หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ต้องการใช้ Microsoft Excel ในการทำงาน แต่ว่ายังใช้งานไม่เป็นหรือยังไม่ค่อยมั่นใจในการทำงานด้วย Microsoft Excel นัก คุณมาถูกที่แล้ว เพราะเว็บนี้จะช่วยปูพื้นฐานให้คุณตั้งแต่เรื่องที่คนไม่เคยใช้ Excel มาก่อนก็อ่านได้ ส่วนคนที่เป็นอยู่แล้วอาจได้เทคนิคใหม่ๆ ที่อาจไม่เคยรู้มาก่อนก็ได้ Show
เทคนิค Excel ในบทความนี้ จะมาช่วยรักษาสิ่งที่มีค่ามากๆ ในยุคปัจจุบัน และจะมีค่ามากขึ้นเรื่อยๆ นั่นก็คือ “เวลา” ดังนั้นการทำงานให้เร็ว (และถูกต้อง) ย่อมจะช่วยให้เรามีเวลาไปทำอะไรที่เราอยากทำมากขึ้น ผมเลยถือโอกาสนี้รวบรวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น มาให้เพื่อนๆ ได้อ่านกันครับ
1. ดูข้อมูลสรุปทางสถิติจากจาก Status Bar ด้านขวาล่างบางครั้งเราต้องการบวกเลข นับเลข หรือหาค่าเฉลี่ยเลขคณิต แบบเร็วๆ (โดยไม่ได้จะเอาไปคำนวณต่อ) เราไม่ต้องเขียนสูตรให้เมื่อย แค่ให้ลาก Select ครอบคลุมข้อมูลที่ต้องการ แล้วไปดูที่ Status Bar ที่อยู่ขวาล่าง มันก็แสดงข้อมูลให้เพียบแล้ว Tips : เราเลือกได้ว่าใน Status Bar จะแสดงการสรุปอะไรบ้างโดยให้ลองคลิ๊กขวาที่ Status Bar ด้านล่าง แล้วติ๊กเลือกเอาได้ครับ ว่าจะเอาอะไร เช่น Average, Count, Numerical Count, Maximum, Minimum, Sum 2. หัดใช้ Keyboard คีย์ลัดบ้างการใช้คีย์ลัดช่วยให้เราทำงานได้เร็วมากขึ้นจริงๆ ครับ (และดูเท่มากด้วย!) โดยเฉพาะตัวไหนที่เราใช้บ่อยๆ ให้จำให้ได้เลย สำหรับผมเอง เช่น
สามารถไปดูสรุปคีย์ลัดที่สำคัญ พร้อมวิธีการจำได้ที่ => 3. ใช้ Quick Access Toolbarนอกจากเราจะมี Ribbon มาตรฐานให้ใช้แล้ว เรายังสามารถ Add คำสั่งที่เราใช้บ่อยๆ ไว้ที Quick Access Toolbar ที่อยู่มุมบนซ้ายได้ด้วย รวมถึงสามารถใส่คำสั่งที่ไม่มีใน Ribbon ปกติได้อีกต่างหาก และที่สำคัญยังใช้ร่วมกับคีย์ลัด ปุ่ม Alt+1, Alt+2 …. (ไปเรื่อยๆ) ได้อีกด้วย สามารถดูวิธีเพิ่มปุ่มลงใน Quick Access Toolbar ได้ที่ => https://www.thepexcel.com/quick-access-toolbar/ 4. ใช้ Defined Name ในการอ้างอิงสูตรการตั้งชื่อให้ Cell หรือ Range มีข้อดีหลายอย่าง เช่น
วิธีตั้งชื่อ Definced Name ให้ Cell หรือ Range
วิธีบริหารจัดการชื่อ ให้ไปที่ Ribbon Formula => Name Manager (หรือกด Ctrl + F3) 5. สร้าง Custom List เพื่อช่วย Auto Fill / Sortบางทีเราต้องการให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูลให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น A-Z หรือ ก-ฮ แต่เชื่อหรือไม่ว่า Excel ทำไม่ได้ เพราะมันไม่รู้จัก List พวกนี้ (ไม่เข้าใจมันจริงๆ ว่าทำไมแค่นี้ไม่รู้จัก…) แต่ไม่ต้องกลัวไป เราสามารถสอนให้ Excel รู้จัก List ที่เรากำหนดเองได้ เพื่อให้มัน Autofill และ Sort ตาม List ที่เรากำหนดเป็นด้วย (เลือกได้ใน Sort Option ว่าจะ Sort Order ตาม อะไร) วิธีการสร้าง Custom List
6. เรียนรู้ Function ให้มากขึ้นExcel มีฟังก์ชั่นเยอะแยะมากมาย
ซึ่งบางฟังก์ชั่นออกแบบมาให้เราทำงานได้ง่ายมากๆ ถ้าเรารู้จักใช้มัน ที่ผมเจอบ่อย คือ บางทีเราต้องการจะเอาผลลัพธ์แต่ละช่องมาคูณกัน แต่คูณกันหลายตัวมาก… บางคนไม่รู้จักฟังก์ชั่น PRODUCT ก็จะจับคูณกันตามปกติ แต่ถ้าหากรู้จักฟังก์ชั่นนี้ ก็จะพบว่าสามารถลากทั้งแถบได้เลย เช่น นี่แค่ฟังก์ชั่นเดียวนะ แล้วลองคิดดูว่าเราอาจเผลอทำอะไรถึกๆ โดยไม่จำเป็นอยู่เยอะแยะแค่ไหนครับ! (เช่น ฟังก์ชั่นคล้ายๆกับแบบนี้ก็มี SUMPRODUCT อีก ที่เอาไว้คูณแต่ละคู่อันดับแล้วจับมาบวกกัน) ดังนั้นถ้าเริ่มรู้สึกว่าตัวเองถึกแปลกๆ ให้ลอง Google หาคำตอบดูก่อน เผื่อมีคนเจอปัญหาแบบเดียวกับเราแล้วเจอทางแก้ไขแบบง่ายๆ แล้วนะครับ 7. ใช้ Picture Link ช่วยตรวจผลกระทบที่ช่องปลายทางเวลาต้องการตรวจผลกระทบต่อการกรอกข้อมูลช่องนึงไปยังอีกช่องนึง (โดยเฉพาะช่องที่อยู่ไกลๆ) เราสามารถใช้ Picture Link มาช่วยได้ (มีตั้งแต่ Excel 2007 ขึ้นไป) โดย
8. ใช้ Paste Column Widths แทนการนั่งปรับความกว้างของคอลัมน์เองผมเคยเจอบางท่านนั่งจัดความกว้างของคอลัมน์ใน Excel ให้เท่ากับต้นฉบับ ซึ่งบางคนนั่งจัดได้เป๊ะมาก น่านับถือในความพยายามยิ่งนัก! แต่ผมจะบอกว่ามันไม่จำเป็นเลย ในเมื่อเราสามารถ Copy แม้แต่ความกว้างของคอลัมน์ได้ วิธีการ
9. Lock Format Painter เอาไว้ เพื่อให้ Paint ช่องปลายทางได้ทีละหลายๆ รอบผมคิดว่าหลายๆ ท่านคงเคยใช้ Format Painter กันบ้างแล้ว แต่ไม่แน่ใจว่าเวลาสมมติอยากจะ copy format จากช่องนึง ไป Paste ยังช่องปลายทาง หลายๆ ช่องที่ไม่ติดกัน เพื่อนๆ ทำยังไง ถ้าคนไม่รู้เทคนิค อาจใช้วิธี เลือกช่องต้นฉบับ … แล้วกดปุ่ม Format Painter 1 ที… แล้วกดช่องปลายทาง 1 ที… จากนั้น เริ่มใหม่ ไปที่ช่องต้นฉบับ อีกที painter อีกที ปลายทางอีกที…ไปเรื่อยๆ.. ซึ่งเสียเวลามากครับ!! วิธีที่ดีกว่าคือ
10. ทำงานใน Excel แล้วค่อยใช้ Copy ไป Paste as Link ลงที่อื่นเมื่อมีการทำข้อมูลเป็นตาราง มีการคำนวณ หรือมีกราฟ ผมแนะนำให้ใช้ Excel ทำงาน แล้วค่อย Copy เป็น Link ไปยัง MS Word หรือ PowerPoint ปลายทางแทน เหตุผล :
วิธี Copy ไป Paste เป็น Link :
ป็นอย่างไรบ้างครับกับ รวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น ถ้าเพื่อนๆ มีเทคนิคอื่นๆ จะแชร์ก็สามารถ comment ไว้ได้ หรือจะไปพูดคุยกันใน inwexcel Facebook Page ก็ได้นะครับ ในตอนต่อไป ผมจะมาแชร์ รวม 5 เทคนิคการเขียนสูตรใน Excel ที่คุณอาจยังไม่รู้มาก่อน! ใครสนใจ คลิ๊กเลยครับ ^^ แชร์ความรู้ให้เพื่อนๆ ของคุณ |