แม้ว่าสมาร์ทโฟนจะอำนวยความสะดวกให้กับชีวิตและการทำงานได้อย่างมากมาย แต่ก็เป็นตัวการที่ลดประสิทธิภาพในการทำงานด้วยเช่นกัน บางบริษัทต้องออกกฎห้ามใช้โทรศัพท์มือถือในขณะที่ปฏิบัติงานหรือเข้าประชุม เพราะต้องการให้พนักงานมีสมาธิกับการทำงาน และไม่รบกวนการทำงานของผู้อื่น หากไม่อยากให้ตนเองต้องถูกเพ่งเล็งจากที่ทำงาน ทั้งเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน ก็จำเป็นต้องคำนึงถึงมารยาทในการใช้โทรศัพท์มือถือในที่ทำงานด้วย
1. วางมือถือให้ห่างสายตา
การวางมือถือไว้ใกล้ ๆ ตัว ทำให้เสียสมาธิในการทำงานได้ง่าย เพราะเมื่อใดที่มีข้อความแจ้งเตือนใด ๆ เด้งขึ้นมา ก็อดไม่ได้ที่จะหยิบขึ้นมาดู จึงควรเก็บมือถือไว้ในลิ้นชัก หรือวางให้ไกลจากสายตาสักหน่อย จะได้ไม่วอกแวกในระหว่างทำงาน แต่อาจหยิบขึ้นมาดูบ้างเป็นครั้งคราวได้ เผื่อกรณีมีเหตุฉุกเฉินใด ๆ จะได้ไม่พลาดการติดต่อ
2. ปิดเสียงโทรศัพท์
ควรปิดเสียงโทรศัพท์และเปิดเป็นระบบสั่นแทน เพื่อจะได้ไม่รบกวนการทำงานของผู้อื่น หรือถ้าใครใช้สมาร์ทวอทช์อยู่แล้ว ก็สามารถตั้งระบบสั่นเตือนเวลามีสายเรียกเข้าหรือข้อความเข้าได้เช่นกัน
3. คุยเฉพาะสายสำคัญ
การคุยโทรศัพท์ในเรื่องสัพเพเหระที่ไม่จำเป็นควรเก็บไว้คุยในช่วงพักเที่ยง หรือช่วงที่กำลังเดินทางกลับบ้านจะดีกว่า โดยอาจบอกให้เพื่อนที่ชอบโทรมาคุยบ่อย ๆ ได้รับทราบไว้ก่อนว่าคุณไม่สะดวกคุยในช่วงเวลางาน และถ้าจำเป็นต้องคุยโทรศัพท์ในเวลางาน ก็ควรเก็บไว้สำหรับสายด่วนที่มีเรื่องสำคัญแทน
4. ตั้งค่า Voicemail
การตั้งค่า Voicemail เพื่อให้คนที่โทรเข้ามาสามารถฝากข้อความเสียงไว้ได้ ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะไม่ทำให้คุณพลาดทุกการติดต่อและสามารถติดต่อกลับภายหลังได้ หรือหากมีสายเข้าในช่วงที่กำลังคุยงานสำคัญกันอยู่ ในสมาร์ทโฟนก็จะมีข้อความอัตโนมัติที่สามารถกดส่งให้ปลายสายรับทราบได้เช่นกันว่าไม่สะดวกคุยแต่จะติดต่อกลับไปในภายหลัง
5. คุยโทรศัพท์ในที่ส่วนตัว
แม้ว่าการคุยโทรศัพท์ในช่วงพักเป็นเรื่องที่ควรจะกระทำอยู่แล้ว แต่ในกรณีที่มีโทรศัพท์เข้ามาในระหว่างที่นั่งทำงานอยู่ ก็ควรหาที่คุยเป็นการส่วนตัวแทนที่จะนั่งคุยที่โต๊ะทำงาน เพราะนอกจากจะไม่รบกวนเพื่อนร่วมงานคนอื่นแล้ว เรื่องส่วนตัวบางเรื่องก็ไม่ควรเปิดเผยในที่สาธารณะด้วยเช่นกัน
6. ไม่คุยมือถือในห้องน้ำ
แม้ว่าคุณจะอยู่ในห้องที่เป็นส่วนตัว แต่เสียงที่เล็ดลอดออกมานั้นสามารถสร้างความรำคาญให้กับผู้อื่นได้เช่นกัน ขณะที่ปลายสายเองก็อาจจะรู้สึกไม่สะดวกใจนักที่ต้องคุยกับคนที่กำลังทำธุระอยู่ในห้องน้ำ
7. ไม่ใช้มือถือในห้องประชุม
การใช้โทรศัพท์มือถือในห้องประชุมถือเป็นการเสียมารยาทอย่างยิ่ง แม้กระทั่งการชำเลืองดูก็ทำให้คนอื่นรับรู้ได้แล้วว่าคุณไม่มีสมาธิจดจ่อกับการประชุม เว้นเสียแต่ในมือถือนั้นมีข้อมูลที่จำเป็นต้องเปิดดู หรืออ้างอิงในการประชุม ดังนั้น จึงควรหลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความ เช็กข้อความหรืออีเมลในระหว่างการประชุม
บทความงาน > บทความตามสายงาน > งานธุรการ > มารยาทในการสื่อสารทางโทรศัพท์ มารยาทในการสื่อสารทางโทรศัพท์
การรับโทรศัพท์อย่างมืออาชีพเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร พนักงานต้อนรับหรือเลขานุการจำเป็นต้องมีทักษะในการพูดคุยกับลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์ ทำให้ลูกค้าได้รับความพึงพอใจและความประทับใจ สร้างความรู้สึกดีในการติดต่อสื่อสาร ในฐานะเป็นทัพหน้าประจำเมืองหน้าด่าน พนักงานต้อนรับหรือเลขานุการจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการโทรศัพท์ ดังต่อไปนี้
- การพูดคุยทางโทรศัพท์เป็นการสื่อสารผ่านคำพูด ผู้ที่อยู่อีกฟากฝั่งหนึ่งไม่สามารถเห็นสีหน้า หรือท่าทางของคุณ ดังนั้นการสื่อสารที่ชัดถ้อยชัดคำด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง น้ำเสียงที่ใช้ควรเป็นน้ำเสียงปกติ ไม่ตะโกน และไม่ใส่อารมณ์ในขณะที่พูดโทรศัพท์
- ไม่รับประทานอาหารหรือดื่มน้ำขณะปฏิบัติหน้าที่ เพราะการรับโทรศัพท์ในขณะที่มีอาหารอยู่ในปากแสดงถึงความไม่สุภาพ ไม่ให้เกียรติลูกค้า และไม่เป็นมืออาชีพ
- ไม่ควรใช้ศัพท์สแลง คำหยาบ หรือแม้แต่คำสบถสาบาน ภาษาที่เหมาะสมคือภาษาพูดที่เป็นทางการ
- ทักษะในการฟังเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ต้องรู้จักรับฟังว่าลูกค้าต้องการสิ่งใด และกล่าวทวนข้อความอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณรับข้อมูลมาอย่างถูกต้อง ครบถ้วน
- หากลูกค้ารู้สึกไม่พอใจ ให้รับฟังลูกค้าด้วยความอดทน โดยไม่พูดแทรก ย้อนคำ เถียง หรือแสดงพฤติกรรมที่เป็นการไม่ให้เกียรติลูกค้า เมื่อลูกค้าพูดจบ ให้แสดงความกระตือรือร้นที่จะให้ข้อมูลต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ลูกค้า
- หากต้องรับสายพร้อมกันหลายสาย ควรกล่าวอย่างสุภาพหากต้องการให้ลูกค้ารอสาย และไม่ควรให้ลูกค้ารอสายเป็นเวลานาน ลูกค้าอาจไม่พอใจและวางสายไปก่อน
- มีสมาธิกับลูกค้าที่อยู่ในสาย พยายามอย่าให้ผู้คนรอบข้างคุณหันเหความสนใจของคุณออกจากลูกค้า หากมีใครแทรกแซงคุณในขณะที่คุณติดสายอยู่ ให้กล่าวอย่างสุภาพว่าคุณกำลังติดสายอยู่และคุณจะรีบไปหาเขา หรือโทรกลับไปทันทีที่คุณวางสาย
ที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นการให้ความสำคัญกับลูกค้าที่ติดต่อมาทางโทรศัพท์ ถึงแม้จะไม่ได้เห็นหน้ากัน แต่คำพูดและน้ำเสียงก็สามารถสร้างความรู้สึกทางบวกหรือทางลบให้กับลูกค้าได้เท่า ๆ กัน ดังมีคนกล่าวไว้ว่า 3 สิ่งที่ผ่านไปแล้ว ไม่สามารถย้อนกลับมาได้อีกคือ เวลา โอกาส และคำพูด
การสื่อสารทางโทรศัพท์ มารยาทการรับโทรศัพท์ มารยาททางโทรศัพท์ โทรศัพท์
บทความยอดนิยม
Writing Research Papers – The Basics Research papers are written to prove a student’s academic...
Three Distinct Types of Essays to Choose From When Writing Your Essay An essay is usually, in essence, a composed piece...
ทำไมงานใหม่ถึงเป็นอีกหนึ่งทางออกของเงินเฟ้อที่ดีที่สุด?
ถ้าใครได้มีโอกาสอ่านหรือฟังข่าวเศรษฐกิจหรือได้ฟังผ่าน ๆ จากการพูดคุยในวงสนทนากับเพื่อนหรือสไลด์ข่าวผ่าน ๆ ในโซเชียลมีเดี...