การสร้างทางเลือกในการแก้ปัญหา หมายถึง

สิ่งสำคัญอันดับแรกในการจะแก้ปัญหาให้ได้ผล นั้น คือการยอมรับว่าปัญหาว่าเป็นปัญหา งงมั้ย หากงง อ่านใหม่  หากยังไม่เข้าใจอีกให้อ่านใหม่อีก สำคัญนะข้อนี้

2. กำจัดขอบเขตของปัญหา

คือการหาให้เจอว่าปัญหานั้นคืออะไร มีมากน้อยขนาดไหน เป็นปัญหาเล็ก ปัญหาใหญ่ เกิดบ่อยหรือนานๆเกิดที ปํญหาเล็กปัญหาใหญ่มีวิธีการแก้ไม่เหมือนกัน

3. กำหนดทางเลือกในการแก้ปัญหา

การมองหาทางออก วิธีที่จะใช้ในการแก้ปัญหา มีหลากหลาย บางวิธีแก้ระยะสั้น บางวิธีเป็นการแก้ระยะยาว

4. การลงมือทำตามแผน

ลงมือทำตามแผนที่วางไว้จริง เปรียบเหมือนการที่หมอจ่ายยาแล้วไม่กินยาตามสั่ง  ประเด็นคือเราจะไม่รู้ว่าอะไรคือปัญหา ไม่เกิดปัญญาในการเรียนรุ้ว่าแนวทางในการแก้ปัญหาคืออะไร

5. การติดตาม

การติดตามผลตอบรับและผลลัพธ์ที่ได้จากการแก้ไข ปัญหาเป็นเรื่องสำคัญ บางปัญหามีผลกระทบจากวิธีการแก้ มีปัญหาบานปลาย มีปัญหาข้างเคียง เพื่อหาทางเลือกอื่นๆในการแก้ปัญหาได้ตรงจุด

เครื่องมือที่ใช้ในการค้นหาสาเหตุของปัญหา

เครื่องมือที่ใช้ในการค้นหาสาเหตุของปัญหาตัวอย่าง

เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย (5G)

• Genba สถานที่ / หน้างาน จริง

• Genbutsu .. สิ่งของ/ ชิ้นงานที่เป็นตัวปัญหาจริง

• Genjitsu สถานการณ์จริง

• Genri ทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง จริง

• Gensoku เงื่อนไขประกอบที่เกี่ยวข้อง จริง

• เทคนิคการประยุกต์ใช้เครื่องมือ 5G กับ 5 Why

hy

why-why Analysis คืออะไร

why-why Analysis เป็นเทคนิคการวิเคราะห์หาปัจจัยที่เป็นต้นเหตุทำให้เกิดปรากฏการอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอน ไม่เกิดการตกหล่น ซึ่งไม่ใช่การคิดแบบคาดเดาหรือนั่งเทียน

8D Problem Solving

กระบวนการของ 8D

"8D" หมายถึง 8 วินัย (Disciplines) หรือ 8 ขั้นตอน(steps) ในการแก้ปัญหา "วินัย (Disciplines)" หมายถึง ชุดของข้อ ขั้นตอนระเบียบปฏิบัติ (อ้างอิงมาตรฐาน) สิ่งสำคัญ คือ ต้องระบุประเด็นสำคัญในแต่ละระเบียบวินัย ในขั้นตอนระเบียบปฏิบัติ 8D สามารถช่วยใช้ บริษัทฯ บรรลุความพึงพอใจของลูกค้า เมื่อเราใช้วิธีแก้ปัญหา 8D อย่างถูกต้องจะช่วยป้องกันปัญหาจากการเกิดซ้ำ ดั้งนั้นเราสามารถตอบสนองความมุ่งมั่นของเราให้กับลูกค้า

ผังก้างปลา (Cause & Effect Diagram)

เป็นแผนพังที่แสดงสมมติฐานของความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบระหว่างสาเหตุหลาย ๆ สาเหตุ ที่ส่งผลต่อปัญหาหนึ่งปัญหา

ทั้งหมดที่ผมกล่าวมาเรียกว่า “ความเคยชินต่อปัญหาจนรู้สึกว่าไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป” แต่โดยแท้จริงแล้ว “กระบวนการแก้ปัญหาและตัดสินใจ” ดำเนินอยู่ตลอดเวลาเพียงแต่มันเปลี่ยนไปอยู่ในรูปแบบของความเคยชินแทน และที่สำคัญสิ่งที่เจอเป็นปัญหาพื้นฐานที่ไม่มีความซับซ้อน ไม่ต้องการการวิเคราะห์เชิงรูปธรรมมากนัก

การคิดแก้ปัญหาและตัดสินใจแบบที่ผมจะกล่าวต่อไปนี้ เน้นจัดการกับปัญหาที่มีความซับซ้อน ต้องมีการวิเคราะห์ปัญหา กำหนดเป้าหมายในการแก้ปัญหา สร้างทางเลือกในการแก้ ประเมินแต่ละทางเลือก และเลือกวิธีที่ดีที่สุด เราจะไม่นำหลักการดังกล่าวไปใช้กับการตัดสินใจปัญหาพื้นฐานทั่ว ๆ ไป เช่น การเลือกดื่มกาแฟโดยการวิเคราะห์ปริมาณน้ำตาล คาเฟอีน และประเมินผลกระทบจากการดื่มกาแฟคาปูชิโนเปรียบเทียบกับกาแฟเอสเปรสโซ หรือการเลือกรับประทานโดยการประเมินแคลอรี่ที่เกิดขึ้นระหว่างข้าวผัดกับข้าวขาหมู เป็นต้น ซึ่งถ้าเราต้องวิเคราะห์และประเมินทางเลือกตลอดเวลาในทุกกิจกรรม ผมว่าเราอาจบ้าได้

ในเบื้องต้นก่อนแก้ปัญหา เราควรทำความเข้าใจกับคำว่า “ปัญหา” ก่อนว่ามันหมายถึงอะไร “ปัญหา (Problem) หมายถึง ความเบี่ยงเบนของผลดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง (Actual Performance) จากผลดำเนินงานที่ควรจะเป็น (Should Performance)” เช่น รายได้จากการขายต่ำกว่า 2000 ล้านบาท , ของเสียในกระบวนการผลิตเกิน 3%, อัตราการลาออกของพนักงานสูงกว่า 5% เป็นต้น ซึ่งปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นแล้วย่อมสร้างความไม่พอใจกับผู้เกี่ยวข้อง

แต่มีปัญหาอีกประเภทหนึ่งเรียกว่าเป็นปัญหาที่สร้างขึ้นมา มีวัตถุประสงค์เพื่อการพัฒนาศักยภาพของบุคลากร หรือเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการให้ดีขึ้น เช่น การตั้งเป้าหมายยอดขายให้สูงกว่าเดิมที่ทำได้แล้วอีก 10%, การลดของเสียในกระบวนการผลิตจากเกณฑ์ที่ยอมรับแล้วให้เหลือ 0.5% เป็นต้น ซึ่งแท้จริงแล้วความเบี่ยงเบนถูกสร้างขึ้นจากความคาดหวังให้มีผลการปฏิบัติงานสูงขึ้นกว่าเดิมนั่นเอง

ขั้นตอนการแก้ปัญหาและตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

1) ความชัดเจนต่อประเด็นปัญหา (Frame the Issue Properly) เป็นด่านแรกที่จำเป็นและสำคัญที่สุด เราจะไม่สามารถแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือตัดสินใจได้ดี ถ้าเราล้มเหลวกับความชัดเจนต่อประเด็นปัญหา หรืออาจเรียกอีกอย่างว่าไม่สามารถกำหนดกรอบของปัญหาได้เหมาะสม ผมชอบยกตัวอย่างง่าย ๆ สำหรับการเรียนรู้ในหัวข้อนี้คือ การหาของในห้องเก็บของไม่เจอ โดยความชัดเจนต่อประเด็นปัญหาของเรื่องนี้คือ เรากำหนดกรอบของปัญหาว่าเกิดจาก “หลอดไฟเสีย” หรือ “ไม่มีแสงสว่าง” ซึ่งทั้งสองประเด็นปัญหาเป็นสาเหตุที่เกิดขึ้นจริง ๆ ต่อปัญหา

ถ้าเรามีความชัดเจนและเข้าใจประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น การแก้ปัญหาจะส่งผลกระทบต่อเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ถ้าเรากำหนดกรอบของปัญหาคือหลอดไฟเสีย เป้าหมายของการแก้ปัญหาคือการได้หลอดไฟปกติ (ไม่เสีย) แต่ถ้าเรากำหนดกรอบปัญหาคือไม่มีแสงสว่าง เป้าหมายของการแก้ปัญหาคือการมีแสงสว่าง ซึ่งทั้งสองประเด็นมีวิธีการได้มาแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

จากตัวอย่างข้างต้นเราสามารถเทียบเคียงกับปัญหาทางธุรกิจได้เช่นกัน เช่น ปัญหายอดขายต่ำกว่าเป้า 15% ซึ่งจากการวิเคราะห์มีประเด็นปัญหามากมายหลายสาเหตุ ความชัดเจนต่อประเด็นปัญหาจึงมีความสำคัญมาก และในความเป็นจริงของโลกธุรกิจ การกำหนดกรอบปัญหาอาจไม่ได้มีแค่เพียงประเด็นเดียว และประเด็นปัญหาอาจมีภาวะซ้อนทับกันอยู่

2) การพัฒนาทางเลือกแก้ประเด็นปัญหา (Generate Alternatives) หลังจากเรากำหนดกรอบของปัญหาได้อย่างเหมาะสมแล้ว เราต้องสร้างหรือพัฒนาทางเลือกแก้ประเด็นปัญหาดังกล่าว ถ้าเรามีเพียงทางเลือกเดียวมีนัยยะว่าการตัดสินใจครั้งนั้นอาจจะไม่มีใช่การตัดสินใจที่แท้จริงและเหมาะสม จึงจำเป็นต้องสร้างทางเลือกหลาย ๆ ทางเพื่อนำแต่ละทางเลือกมาประเมิน เปรียบเทียบซึ่งกันและกันในมิติต่าง ๆ

3) การประเมินแต่ละทางเลือก (Evaluate the Alternatives) เมื่อได้ทางเลือกที่สมเหตุสมผลแล้ว นำแต่ละทางเลือกมาประเมินถึงความเป็นไปได้ (Feasibility), ความเสี่ยง (Risk), ความเกี่ยวข้องหรือผลกระทบกับส่วนอื่น (Implications), เวลา (Time) และอื่น ๆ โดยปกติแล้วมีเครื่องมือประเมินหลายชนิด เช่น การวิเคราะห์ทางการเงิน (Financial Analysis), เมทริกจำลำดับความสำคัญ (Prioritization Matrix), แผนผังต้นไม้ (Decision Trees)

4) เลือกทางเลือกที่ดีที่สุด (Choose the Best Alternative) เมื่อดำเนินการอย่างเหมาะสมกับแต่ละทางเลือก ขั้นตอนสุดท้ายคือเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด ถ้ากระบวนการคิดแก้ปัญหาเกิดจากบุคคลเดียว การตัดสินใจเลือกวิธีที่ดีที่สุดจะเกิดจากมุมมองของคนหนึ่งคน แต่ถ้ากระบวนการเกิดจากทีม (Cross – Functional Team) ซึ่งเป็นภาวะปกติที่เกิดขึ้นเสมอ มุมมองของการเลือกย่อมมีความแตกต่างกัน ก่อให้เกิดอคติ ความคลุมเครือ และความเห็นที่แตกต่างกันได้ ซึ่งทำให้ยากต่อการตัดสินใจครั้งสุดท้าย ดังนั้นถ้ามีปัญหานี้เกิดขึ้นเราสามารถใช้เครื่องมือมาช่วยแก้ ได้แก่ Catchball, Point – Counterpoint and Intellectual Watchdog

โดยสรุปเราต้องอยู่กับการคิดแก้ปัญหาและตัดสินใจอยู่ตลอดเวลา ทั้งระดับปัญหาที่ไม่ซับซ้อนและไม่ต้องวิเคราะห์เชิงรูปธรรม ไปจนถึงระดับปัญหาทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและต้องการเครื่องมือแก้ปัญหาเชิงรูปธรรม ซึ่งในประเด็นหลังจะช่วยเรื่องการพัฒนาศักยภาพทางความคิดอย่างมีเหตุผลให้กับทีมตัดสินใจ (The decision Team) ได้เป็นอย่างดี

การประเมินทางเลือกในขั้นตอนการแก้ปัญหาหมายถึงอะไร

การสร้างทางเลือกเพื่อตัดสินใจ คืออะไร

สิ่งสําคัญในการแก้ปัญหา คืออะไร

การแก้ปัญหาที่ดีควรคำนึงถึงปัจจัยใด