การสร้างแบบสอบถาม
1. แบบสอบถามคิวรี่ "query" คืออะไร
แบบสอบถามคิวรี่ "query" หมายถึง การกระทาที่สั่งให้ฐานข้อมูลแสดงข้อมูลเฉพาะที่เราต้องการตามแบบสอบถามหรือ คิวรี่เท่านั้น เป็นการกรองหรือดึงข้อมูลเฉพาะส่วนที่เราต้องการทราบมาดู มาแสดงเท่านั้น ซึง Query นั้นมีอยู่ด้วยกันหลายชนิด ดังนี้ ่
1. Select Query
เป็น Query ที่ใช้ในการแสดงข้อมูล โดยสามารถแสดงได้ทั้งแบบตารางเดียว หรือหลายตารางก็ได้
2. Crosstab Query
เป็น Query ที่ใช้ในการคานวณ และแสดงโครงสร้างแบบ 2 มิติ ซึ่งสามารถนามาใช้เปรียบเทียบ ดูแนวโน้มของข้อมูล เช่น การแสดงยอดขายสินค้าในแต่ละเดือน เป็นต้น
3. Action Query
เป็น Query ที่ใช้สร้าง หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางมีอยู่ด้วยกัน 4 ชนิด ได้แก่
- Make Table Query เป็น Query ที่ใช้ในการสร้างตาราง
- Update Query เป็น Query ที่ใช้ในการปรับปรุงข้อมูล
- Append Query เป็น Query ที่ใช้ในการเพิ่มเรคคอร์ดลงไปต่อจากเรคคอร์ดสุดท้ายที่มีอยู่
- Delete Query เป็น Query ที่ใช้ในการลบข้อมูล
4. Parameter Query
เป็น Query ที่มีการแสดงไดอะล็อกบ็อกซ์โต้ตอบ ซึ่งต้องมีการใส่ค่าพารามิเตอร์ เพื่อสอบถามข้อมูลจากผู้ใช้งาน
5. SQL Query เป็น Query ที่สร้างขึ้นจากภาษา SQL เพื่อใช้ปรับปรุง และพัฒนาฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
2. การกาหนดเงื่อนไขการค้นหาข้อมูล Query ใน Access 2010
เป็นการสร้างความสะดวกในการใช้งาน Query ด้วยการกาหนดเงื่อนไข และตัวดาเนินการ ซึ่งตัวดาเนินการ ที่ใช้ก็มีหลายประเภทด้วยกัน ได้แก่
2.1 เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ
< น้อยกว่า
<= น้อยกว่าหรือเท่ากับ
> มากกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ
= เท่ากับ < > ไม่เท่ากับ
2.2 เครื่องหมายในการคานวณ
+
บวก - ลบ
* คูณ / หาร
2.3 ตัวกระทาค่าทางตรรกะ
And (&&) เลือกเรคคอร์ดเมื่อเงื่อนไขทั้งสองเป็นจริง
Or (||)
เลือกเรคคอร์ดเมื่อเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งเป็นจริง
Not ( ! ) กลับเงื่อนไขเป็นตรงข้าม
2.4 ตัวกระทาเพื่อเลือกข้อมูลเป็นกลุ่ม
like “ข้อมูล” = หาข้อมูลทั้งหมดที่ตรงตามที่กาหนดใน “ข้อมูล”
between ข้อมูล1 And ข้อมูล2 = หาข้อมูลที่อยู่ช่วงข้อมูล 1 และข้อมูล 2
ln (ข้อมูล1,ข้อมูล2,…..)
= หาข้อมูลเฉพาะที่ตรงกับที่ระบุในวงเล็บ
2.5 อักขระตัวแทน
* แทนอักษรหรือตัวเลขใด ๆ ก็ได้ กี่ตัวก็ได้
? แทนอักษรหรือตัวเลขใดๆ ก็ได้ 1 ตัว ณ ตาแหน่งนั้น
# แทนตัวเลขอะไรก็ได้ 1 ตัว ณ ตาแหน่งนั้น
[ ] แทนช่วงอักษรหรือตัวเลขที่อยู่ในวงเล็บ
! แทนตัวอักษรหรือตัวเลขนอกเหนือที่ระบุ
2.6 ตัวอย่างการกาหนดเงื่อนไข
จากตาราง Query สินค้าด้านบนจะกาหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลได้ดังนี้
ให้ค้นหารายการสินค้าที่มีราคามากกว่า 900 จะทาได้ดังนี้
1) คลิกเลือก มุมมอง (View) > มุมมองออกแบบ (Design View)
2) พิมพ์ >900 ลงไปที่ฟิลด์จานวน
3) คลิกเลือก เรียกใช้ (Run)
4) ข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่กาหนดก็จะแสดงขึ้นมา
3. การสร้าง Query ด้วย Query Wizard ใน Access 2010
1) คลิกแท็บ สร้าง
(Create)
2) คลิกเลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)
3) คลิกปุ่ม ตกลง (OK)
4) เลือกข้อมูลที่จะสร้างเป็น Query
5) คลิกปุ่ม >
6) คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)
7) คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น (Finish)
8) Query ก็จะถูกสร้างขึ้นมา
4. การสร้าง Query ในมุมมอง Design ของ Access 2010
การสร้าง Query ด้วยวิธีนี้
ผู้สร้างกาหนดรายละเอียด และเงื่อนไขของ Query ทั้งหมด ทาให้ได้Query ที่เหมาะสมกับการใช้งานมากที่สุด ซึ่งการสร้าง Query ในมุมมอง Design นั้น ทาได้โดย
1) คลิกแท็บ สร้าง (Create)
2) คลิกเลือก ออกแบบ แบบสอบถาม (Query Design)
3) คลิกแท็บ ตาราง (Tables)
4)
คลิกเลือกตารางข้อมูลที่ต้องการนามาใช้งาน
5) คลิกปุ่ม เพิ่ม (Add) เมื่อเพิ่มเสร็จ คลิกปุ่ม ปิด (Close)
6) ลากชื่อฟิลด์มาวางลงในช่อง เขตข้อมูล (Field)
7) คลิกเลือกรูปแบบการจัดวางข้อมูล
8) คลิกไอคอน บันทึก (Save)
9) กาหนดชื่อ Query
10) คลิกปุ่ม ตกลง (OK)
5. การใช้ฟังก์ชันใน Query ของ Access 2010
ฟังก์ชันเป็นรูปแบบการคานวณของโปรแกรมที่จะช่วยสร้างความสะดวกในการสร้าง Query โดยฟังก์ชันจะแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท ดังต่อไปนี้
ตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชัน
ให้คานวณหาจานวนสินค้าทั้งหมดในรายการ ซึ่งการคานวณดังกล่าวมีขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1) คลิกแท็บ สร้าง (Create)
2) คลิกเลือก ออกแบบ แบบสอบถาม (Query Design)
3) คลิกเลือกตารางข้อมูลที่ต้องการ
4) คลิกปุ่ม เพิ่ม (Add)
เมื่อเลือกเสร็จแล้วกด ปิด (Close)
5) ดับเบิลคลิกเลือกฟิลด์ในเขตข้อมูลที่ต้องการ
6) คลิกเลือก ผลรวม (Totals)
7) กาหนดฟังก์ชันการคานวณที่ต้องการไปในช่อง ผลรวม (Total)
8) คลิกเลือก เรียกใช้ (Run)
9) ผลการค้นหาก็จะแสดงขึ้นมา
ตัวอย่างการสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย
จากฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ให้เราคลิกที่ สร้าง
จากนั้นคลิก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม บนหน้าต่างวินโดว์ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง
จะเข้าสู่ขั้นตอนของการ แสดงฟิลด์ที่เราต้องการ ตามตัวอย่างให้เลือกเอา firstname และ lastname สองตัวก่อน จากนั้นคลิก ถัดไป จากนั้นก็คลิก เสร็จสิ้น และเปิดดูผลงาน
เราควรจะได้ผลการแสดงตามตัวอย่างด้านล่าง คือแสดงข้อมูลคล้ายๆ กับฐานข้อมูลตารางของเรา แต่จะต่างกันที่มันจะแสดงแค่ 2 รายการตามที่เรากาหนดไว้ในแบบสอบถามนั้นเองคือ ชื่อกับนามสกุล
สำหรับขั้นตอนนี้ จะเป็น การ Modify หรือเรียนรู้วิธีการปรับแต่งแบบสอบถามที่เจาะจงมากขึ้น ง่ายๆ ในฐานข้อมูล มีคนที่ชื่อว่า อานาจ อยู่หลายคนด้วยกันที่ซ้าๆกัน เราจะมาลองกาหนดแบบสอบถามให้แสดงเฉพาะคนที่ชื่อ อานาจกันครับ คลิกขวาที่แบบสอบถาม จากนั้นไปที่ มุมมองออกแบบ ครับ
ในขั้นตอนนี้ ในช่อง เกณฑ์ ให้เราพิมพ์คาว่า "อานาจ" จากนั้นให้เราเพิ่มฟิลด์ Student_ID เพิ่มขึ้นมาอีก ตามตัวอย่าง
ตรวจสอบผลงานของเรา โดยคลิกที่มุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าไม่ผิดพลาดเราจะได้ฐานข้อมูลที่ดึงมาแสดงเฉพาะคนที่ชื่อ อานาจ เท่านั้น และมีฟิลด์ที่เพิ่มขึ้นมาจากเดินคือ Student_ID ครับที่มาจาก
ขอบคุณวิดีโอจาก ILLuSioN Chanel