รูปแบบการจัดการสำนักงาน
มี 3 รูปแบบ คือ สำนักงานรวม สำนักงานแบบกระจายงาน และสำนักงานแบบประสม
สำนักงานเป็นสถานที่ทำการของหน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชน กิจกรรมทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการติดต่องานใด ๆ ก็จะต้องติดต่อกับสำนักงานทั้งสิ้น ดังนั้นสำนักงานจึงเป็นศูนย์รวมของงานทุกชนิดโดยเฉพาะงานด้านธุรการ ที่สำคัญยิ่งก็คือ งานด้านเอกสาร และการบริหารสำนักงาน ตามความเห็นของ เจ ซี เด็นเยอร์ (J.C.Denyer) การบริหารสำนักงานเป็นการใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ เพื่อนำเอาทรัพยากรบริหารที่ประกอบด้วย คน เงิน วัสดุสิ่งของ และการจัดการมาใช้เป็นกลไกในการปฏิบัติงาน ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของหน่วยงานขึ้นอยู่กับคุณภาพในการบริหารงาน ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องคำนึงถึงปัจจัยภายในและภายนอกหน่วยงานเพื่อหาวิธีการทำอย่างไรจึงจะให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ
คำจำกัดความของคำว่า “สำนักงาน”
1) หมายถึงอาคารสำนักงาน รวมถึงตัวอาคารหรือส่วนใดส่วนหนึ่งของอาคาร การใช้งานส่วนใหญ่หรือทั้งหมดในฐานะที่เป็นสำนักงานหรือวัตถุประสงค์ในการทำงาน
2) หมายถึงวัตถุประสงค์ของสำนักงาน รวมถึงวัตถุประสงค์ในการบริหารงาน งานบุคลากร การจัดการด้านการเงิน การโทรศัพท์ และโทรเลข
3) หมายถึงงานเอกสารต่าง ๆ รวมถึง งานขีดเขียน งานบัญชี คัดแยกเอกสาร จัดเก็บเอกสาร งานพิมพ์ดีด งานถ่ายเอกสาร การใช้เครื่องคำนวณ การวาดรูป และการจัดเตรียมงานด้านสารบรรณเพื่องานจัดพิมพ์เอกสารหนังสือต่าง ๆ
หน้าที่ของสำนักงาน ย่อมขึ้นอยู่กับการจัดเตรียมบริการด้านต่าง ๆ ทั้งที่เกี่ยวกับการสื่อสารและการบันทึกข้อมูล รวมทั้งรายละเอียดต่าง ๆ ต่อไปนี้
1) เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลข่าวสาร (เช่นว่า ข้อเสนอ ตารางเวลา คำสั่งต่าง ๆ เป็นต้น)
2) เพื่อบันทึกข้อมูลข่าวสาร (เช่น วัสดุสำนักงาน ราคา ข้อมูลบุคลากร เป็นต้น)
3) เพื่อการจัดเตรียมข้อมูล (เช่น จัดทำต้นทุน บัญชี สถิติ เป็นต้น)
4) เพื่อการให้ข้อมูล (เช่น ออกใบส่งของ ประมาณการ เป็นต้น)
5) เพื่อความปลอดภัยของทรัพย์สิน (เช่น การรักษาเงินสด สินค้า เอกสารสำคัญ เป็นต้น) ในแง่นี้การมีประกันภัยที่พอเพียงย่อมเป็นสิ่งที่มีความสำคัญยิ่ง
หน้าที่ของสำนักงานในทางธุรกิจ
1) โดยปกติแล้วมีความสำคัญรองลงมาจากด้านวัตถุประสงค์หลัก (ฐานราก) ของธุรกิจ (เช่นการผลิตในโรงงานมีความสำคัญในลำดับต้นก่อนการบริหารสำนักงาน)
2) เป็นส่วนที่เติมต่อฐานรากให้สมบูรณ์ ดังนั้นจึงมีความสำคัญยิ่งที่จะทำให้โรงงานทำงานได้นานยิ่งกว่าเดิมด้วยบริการสำนักงานในด้านการประเมินและจ่ายค่าแรง หรือการจัดการจ่ายค่าวัตถุดิบต่าง ๆ เป็นต้น
3) ทำหน้าที่ควบคุมปัจจัยในการผลิต โดยเฉพาะในด้านการบริหารจัดการ บุคลากรและการควบคุมงบประมาณ
แนวทางการบริหารสำนักงานให้เกิดประสิทธิภาพ
1) วัตถุประสงค์ สิ่งสำคัญประการหนึ่งก็คือการกำหนดวัตถุประสงค์ของสำนักงานหรือส่วนใดส่วนหนึ่งของสำนักงาน
2) องค์กร คือการจัดการในด้านบุคลากร การจำแนกตำแหน่งหน้าที่ของบุคลากร
3) วิธีการ (ระบบ) คือลำดับของการปฏิบัติงานและสิ่งที่ต้องจัดทำ จัดทำที่ไหน ภายในกรอบเวลาที่กำหนด
4) บุคลากร จะเกี่ยวข้องกับการจัดจ้าง การกำหนดตำแหน่งหน้าที่ การฝึกอบรม ขวัญและกำลังใจ การปรับปรุงตำแหน่งหน้าที่ และการลดพนักงาน
5) สภาพแวดล้อม รวมไปถึงตัวอาคารสำนักงาน การจัดวางผังอาคาร แผนกต่าง ๆ และสภาพต่าง ๆ ที่สามารถมองเห็นได้
6) อุปกรณ์ รวมถึงเครื่องมือเครื่องใช้เพื่อช่วยในการปฏิบัติงานในสำนักงาน
งานของผู้บริหารสำนักงาน งานหลัก ๆ ของผู้บริหารสำนักงานก็คือการผู้นำและควบคุมสำนักงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ด้วยประสิทธิภาพสูงสุด คำว่า “ประสิทธิภาพ” ย่อมเกี่ยวพันกับปริมาณและคุณภาพของงานและบริการต่าง ๆ ในเวลาที่กำหนด โดยประหยัดทรัพยากรและด้วยการมีมนุษยสัมพันธ์อันดีต่อบุคลากร เป็นต้น
ในหน่วยงานเล็ก ๆ ผู้บริหารสำนักงานยังทำหน้าที่หัวหน้าสำนักงานอีกด้วย ถึงแม้ว่า “หัวหน้า” อาจจะไม่ใช่ตำแหน่งผู้บริหารก็ตาม
หัวหน้าสำนักงาน หัวหน้าสำนักงานคือบุคคลผู้ซึ่งทำหน้าที่ควบคุมดูแลงานสำนักงานทั้งหมด หรือส่วนหนึ่งส่วนใดของงานสำนักงาน จึงต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในวิชาชีพการบริหารสำนักงานเป็นอย่างดี ตำแหน่งนี้อยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้บริหารสำนักงาน
1. งานหลัก
1) ให้คำปรึกษาแนะนำ
2) ชักจูง ฝึกอบรมและควบคุมบุคลากร
3) เสริมสร้างให้เกิดให้มนุษยสัมพันธ์อันดีกับบุคลากร
2. งานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน
1) วางแผนงานในหน่วยงาน
2) การบริหารงานบุคคล
3) บริหารงานเอกสารต่าง ๆ
4) ประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ
5) กระจายภาระงานอย่างยุติธรรม
6) พัฒนาและนำเอาวิธีการใหม่ ๆ มาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของงาน
3. หน้าที่ต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
1) ให้การฝึกอบรมบุคลากร
2) พัฒนาตัวแทนบุคลากร (เพื่อทดแทนบุคลากรที่ลาหยุดพักผ่อน ลาป่วย และอื่น ๆ)
3) มอบหมายความรับผิดชอบงาน (อย่าสับสนกับการมอบหมายอำนาจหน้าที่)
4) ประนีประนอมเพื่อไม่ให้บุคลากรเกิดความขัดแย้ง
5) มีคุณธรรมในการบริหารงาน
6) มีศิลปะในการบริหารบุคคล
7) ควบคุมการทำงานโดยให้มีความยืดหยุ่นพอควร
4. หน้าที่ที่มีต่อผู้บังคับบัญชา
1) รับผิดชอบต่องานในหน่วยงานของตนเองอย่างเต็มความสามารถ
2) ประสานงานกับหัวหน้างานอื่น ๆ
3) มีวิธีการหรือหลักการที่จะปรับปรุงงาน
4) มีความสามารถในการจัดระบบและวิธีการปฏิบัติงาน