หลักการพื้นฐานของโครงสร้างองค์การ
โครงสร้างองค์การ (Organization Structure) ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ส่วน คือ
- ความสัมพันธ์ของการรายงานอย่างเป็นทางการ จำนวนของระดับสายการบังคับบัญชา (Hierarchy) ขนาดของการควบคุม (Span of Control) ของผู้จัดการและหัวหน้างาน
- การรวมคนเข้าด้วยกันเป็นแผนกงาน รวมแผนกงานให้เป็นองค์การ
- การออกแบบระบบต่างๆ เพื่อให้มีการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิผล มีการประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ
โครงสร้างองค์การดูได้จากแผนภูมิองค์การ (Organization Chart) มีประโยชน์ คือ
- ทำให้เข้าใจว่าองค์การดำเนินการอย่างไร
- เห็นส่วนต่างๆ ขององค์การ
- เห็นส่วนต่างๆขององค์การมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
- แต่ละตำแหน่งและแผนกสอดคล้องกับองค์กรโดยภาพรวมอย่างไร
ใน ปลายศตวรรษที่ 19 และต้นศตวรรษที่ 20 องค์การกำหนดโครงสร้างในแนวตั้ง ส่วนในศตวรรษที่ 21 เป็นโครงสร้างในแนวนอน เน้นทำงานเป็นทีม เป็นกระบวนการ
ทรรศนะเกี่ยวกับโครงสร้างองค์การพิจารณาจากการประมวลผลสารสนเทศ
เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายโดยรวม ต้องออกแบบองค์การให้สารสนเทศ (Information Processing) กระจายไปทั้งแนวตั้งและแนวนอน
กลไกในแนวตั้งมีการควบคุม เน้นประสิทธิภาพ ในขณะที่การเชื่อมโยงในแนวนอนออกแบบให้มีการประสานงานและร่วมมือ โดย เน้นเรื่องการเรียนรู้
ลักษณะองค์การ | องค์การแนวตั้ง | องค์การแนวนอน |
จุดมุ่งเน้น | เน้นประสิทธิภาพและการควบคุม | เน้นการเรียนรู้ |
เน้นภาระหน้าที่เฉพาะด้าน | ภาระหน้าที่ร่วมกัน | |
สายการบังคับบัญชา กฎเกณฑ์มาก | ลดสายการบังคับบัญชาและกฎเกณฑ์ให้อำนาจแก่ผู้ปฏิบัติหน้าที่ (Empowerment) | |
การติดต่อสื่อสาร และระบบรายงานในแนวตั้ง | การติดต่อสื่อสารในแนวนอน แบบตัวต่อตัว (Face to Face) | |
คณะทำงาน หรือผู้ประสานงาน มีน้อย | คณะทำงานมีมาก | |
การตัดสินใจแบบรวมอำนาจ | การตัดสินใจแบบกระจายอำนาจ | |
การเชื่อมโยงสารสนเทศ | เน้นการประสาน กิจกรรมต่างๆ ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้ปฏิบัติงานระดับล่าง โดยถูกออกแบบเพื่อควบคุมองค์การ | การเชื่อมโยงสารสนเทศในแนวนอน การติดต่อ สื่อสารและประสานงานโดยข้ามแผนกงานทำให้ผู้ปฏิบัติงานมีโอกาสประสานกันให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ |
กลไกของการเชื่อมโยง | สายการบังคับบัญชา | ระบบสารสนเทศ |
กฎเกณฑ์และแบบแผน | การติดต่อโดยตรง | |
ระบบสารสนเทศแนวตั้ง | คณะทำงาน | |
ผู้ประสานงานเต็มเวลา |
องค์การในศตวรรษที่ 21 เป็นรูปแบบองค์การในแนวนอน (Horizontal Corporation) ซึ่ง เน้นความพึงพอใจของลูกค้า สนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานมีอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ลดอำนาจสายการบังคับบัญชาลง ซึ่งบริษัทที่มีชื่อเสียงในอเมริกา เช่น Motorola, General Electric ได้เริ่มใช้แนวคิดนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพโดยมุ่งเน้นที่ลูกค้าและขจัดความสิ้นเปลืองภายในองค์การลง
ทางเลือกของการออกแบบองค์การ การออกแบบโครงสร้าง เกี่ยวข้องกับ 3 ประเด็น คือ
- กิจกรรมของงานที่จำเป็น
- ความสัมพันธ์ของการรายงาน
- การจัดรวมกลุ่มแผนกงาน ซึ่งแบ่งได้เป็น
- การจัดรวมกลุ่มแผนกงานตามหน้าที่ (Functional Grouping)
- การจัดรวมกลุ่มแผนกงานตามส่วนงาน (Divisional Grouping)
- การจัดรวมกลุ่มแผนกงานจุดเน้นหลากหลาย (Multifocused Grouping)
- การจัดรวมกลุ่มแผนกงานในแนวนอน (Horizontal Grouping)
การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบเน้นหน้าที่ เน้นผลิตภัณฑ์ และเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์
- โครงสร้างแบบแบบเน้นหน้าที่ (Functional Structure)
การ รวมกลุ่มเป็นแผนกงานตามหน้าที่ และตามผลิตภัณฑ์ เป็นวิธีการออกแบบโครงสร้างองค์การที่ธรรมดาที่สุด มองที่กิจกรรมต่างๆ ถูกนำมารวมเข้าด้วยกันตามหน้าที่จากระดับล่างไปสู่ระดับบน
จุดแข็ง | จุดอ่อน |
เกิดความประหยัดภายในแผนกงานตามหน้าที่ | โต้ตอบอย่างช้าต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม |
สามารถพัฒนาความรู้ ความชำนาญในเชิงลึก | มีสายการบังคับบัญชามาก ทำให้การตัดสินใจอยู่ที่ระดับบน |
องค์การสามารถบรรลุเป้าหมายตามหน้าที่ | การประสานงานระหว่างแผนกงานไม่ดี |
เหมาะสมสำหรับองค์การที่มีผลิตภัณฑ์อย่างเดียว หรือมีไม่กี่ผลิตภัณฑ์ | การสร้างนวัตกรรมน้อย เพราะเน้นแผนกตัวเอง |
มุมมองแคบจำกัดเน้นเฉพาะหน้าที่ |
- โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่และมีการเชื่อมโยงในแนวนอน
องค์การ ทีประสบความสำเร็จในปัจจุบัน ใช้โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่ และมีการเชื่อมโยงในแนวนอน โดยใช้ระบบสารสนเทศ มีการติดต่อโดยตรงระหว่างแผนกงานต่างๆ มีผู้ประสานงานเต็มเวลา มีผู้จัดการโครงสร้างและคณะทำงานหรือทีม ในองค์การที่ไม่เน้นผลกำไรยอมรับความสำคัญของการเชื่อมโยงในแนวนอน
- โครงสร้างแบบเน้นผลิตภัณฑ์ (Product Structure)
โครงสร้างแบบเน้นส่วนงาน (Divisional Structure) บางครั้งเรียกว่า โครงสร้างแบบเน้นผลิตภัณฑ์ (Product Structure) หรืออาจเรียกว่า หน่วยธุรกิจเชิงกลยุทธ์ หรือ SBU (Strategic Business Units)
SBU มีลักษณะสำคัญ เป็นการรวมกลุ่มโดยขึ้นอยู่กับผลผลิต (Outputs) จะจัดกลุ่มสินค้าหรือบริการที่มีความใกล้เคียงกันเข้าเป็นฝ่าย (Division) และหลายๆ ฝ่ายก็รวมตัวเป็น SBU โดยมีหลักสำคัญ คือ การกระจายอำนาจทางการบริหารและการตัดสินใจให้เป็นไปตามกลยุทธ์
จุดแข็ง | จุดอ่อน |
เหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในสภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอน | เกิดความสิ้นเปลืองในการใช้ทรัพยากร |
ทำให้ลูกค้าพึงพอใจ เพราะมีความรับผิดชอบในผลิตภัณฑ์มีความชัดเจนที่ลูกค้าจะติดต่อด้วย | นำไปสู่การประสานงานที่ไม่ดีระหว่างสายผลิตภัณฑ์ |
มีการประสานงานในระดับสูง ระหว่างหน้าที่ต่างๆ ภายในผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ | ขจัดสมรรถฐานเชิงลึก(IN – Depth Competence) และ ความชำนาญเฉพาะด้านทางเทคนิค |
ส่วนงานสามารถปรับตัวให้เข้ากับความแตกต่างในผลิตภัณฑ์ภูมิภาคและลูกค้า | มีความยากลำบากในการเชื่อมโยง และทำให้เป็นมาตรฐานระหว่างสายผลิตภัณฑ์ |
เหมาะสมในองค์การขนาดใหญ่ที่มีหลายผลิตภัณฑ์ | |
มีการกระจายอำนาจ |
- โครงสร้างแบบเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์ (Geographic Structure)
เป็น โครงสร้างแบบเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์ โดยพิจารณาที่ผู้ใช้หรือลูกค้า ในแต่ละภูมิภาคของประเทศ ลูกค้าอาจมีรสนิยมและความต้องการที่ต่างกัน ในแต่ละพื้นที่ภูมิศาสตร์ ประกอบด้วยหน้าที่ต่างๆ ที่จะผลิตและการตลาดในภูมิภาคนั้นๆ
จุด แข็งและจุดอ่อนของโครงสร้างแบบเน้นพื้นที่ภูมิศาสตร์ เหมือนกับโครงสร้างแบบเน้นผลิตภัณฑ์ องค์การสามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของแต่ละภูมิภาค และผู้ปฏิบัติงานระบุเป้าหมายระดับภูมิภาคมากกว่าระดับชาติ เน้นการประสานงานภายในมากกว่าการเชื่อมโยงข้ามภูมิภาคหรือระดับชาติ
- โครงสร้างแบบเมตริกซ์ (Matrix Structure)
เป็นโครงสร้างที่เน้นทั้งหน้าที่ (Functional) และผลิตภัณฑ์ (Product) ในเวลาเดียวกันหรือผลิตภัณฑ์และพื้นที่ภูมิศาสตร์ (Geographic) ในเวลาเดียวกัน ถูกนำมาใช้เมื่อองค์การต้องการบรรลุเป้าหมายโดยเน้นที่ความชำนาญทางเทคนิค และนวัตกรรมการเปลี่ยนแปลงในผลิตภัณฑ์
จุดแข็ง | จุดอ่อน |
ทำให้มีการประสานงาน | ผู้ปฏิบัติต้องเกี่ยวข้องกับอำนาจหน้าที่ 2สาย เกิดความสับสน |
มีการแบ่งสรรทรัพยากร | ต้องมีความชำนาญด้านบุคคล และผ่านการฝึกอบรมเป็น อย่างดี |
เหมาะสมกับการตัดสินใจที่สลับซับซ้อน | มีการประชุมบ่อย ใช้เวลา |
ให้โอกาสที่จะพัฒนาความชำนาญตามหน้าที่และผลิตภัณฑ์ | โครงสร้างนี้จะใช้ไม่ได้ถ้าผู้มีส่วนร่วมไม่เข้าใจ และยอมรับความสัมพันธ์ในฐานะเพื่อนร่วมกันมากกว่า |
เหมาะสมกับองค์การขนาดกลางที่มีผลิตภัณฑ์หลากหลาย | ความสัมพันธ์ในแนวตั้ง |
ใช้ความพยายามอย่างมาก ทำให้อำนาจหน้าที่จากส่วนงานหน้าที่และส่วนงานผลิตภัณฑ์สมดุลกัน |
- โครงสร้างแนวนอน (Horizontal Structure)
การจัดองค์การสมัยใหม่ เป็นโครงสร้างแนวนอน ซึ่งเน้นกระบวนการ ซึ่งมีลักษณะสำคัญดังนี้
- โครงสร้างถูกกำหนดขึ้น จากกระบวนการหลักระหว่างหน้าที่ต่างๆ มากกว่าภาระหน้าที่ (Tasks) หน้าที่ (Functional) หรือ พื้นที่ภูมิศาสตร์ ขอบเขตระหว่างแผนกงานถูกขจัดทิ้งไป
- ทีมมีการชี้นำด้วยตนเอง (Self Directed Teams)
- เจ้าของกระบวนการรับผิดชอบในแต่ละกระบวนการ
- คนในทีมได้รับมอบในเรื่องความชำนาญ เครื่องมือ การจูงใจ และอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ
- ทีมมีอิสระที่จะคิดอย่างสร้างสรรค์
- ลูกค้าเป็นตัวผลักดันองค์การในแนวนอน
- วัฒนธรรม องค์การเน้นการเปิดเผย ไว้วางใจ ร่วมมือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ให้อำนาจแก่ผู้ปฏิบัติงาน ความรับผิดชอบ และความเป็นอยู่ที่ดี
จุดแข็ง | จุดอ่อน |
สนับสนุนความยืดหยุ่นและโต้ตอบอย่างรวดเร็วต่อความต้องการของลูกค้า | การกำหนดกระบวนหลักเป็นเรื่องยาก และใช้เวลา |
มุ่งให้ผู้ปฏิบัติงานทุ่มความสนใจไปที่ผลิตภัณฑ์และสร้างคุณค่าให้ลูกค้า | ต้องมีการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมการออกแบบงาน ปรัชญาการบริหารระบบสารสนเทศ และระบบการให้รางวัล |
เป้าหมายขององค์การกว้างขึ้น | ผู้จัดการในโครงสร้างแบบเดิมอาจคัดค้าน เพราะต้องเสียอำนาจ |
ปรับปรุงคุณภาพชีวิตเพื่อผู้ปฏิบัติงาน ให้โอกาสในการ มีส่วนร่วม และรับผิดชอบต่อผลที่ได้ | ต้องมีการฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงานและทำงานเป็นทีม |
เป็นข้อจำกัดการพัฒนาความชำนาญเชิงลึก |
โครงสร้างแบบผสม (Hybrid Structure)
สภาพ แวดล้อมทางธุรกิจที่ซับซ้อนในปัจจุบัน ทำให้องค์การต่างๆ ใช้โครงสร้างแบบผสม โดยใช้จุดแข็งของแต่ละโครงสร้างให้เกิดประโยชน์ และหลีกเลี่ยงจุดอ่อนของแต่ละโครงสร้าง
โครงสร้างแบบผสมที่ถูกนำมาใช้กันมาก คือ
- โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่และเน้นผลิตภัณฑ์
- โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่และโครงสร้างแนวนอน
การออกแบบโครงสร้าง : การนำไปใช้
โครงสร้างถูกกำหนดโดยสภาพแวดล้อม กลยุทธ์และเป้าหมาย วัฒนธรรม เทคโนโลยี และขนาดองค์การ
การจัดวางโครงสร้างองค์การ (Structural Alignment)
การ ออกแบบโครงสร้างขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การ โครงสร้างแบบเน้นหน้าที่เหมาะสำหรับองค์การที่ต้องการให้มีการประสานงานตาม สายการบังคับบัญชาแนวตั้ง และเป้าหมายเน้นในเรื่องประสิทธิภาพ โครงสร้างแนวนอนเหมาะสำหรับองค์การที่ต้องการให้มีการประสานงานระหว่าง หน้าที่ต่างๆ เพื่อให้บรรลุการสร้างนวัตกรรม และสนับสนุน การเรียนรู้
อาการ ที่บ่งบอกว่าโครงสร้างองค์การไม่มีประสิทธิภาพ คือ ตัดสินใจล่าช้า และไม่มีคุณภาพ ไม่โต้ตอบต่อสภาพแวดล้อม(ลูกค้า)ที่กำลังเปลี่ยนแปลง และมีความขัดแย้งมาก
ที่มา/////masterclub.multiply.com/journal/item/10/10