียมตัวให้พร้อม  ผู้นำเสนอข้อมูลควรมีการเตรียมความพร้อมในเรื่องต่อไปนี้

5.1 การเตรียมร่างกาย ผู้นำเสนอข้อมูลต้องมีร่างกายแข็งแรง พักผ่อนให้เพียงพอก่อนการนำเสนอ มีบุคลิกภาพที่สง่าผ่าเผย กระตือรือร้น กระฉับกระเฉง แต่งกายสะอาดเรียบร้อย เหมาะสมกับกาลเทศะ

5.2 การเตรียมใจ ผู้นำเสนอข้อมูลต้องทำจิตใจให้อยู่ในสภาพปกติ มีอารมณ์ร่าเริง ยิ้มแย้มแจ่มใส จิตใจมั่นคง ไม่วิตกกังวล

5.3 การเตรียมความรู้  ผู้นำเสนอข้อมูลต้องมีความรอบรู้ในเรื่องที่นำเสนอ ข้อมูลที่นำเสนอทันสมัย ทันเหตุการณ์ และอยู่ในความสนใจของผู้ฟัง จะทำให้ผู้ฟังมีความกระตือรือร้นต้องการฟังเรื่องราวที่นำเสนอ ตลอดการนำเสนอ

6. การสร้างบรรยากาศในการนำเสนอ  ผู้นำเสนอข้อมูล ควรสร้างบรรยากาศในการนำเสนอให้น่าสนใจ สิ่งที่จะช่วยให้บรรยากาศในการนำเสนอให้น่าสนใจมีดังนี้

6.1 การใช้ถ้อยคำภาษา  ผู้นำเสนอข้อมูลต้องใช้ถ้อยคำอย่างมีศิลปะ ใช้ถ้อยคำที่ทำให้ผู้ฟังชื่นชม มีความรู้สึกในทางที่ดี และเลือกใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่สละสลวย กะทัดรัด

6.2 การใช้สายตาและท่าทางประกอบ  ผู้นำเสนอข้อมูลต้องใช้สายตามองผู้ฟังให้ทั่วถึง ใช้กิริยาท่าทางประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสมและสอดคล้องกับถ้อยคำและความหมาย

6.3 การใช้น้ำเสียง  ผู้นำเสนอข้อมูลต้องใช้น้ำเสียงให้เป็นธรรมชาติ น้ำเสียงนุ่มนวล มีจังหวะของการพูดพอดี ไม่ช้าหรือเร็วจนเกินไป ปรับน้ำเสียงให้เข้ากับความหมายและใช้เสียงให้ได้ยินอย่างทั่วถึง

6.4 มีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง  ผู้นำเสนอข้อมูลต้องสร้างมิตรภาพกับผู้ฟังด้วยความจริงใจ ด้วยการสบตาผู้ฟัง ยิ้มแย้มแจ่มใส และมองผู้ฟังด้วยสายตาที่แสดงความเป็นมิตร กวาดสายตามองผู้ฟังอย่างทั่วถึง

การนำเสนอข้อมูลก่อนถึงเวลานำเสนอข้อมูล

                 ผู้นำเสนอข้อมูลควรตรวจสอบและประสานงานในเรื่องต่อไปนี้

1. การจัดสถานที่  ตกแต่งห้องในการนำเสนอข้อมูลอย่างเหมาะสม โดยให้มีความพร้อมดังนี้

1.1 มีป้ายข้อความบอกเรื่องที่จะนำเสนอข้อมูล

1.2 ต้นไม้ประดับห้อง ดอกไม้ประดับโต๊ะ หรือแท่นในการนำเสนอ

1.3 โต๊ะเก้าอี้สำหรับแขกรับเชิญ หรือแขกคนสำคัญ

1.4 โต๊ะเก้าอี้สำหรับผู้ฟังให้เพียงพอกับจำนวนผู้ฟัง

1.5 โต๊ะวางอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ

1.6 โต๊ะสำหรับนั่งพูดในการนำเสนอ

1.7 แท่นสำหรับยืนพูดในการนำเสนอ

1.8 ระบบระบายอากาศอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี

2. ระบบเสียงและแสงสว่าง  ระบบเสียงมีความดังชัดเจน ไมค์อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี ห้องที่นำเสนอต้องมีแสงสว่างเพียงพอ สามารถปรับแสงให้ทึบหรือสลัว ให้เหมาะกับการใช้งานเมื่อมีการฉายสไลด์ วีดิทัศน์ หรือภาพยนตร์

3. มีมารยาททางสังคม  เมื่อจะเริ่มนำเสนอข้อมูลควรคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้

3.1 ทักทายที่ประชุม เป็นการให้เกียรติและเรียกร้องความสนใจจากผู้ฟัง ด้วยถ้อยคำที่สุภาพ

3.2 แนะนำตัวเอง ในกรณีที่ไม่มีผู้ใดแนะนำตัว ผู้นำเสนอข้อมูลต้องแนะนำตัวเอง โดยการบอกชื่อและนามสกุล ตำแหน่งหรือสถานที่ทำงาน โดยกล่าวเพียงสั้น ๆ ปรับให้เหมาะสมกับสถานการณ์

4. เริ่มนำเสนอข้อมูล  นำเสนอข้อมูลที่ได้เตรียมมาพร้อมแล้ว โดยใช้สื่อหรืออุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ ตั้งแต่ต้นจนจบการนำเสนอ แล้วเปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถาม ตัวอย่างเช่น “การนำเสนอข้อมูล ลำดับขั้นตอนในการทำโครงงานภาษาไทย”

วิดีโอนำเสนอ การนำเสนอข้อมูล