การจัดกิจกรรมทางการตลาด หมายถึงการใช้กิจกรรมหรือเหตุการณ์พิเศษ (Special Event) เป็นสื่อกลางในการสร้างความสนใจ โอกาสในการเห็น และการผูกความสัมพันธ์ระหว่างตราสินค้ากับผู้บริโภคกลุ่มเป้าหมาย กิจกรรมทางการตลาดนั้นมีจุดเด่นที่ช่วยสนับสนุนให้แผนหรือกลยุทธ์การตลาดของคุณมีโอกาสบรรลุเป้าหมายมากขึ้น เนื่องจากเหตุผลสำคัญที่สรุปได้ดังนี้
– สามารถนำตราสินค้าหรือองค์กรเข้าไปเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้น
– ช่วยเชื่อมโยงตราสินค้า องค์กร กิจกรรม วิถีชีวิตของกลุ่มเป้าหมายเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์
– สามารถเข้าถึงตัวกลุ่มเป้าหมายได้อย่างดี ซึ่งปกติจะเป็นการยากที่จะเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้
อย่างใกล้ชิดขนาดนี้
– เสริมสร้างการตระหนักรู้ในตราสินค้าและองค์กร
– สามารถบรรจุองค์ประกอบต่างๆ ที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กรและตราสินค้าในกิจกรรมเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นสัญลักษณ์ โลโก้ และสีของสินค้า เป็นต้น
– ช่วยในการเผยแพร่และเก็บตราสินค้าไว้ในความนึกคิด (Top of Mind) ของกลุ่มเป้าหมายได้เป็นอย่างดี
– นำตราสินค้าหรือองค์กรเข้าไปมีส่วนร่วมและเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมได้
ไม่ว่าคุณจะวางแผนจัดงานประชุมสัมมนา งานเปิดตัวสินค้า งานกิจกรรมชุมชน หรืองานเลี้ยงขอบคุณลูกค้า ก็จะมีขั้นตอนเบื้องต้นในการวางแผนงานอยู่หลายขั้นตอนด้วยกัน โดยรายละเอียดจะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่จัด ต่อไปนี้คือขั้นตอนหลักๆ สู่ความสำเร็จของการจัดกิจกรรมทางการตลาด
- ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบการจัดกิจกรรมทางการตลาด
การศึกษาข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับทุกกิจกรรมทางการตลาดเพื่อค้นหาสิ่งที่เป็นประโยชน์
สำหรับคุณ คุณอาจจะอ่านบล็อกหรือดูวิดีโองานที่ผ่านๆ มา ดูผู้มาร่วมงานและรายชื่อผู้ร่วมจัดงาน รวมถึงตรวจสอบข้อมูลบนโซเชียลมีเดีย กิจกรรมการตลาดในปัจจุบันนี้มีความโปร่งใสและจริงใจ คุณควรค้นหาจนกว่าจะเจองานที่ตรงกับคุณ คุณควรเน้นที่คุณภาพมากกว่าปริมาณ ตราบใดที่คุณเลือกจัดถูกงานคุณก็ไม่จำเป็นต้องจัดงานปีละหลายครั้ง คุณควรใช้เวลาทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่า คุณกำลังจัดงานอะไรและงานนี้สามารถช่วยคุณได้อย่างไรบ้าง
การจัดกิจกรรมทางการตลาดเป็นสิ่งที่ต้องลงทุน การศึกษาข้อมูลก่อนการวางแผนจัดงานสามารถช่วยเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนและทำให้คุณมั่นใจว่า ได้ใช้เงินไปอย่างคุ้มค่า
- กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงาน
ขั้นตอนต่อมาในการวางแผนการจัดกิจกรรมทางการตลาด ก็คือการกำหนดเป้าหมายและ
วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เริ่มด้วยการถามตัวคุณเองก่อนว่า ทำไมคุณถึงจัดงานนี้ และอะไรคือผลสำเร็จที่คุณคาดหวัง
หากคุณรู้เป้าหมายหลักขององค์กรของคุณ คุณก็จะมีความมั่นใจว่า กิจกรรมทางการตลาดทุกส่วนมีการจัดการอย่างเหมาะสมเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย
ตัวอย่างของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการจัดงาน เช่น ต้องการเพิ่มการรับรู้เกี่ยวกับตราสินค้าหรือบริการของคุณ ต้องการรวบรวมความคิดเห็นสำหรับการจัดงานในครั้งถัดไป คาดหวังว่าจะสามารถดึงคนเข้าร่วมงาน 500 คน เป็นต้น
การตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้จะทำให้ทีมงานของคุณสามารถตรวจสอบได้ว่า ได้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นแล้วหรือไม่
- กำหนดงบประมาณ
การกำหนดงบประมาณเป็นส่วนที่สำคัญส่วนหนึ่งของการวางแผนการจัดกิจกรรมทางการตลาด
กิจกรรมทางการตลาดที่มีแนวคิดดีๆ จำนวนมากประสบกับความล้มเหลวระหว่างดำเนินการ เนื่องจากทีมงานที่เป็นคนริเริ่มความคิดนั้นลืมคำนึงถึงงบประมาณก่อนที่จะมีการวางแผนงาน
ค่าใช้จ่ายจำเป็นที่คุณต้องใส่ไว้ในงบประมาณของงาน ได้แก่
- ค่าสถานที่ ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ควรรวมไปถึงค่าเช่า และค่าประกันภัยที่คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายด้วย
- การตกแต่งสถานที่ คุณอาจจะใช้วิธีการลงมือทำด้วยตัวเองหรือดีไอวาย (Do it yourself :
DIY) หรือจ้างมืออาชีพมาเสริมทีมก็ได้
การกำหนดงบประมาณล่วงหน้าจะช่วยคุณในการตัดสินใจว่า สิ่งไหนที่คุณสามารถดำเนินการได้เองและสิ่งไหนที่ต้องจ้างบุคคลอื่น
- ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ค่อนข้างชัดเจนในตัวเอง ซึ่งคุณควรจำไว้ว่า จำนวน
ที่คุณจัดเตรียมไว้จะต้องสอดคล้องกับจำนวนบัตรเชิญที่คุณส่งถึงแขกของคุณ
- ค่าการแสดง ค่าใช้จ่ายส่วนนี้สามารถกำหนดตามความต้องการของคุณ โดยเป็นค่าวิทยากร
พิธีกร ดีเจ เป็นต้น ซึ่งคุณต้องมั่นใจว่าได้ตั้งงบประมาณสำรองสำหรับการเดินทาง-ที่พัก รวมทั้งค่าตอบแทนอื่นๆ แล้ว
- ค่าระบบภาพและเสียง เป็นค่าใช้จ่ายของโปรเจกเตอร์ ไปจนถึงค่าลำโพงเครื่องเสียง โดยส่วนนี้จะเป็นส่วนที่รวมค่าใช้จ่ายไว้อย่างชัดเจน
- ค่าซอฟต์แวร์ หากคุณยังไม่ได้จ่ายค่าบริการด้านซอฟต์แวร์ใดๆ ของงานเลย คุณก็ควรนำมารวมเข้ากับการวางแผนงานของคุณด้วย
- ทีมงาน งบประมาณส่วนนี้มักจะถูกลืมบ่อยๆ ซึ่งที่จริงแล้วเป็นที่มาของค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าเดินทางและที่พัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไปจัดงานต่างจังหวัด การจัดทำงบประมาณส่วนนี้ต้องพิจารณาเกี่ยวกับเวลาทำงานของทีมงานด้วยว่า พวกเขาจะใช้เวลาทำอะไรหากไม่ได้ทำงานนี้ ซึ่งจะทำให้คุณตัดสินใจได้ว่า ค่าใช้จ่ายส่วนเกินของงานที่เพิ่มเข้ามานี้คุ้มค่าหรือไม่
- การทำการตลาด คุณสามารถทำการโปรโมตกิจกรรมทางการตลาดของคุณในเฟซบุ๊กหรือใช้วิธีการแบบดั้งเดิมโดยการแจกใบปลิวหรือการใช้รถแห่เพื่อประชาสัมพันธ์ในพื้นที่ก่อนการจัดงาน
- ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด แม้แต่กิจกรรมทางการตลาดที่มีการวางแผนงานอย่างดีก็อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเกิดขึ้นได้ แต่ถ้ามีการประเมินค่าใช้จ่ายส่วนนี้เอาไว้ในงบประมาณของคุณก็จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่า จะไม่เกิดค่าใช้จ่ายที่คุณไม่เคยรู้มาก่อน
แม้ว่าค่าใช้จ่ายบางรายการนั้นคุณยังไม่สามารถกำหนดได้อย่างแน่นอน เช่น ถ้าคุณยังไม่ได้เลือกสถานที่ คุณก็ไม่สามารถระบุค่าใช้จ่ายได้ แต่คุณก็จำเป็นต้องตั้งงบประมาณโดยการตั้งจำนวนเงินที่มากที่สุดเท่าที่คุณสามารถจ่ายได้ไว้ก่อนที่จะทำการตัดสินใจในเรื่องนี้
- กำหนดวันเวลาจัดงาน
แม้ว่าวันเวลาจัดกิจกรรมทางการตลาดจะถูกกำหนดขึ้นล่วงหน้าก็ตาม แต่คุณต้องมั่นใจในการจัดงานดังกล่าวก่อนที่คุณจะยืนยันวันเวลาจัดงาน โดยต้องพิจารณาในประเด็นดังต่อไปนี้
- กำหนดวันจัดงานที่ทำให้คุณมีเวลาเพียงพอในการทำงาน โดยทั่วไปคุณควรมีเวลาวางแผนงานล่วงหน้า ซึ่งจะนานแค่ไหนขึ้นอยู่กับลักษณะงานของคุณ
- ระมัดระวังวันหยุดสำคัญและวันหยุดทางศาสนา
- หลีกเลี่ยงช่วงเวลาหยุดของโรงเรียน เช่น ช่วงปิดภาคเรียนฤดูร้อน
- ตรวจสอบวันกับผู้ร่วมงานหลักๆ เช่น วิทยากร พรีเซนเตอร์ แขกวีไอพี
เมื่อคุณได้กำหนดวันจัดงานและงบประมาณเรียบร้อยแล้ว คุณก็สามารถเริ่มจองทีมงานภายนอกได้ เช่น ทีมงานจัดเลี้ยง ทีมรักษาความปลอดภัย เป็นต้น
- สร้างสรรค์แผนงานหลัก
เมื่อคุณสรุปเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดและกรอบเวลาที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณได้แล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มจัดทำแผนงานที่แท้จริง การสร้างสรรค์แผนงานหลักจะทำให้คุณสามารถตรวจสอบได้ว่า งานทุกส่วนกำลังดำเนินไปตามแผนงานหรือไม่
แผนงานหลักของคุณควรรวมทุกส่วนของงานเอาไว้ ได้แก่
- การบริหารจัดการด้านสถานที่ การขนส่ง การจัดเลี้ยง เช่น สัญญาจ้าง ใบอนุญาตจัดงาน และ
การประกันภัย เป็นต้น
- วิทยากรและพรีเซนเตอร์ เช่น การกำหนดตัวพิธีกร การยืนยันคิววิทยากร การเดินทางและการ
บริหารจัดการต่างๆ
- กิจกรรมและการแสดงภายในงานกิจกรรมทางการตลาด
- การประชาสัมพันธ์และโปรโมตงานทั้งออนไลน์และออฟไลน์ เช่น โปรโมตบนเว็บเพจและออนไลน์
ปฏิทินงาน สิ่งพิมพ์ สื่อมวลชน ป้ายต่างๆ และโซเชียลมีเดีย เป็นต้น
- การลงทะเบียน เช่น การลงทะเบียนออนไลน์ การจ่ายเงิน และการติดตาม การลงทะเบียนเข้างาน เป็นต้น
- การบริหารจัดการสปอนเซอร์และพันธมิตร
- การบริหารจัดการทีมงานและการจัดสรรหน้าที่รับผิดชอบ
ในการวางแผนงานหลักคุณควรคำนึงถึงการสร้างกรอบเวลาอย่างละเอียดด้วย การดำเนินงานทุกอย่างถึงจะราบรื่น โดยรวมไปถึงกำหนดเวลาที่ต้องส่งใบขออนุญาต นโยบายด้านการประกันภัย กำหนดช่วงเวลาลงทะเบียน และกำหนดการอย่างละเอียดของวันงาน เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน
นอกจากนี้ คุณต้องจัดทำแผนงานเป็นลายลักษณ์อักษร และบันทึกสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินงานเอาไว้ เพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงานครั้งต่อไปสำหรับตัวคุณเองและทีมงาน เพราะจะช่วยให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดหรือตกหล่นในจุดใดจุดหนึ่ง
- บริหารจัดการทีมงาน
การจัดกิจกรรมทางการตลาดมีทีมงานหลายฝ่ายทำงานร่วมกันในการดูแลรายละเอียดของงาน
ทั้งหมด โดยมีผู้จัดการหรือประธานในการจัดงาน และมีหัวหน้างานควบคุมดูแลแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายสถานที่ ฝ่ายวิทยากรหรือผู้บรรยาย ฝ่ายการแสดง ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายสปอนเซอร์ และฝ่ายประสานงาน เป็นต้น
การมอบหมายบทบาทหน้าที่แก่ทีมงานแต่ละคนเป็นการสร้างระบบภาระความรับผิดชอบเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความสับสนในการดำเนินงาน ทั้งนี้คุณสามารถตั้งตัวแทนขึ้นมาทำงานได้แต่ต้องไม่ลืมกำหนดให้มีการประชุมร่วมกันไว้ในแผนกิจกรรมทางการตลาดของคุณด้วย เพื่อตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นนั่นเอง