คู่มือการใช้งาน google docs แบบละเอียด

Visit the Learning Center

Using Google products, like Google Docs, at work or school? Try powerful tips, tutorials, and templates. Learn to work on Office files without installing Office, create dynamic project plans and team calendars, auto-organize your inbox, and more.

ความหมาย Google Docs

    Google Docs เป็นโปรแกรมประยุกต์บนเว็บฟรี ซึ่งสามารถสร้างเอกสาร แก้ไข และจัดเก็บแบบออนไลน์ สามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารได้จากคอมพิวเตอร์ทุกครั้งที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตและ Web browser ผู้ใช้ Google Docs สามารถนำเข้า สร้าง แก้ไข และปรับปรุงเอกสาร ฟอนต์และรูปแบบไฟล์ต่างๆ รวมข้อความเข้ากับสูตร, list, ตาราง และภาพ Google Docs ซึ่งสอดคล้องกับซอฟต์แวร์และ word processor ส่วนใหญ่ งานนี้สามารถเผยแพร่เป็นเว็บเพจหรือเพจพร้อมพิมพ์ ผู้ใช้สามารถควบคุมผู้ใช้งานของพวกเขาได้

    Google Docs เป็นความคิดสำหรับการเผยแพร่ภายในองค์กร บำรุงรักษาบล็อก หรืองานเขียนสำหรับการเผยแพร่สาธารณะทั่วไปการใช้งานและทำงานร่วมกัน ในแบบเรียลไทม์เลือกคนที่ต้องการให้เข้าถึงเอกสารของได้เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการให้ใช้งานเอกสารที่ระบุร่วมกัน แล้วส่งคำเชิญไปให้เขาเหล่านั้นใช้งานร่วมกันได้ทันทีทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอได้ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบแก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและทำการแก้ไขร่วม กันได้หลายคนในเวลาเดียวกัน มีหน้าต่างสนทนาบนหน้าจอสำหรับการแก้ไขเอกสารและสเปรดชีต เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด การดูงานนำเสนอพร้อมกันไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เนื่องจากใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนำเสนอสามารถติดตามงานนำเสนอนั้นได้โดยอัตโนมัติจัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัยแก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ไม่ต้องมีการดาวน์โหลดสิ่งใดและสามารถเข้าถึงเอกสารสเปรดชีต และงานนำเสนอได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและมีเบราว์เซอร์มาตรฐาน โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัย อุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออนไลน์และการบันทึกอัตโนมัติช่วยให้ไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดรฟ์เสียหรือไฟดับบันทึกและส่งออกสำเนาได้อย่างง่ายดาย สามารถบันทึกเอกสารและสเปรดชีตไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานเองในรูปแบบ DOCS, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้จัดระเบียบเอกสารสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ต่างๆ ลากและวางเอกสารต่างๆ ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามที่ต้องการ

การใช้งาน Google Docs

การเริ่มต้นใช้งาน Google Docs สามารถเข้าใช้งานได้ 2 วิธี คือ

    1. เข้าเว็บไซต์ http://docs.google.com แล้วล็อกอินเข้าสู่ระบบ Google Docs

    2. สำหรับผู้ที่ใช้บริการ Gmail อยู่แล้ว หลังจากล็อกอินเข้าสู่ระบบ Gmail แล้วให้คลิกที่“เอกสาร” บนแถบเมนูด้านบนซ้ายมือ ก็จะเข้าสู่หน้า Google Docs ได้ทันที

การสร้างเอกสาร

    การสร้างเอกสารใน Google Docs สามารถทำได้เหมือนการใช้งานบน MS Office แต่เมื่อสร้างเอกสารเรียบร้อยแล้ว เราสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ใช้งานร่วมกันได้ เราสามารถทำได้ทั้งสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่เลยบน Google Docs หรืออัพโหลดเอกสารที่มีอยู่แล้วที่สร้างจากMS Office ขึ้น ไปใช้งานบน Google Docs ได้ (ภายใต้เงื่อนไขและข้อจำกัดของ Google Docs)

ขั้นตอนการสร้างเอกสาร มีดังนี้

5. พิมพ์เอกสาร และจัดรูป

การทำงานร่วมกันในแบบออนไลน์

    การสร้างเอกสารหรือทำรายงานบน Google Docs นั้น ไม่ได้แตกต่างจากการใช้งาน MS Office มากนัก ความสามารถในหลายๆ ด้านยังมิอาจเทียบกันได้แต่ที่ Google Docs พิเศษกว่าก็คือเราสามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารของเราจากที่ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกันอีกด้วย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายสมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องเดินทางมานั่งทำงานร่วมกัน เราสามารถช่วยกันคิด ช่วยกันทำรายงานได้จากทุกสถานที่เพียงแค่นัดเวลากันล่วงหน้า หรือหากจำเป็นจริงๆ เวลาไม่ตรงกันคนๆ นั้น ก็สามารถเข้ามาดูความคืบหน้าและแก้ไขในภายหลังได้เช่นกัน ซึ่งคนอื่นๆ ในกลุ่มสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขเพิ่มเติม พร้อมทั้งตรวจสอบเวลาการแก้ไขได้ด้วย รวมถึงเนื้อหาส่วนใดบ้างที่ถูกแก้ไข

การกำหนดสิทธิ์ใช้งานร่วมกัน

    เมื่อเราสร้างเอกสาร และต้องการแบ่งปันให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้อื่นเข้ามาร่วมใช้งานสามารถทำได้ดังนี้

1. คลิกเลือกปุ่ม “แบ่งปัน” จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง “การตั้งค่าการแบ่งปัน”

• สาธารณะทางเว็บ คือ เปิดโอกาสให้ใครก็ได้สามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารของเรา โดยไม่มีการป้องกันสามารถเลือกได้ว่าจะให้สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียวหรืออนุญาตให้แก้ไขได้ด้วย 
• ทุกคนที่มีลิงก์ คือ ทุกคนที่มีลิงก์ของเอกสารนี้สามารถเข้าถึงเอกสารได้โดยไม่จำเป็นต้องมีล็อกอินเข้าสู่ระบบก่อนสามารถเลือกได้ว่าจะให้สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียว หรืออนุญาตให้แก้ไขได้ด้วย 
• ส่วนตัว คือ เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น จึงจะสามารถเข้าถึงเอกสาร และต้องการการล็อกอินเข้าสู่ระบบสมาชิกทุกคนจำเป็นต้องเป็นสมาชิก Gmail สามารถเลือกได้ว่าจะให้สามารถดูเอกสารได้เพียงอย่างเดียวหรืออนุญาตให้แก้ไขได้ด้วย