สรุป ความรู้เกี่ยวกับการวิเคราะห์และวางแผน การประสานงาน และการจัดการองค์การ

    การจัดองค์การ (Organizing) คือการจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และมอบหมายงานให้คน ปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย การจัดองค์การที่ดีจะช่วยให้การบริหารการจัดการ มีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

หลักของการจัดองค์การ

    หลักสําคัญของการจัดองค์การ ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน อํานาจหน้าที่ความรับผิดชอบ ความรับผิด ชอบของผู้บังคับบัญชา สายบังคับบัญชา ช่วงการบังคับบัญชา การประสานงาน หลักของการทํางานเฉพาะ อย่าง และเอกภาพในการบังคับบัญชา ซึ่งจะต้องครอบคลุมการจัดงาน จัดคน อุปกรณ์ และวัตถุสิ่งของทั้งหมด ขององค์การที่มีอยู่ โดยเริ่มจาก

    1. โครงสร้างองค์การ การจัดแบ่งงานหรือจัดส่วนงานเส้นทางการเดินของงาน รูปแบบการประสาน งานระหว่างส่วนงาน การติดต่อสื่อสาร อํานาจบังคับบัญชาเพื่อควบคุมกิจกรรมขององค์การให้บรรลุ วัตถุประสงค์

    โครงสร้างขององค์การสามารถเขียนออกมาเป็นผังองค์การหรือแผนภูมิองค์การ (Organization Chart) แสดงส่วนต่าง ๆ ขององค์การให้เห็นเป็นแผนผังหรือแผนภูมิ และแสดงลําดับขั้นตอนสายการบังคับบัญชา ดังตัวอย่าง

ภาพแสดงโครงสร้างองค์การ

    การจัดโครงสร้างองค์การสามารถจัดได้ดังนี้

    การจัดแบ่งงานตามลักษณะเฉพาะ (Work Specialization) เป็นการแบ่งงานตามลักษณะเฉพาะ ของงานแล้วมอบหมายให้ผู้ที่มีความชํานาญในงานนั้นทํา ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนในงานอุตสาหกรรมขนาด ใหญ่ งานผลิตจํานวนมากที่เป็น Mass Production จะมีการแบ่งงานเป็นขั้นตอนย่อย ๆ แต่ละขั้นตอนจะมี พนักงานรับผิดชอบคนเดียวหรือกลุ่มเดียวโดยทํางานซ้ำ ๆ จนชํานาญในงานนั้น ๆ

    การจัดกลุ่มงานเป็นส่วนงานหรือแผนกงาน (Departmentalization) เป็นการรวมงานที่แบ่งตาม ลักษณะเฉพาะเข้าเป็นกลุ่มงาน และจัดเป็นส่วนงาน หรือแผนกหรือฝ่ายเพื่อให้การประสานงานและการควบคุม งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ในโรงเรียนจัดกลุ่มงานสารบรรณ งานอาคารสถานที่ งานพาหนะ หรือ แผนกธุรการหรือฝ่ายธุรการ เป็นต้น การจัดกลุ่มงานเป็นส่วนงานหรือแผนกหรือเป็นฝ่ายทําได้หลายแนวทาง เช่น

    2. การแบ่งงานกันทํา (Division of Work) หมายถึง การแบ่งแยกงานตามภาระหน้าที่ออกเป็นส่วนๆ เพื่อแบ่งแยกการทํางานตามลักษณะเฉพาะ (Specialization) และเพิ่มทักษะในการทํางาน (Skill) ของแต่ละ บุคคล

การแบ่งงานกันทําช่วยให้พนักงานนั้นมีความถนัดและชํานาญในด้านนั้นโดยเฉพาะ และสามารถปรับ เปลี่ยนวิธีการทํางานให้ง่ายขึ้นตามความถนัดของแต่ละคน สามารถแก้ไขปัญหาในงานที่ตนเองรับผิดชอบได้ หากเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน

    3. สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) เป็นการกําหนดความสัมพันธ์ของบุคลากรใน องค์การเพื่อบอกให้รู้ว่าใครเป็นผู้บังคับบัญชาใครและโครต้องรายงานใคร หลักการสําคัญในเรื่องนี้คือเอกภาพ ในการบังคับบัญชา บุคลากรแต่ละคนจะต้องมีผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียว แต่มีผู้ใต้บังคับบัญชาได้หลายคน

    4. ช่วงการบังคับบัญชา (Span of Control) เป็นการกําหนดขอบเขตการควบคุมบังคับบัญชาคน หนึ่งจะควบคุมกํากับดูแลผู้ปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมีประสิทธิผลได้กี่คน ถ้าช่วงการบังคับบัญชาแคบ หมายถึง แต่ละส่วนงาน ผู้บังคับบัญชามีผู้ใต้บังคับบัญชาไม่มากอาจทําให้ส่วนงานมากขึ้น ระดับชั้นของผู้ บริหารก็จะเพิ่มขึ้น ทรัพยากรก็ต้องใช้มากขึ้นด้วย

    5. การรวมอํานาจและการกระจายอํานาจ (Centralization and Decentralization) เป็นการ กําหนดอํานาจการตัดสินใจในการบริหารว่าจะรวมศูนย์การตัดสินใจอยู่ที่ผู้บริหารระดับสูงเพียงจุดเดียว หรือ กระจายอํานาจการตัดสินใจไปยังผู้บริหารระดับรองจนถึงผู้ปฏิบัติการลดหลั่นลงไป

    6. การจัดระเบียบแบบแผนการทํางาน (Formalization) เป็นการกําหนดระเบียบแบบแผนการทํางาน ที่เป็นมาตรฐานสําหรับผู้ปฏิบัติงานยึดถือ เช่น ข้อบังคับในการทํางาน คู่มือการปฏิบัติงาน คําอธิบายหน้าที่ ของหน่วยงาน (Functional Description) และคําอธิบายลักษณะงาน (Job Description) ของพนักงาน เป็นต้น

 กล่าวโดยสรุป การจัดองค์การเป็นการจัดระเบียบการปฏิบัติงานตามแผนงานที่องค์การได้วางแผนไว้ มี การมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงค์ของงานที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล ตามความมุ่งหมายขององค์การ

หลักการวางแผน (Principles of Planning)

    การวางแผน (Planning) หมายถึง กระบวนการที่จะกําหนดถึงเป้าหมาย ความมุ่งมั่นทรัพยากรและ แนวทางปฏิบัติเพื่อนําไปสู่ความสําเร็จตามที่ตั้งไว้

    การวางแผน ถือเป็นหน้าที่อย่างหนึ่งของการจัดการ เกี่ยวข้องกับการกําหนดเป้าหมายสําหรับการปฏิบัติ งานขององค์การในอนาคตและการตัดสินใจในงาน รวมทั้งทรัพยากรที่ใช้ประโยชน์ตามความต้องการเพื่อให้ บรรลุผลสําเร็จ และในระดับพื้นฐานการวางแผนเป็นการกําหนดเป้าหมายขององค์การและจําแนกหนทางเพื่อ ให้บรรลุผลสําเร็จที่ต้องการ นอกจากนี้ การวางแผนยังหมายถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่าง ๆ ดังนี้

คุณลักษณะของการวางแผน

    เป็นที่ตระหนักแล้วว่า การวางแผนถือเป็นบทบาทที่ค่อนข้างสําคัญ เป็นบทบาทแรกของหน้าที่ทางการ บริหาร (Managerial function) เพราะการวางแผนที่ดีและมีประสิทธิภาพ จะถือเป็นกรอบในการดําเนินงาน ตามหน้าที่บริหารต้านอื่น ๆ ต่อไป ได้แก่ การจัดองค์การ (Organizing) การชักนํา (Leading) และการควบคุม (Controlling) ความสัมพันธ์ระหว่างการวางแผนและหน้าที่ทางการบริหารอื่นๆ นี้

ประโยชน์ของการวางแผน

    องค์การจะประสบความสําเร็จในการดําเนินงานได้ ต้องมีการกําหนดวิธีการและแนวทางในการใช้ ทรัพยากรต่าง ๆ อย่างสมเหตุผล ก่อให้เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสูงสุดเท่าที่จะทําได้ ซึ่งจะเห็นได้ จากรายละเอียดต่อไปนี้ว่า การวางแผนล้วนมีผลในทางบวกทั้งต่อองค์การและสมาชิกในองค์การในกิจกรรม ต่างๆ และการวางแผนอย่างเป็นทางการไม่เพียงแต่วัตกันในเชิงตัวเลขทางการเงินหรือผลตอบแทนจากการ ลงทุนเท่านั้น เพราะคุณูปการของการวางแผนมีทั้งในเชิงเศรษฐกิจ (Economic) และด้านอื่น ๆ (Noneconomic) ดังตัวอย่างต่อไปนี้

1. การวางแผนกับการดําเนินงานด้านการเงิน (Planning and Financial Performance)

    จากหลักฐานและประสบการณ์ในอดีตเป็นที่ประจักษ์ชัดว่าองค์การใดก็ตามที่มีการวางแผนทางการเงิน เป็นอย่างดี มักจะมีผลงานที่มีประสิทธิภาพสูงกว่าองค์การที่ขาดการวางแผน ดังตัวอย่างของการศึกษาในเรื่อง นี้ซึ่งพบว่าบริษัทที่มีระบบการวางแผนที่ดี กอรปกับฝ่ายบริหารมีวิสัยทัศน์ที่ยาวไกลโตยเน้นจุดยืนด้านการ ตอบสนองความต้องการผู้บริโภคเป็นด้านหลัก แล้วนํามาซึ่งผลกําไรและสามารถจ่ายเงินปันผลแก่ผู้ถือหุ้นได้ อย่างน่าพอใจ เพราะโดยทั่วไปบริษัทหรือองค์การที่มีการวางแผนที่ดี ย่อมได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่ ดีกว่าองค์การที่ขาดการวางแผนเป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว แม้มีข้อโต้แย้งว่าการดําเนินงานทางการเงินให้ได้ผลใน บางกรณีผู้บริหารนั้นอาจไม่จําเป็นต้องมีการวางแผนอย่างเป็นระบบก็ได้ เพราะฝ่ายบริหารอาจจะตัดสินใจ อย่างไม่เป็นทางการด้วยสติปัญญา และความรู้ความสามารถส่วนตัวก็ได้เช่นกัน แม้จะมีข้อสังเกตเช่นนี้ก็ตาม แต่ในปัจจุบันก็เป็นที่ยอมรับกันทั่วไปแล้วถึงเหตุผลและความจําเป็นของการวางแผนที่มีต่อการบริหารงานใน องค์การ

 2. สร้างความรู้สึกร่วมในเป้าหมายองค์การ (A Coordinated Sense of Direction)

    การวางแผนจะช่วยให้ทั้งฝ่ายบริหาร และบุคลากรทุกส่วนในองค์การมีโอกาสได้ปรึกษาหารือตัดสินใจ ร่วมกันถึงแนวทางดําเนินงานและเป้าหมาย ทั้งระยะสั้นและระยะยาวที่ต้องการผลสําเร็จร่วมกัน ซึ่งจะก่อให้ เกิดบรรยากาศของการสร้างความรู้สึกร่วมสู่ทิศทางเดียวกัน เป็นความรู้สึกที่สมาชิกทุกคนในองค์การมีเป้า หมายและกิจกรรมสําคัญอันดับแรกที่จะต้องทําอย่างเดียวกัน (Same objective and priority)

    กล่าวคือ ผู้จัดการระดับต้น (First-level managers) ต้องมั่นใจได้ว่าผู้จัดการระดับกลาง (Middle-level managers) ได้พิจารณาและบูรณาการแผนปฏิบัติการเพื่อนําไปสู่ผู้บริหารระดับสูง (Top-level managers) อย่างระมัดระวังและครบถ้วนให้มากที่สุด เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การร่วมกัน ถ้าไม่เช่นนั้นแล้วก็อาจ ทําให้เกิดความขัดแย้งขึ้น ซึ่งไม่เป็นผลดีแก่ฝ่ายใดเลย เพราะจะทําให้สูญเสียทรัพยากรที่มีค่าและผลประกอบ การที่ตกต่ำลงได้ด้วย

3. ช่วยให้เห็นภาพรวมทางการบริหาร (Managerial perspective)

    หลักการวางแผนที่เป็นทางการ คือสิ่งจําเป็นสําหรับผู้จัดการทุกคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับผู้จัดการ หรือฝ่ายบริหารระดับสูง (Top-level managers) เพื่อให้มองเห็นภาพรวมของโครงสร้างองค์การทั้งหมด ไม่ใช่ การมองแบบแยกส่วน เพื่อให้การวางแผนมีประสิทธิผลผู้บริหารต้องเข้าใจถึงความสัมพันธ์ขององค์ประกอบ ต่าง ๆ ในองค์การอย่างครบถ้วน ตัวอย่างเช่นการตัดสินใจทางด้านการเงินเพื่อใช้ในกิจกรรมต่าง ๆ ของบริษัท อาจส่งผลกระทบต่องานด้านการผลิตด้วยเช่นกัน ทํานองเดียวกันนี้บุคลากรทั้งฝ่ายผลิตและฝ่ายการตลาด จําเป็นต้องประสานงานและร่วมมือในการปฏิบัติงานอย่างรอบคอบเพื่อให้มั่นใจว่าจะได้สินค้าที่ดีมีคุณภาพ ออกสู่ตลาด ดังนั้นสิ่งที่ผู้บริหารควรระลึกเสมอในการวางแผนก็คือ การตัดสินใจในเรื่องใด ๆ ก็ตามต้องพิจารณา ให้รอบด้านว่าจะส่งผลกระทบถึงสิ่งอื่น ๆ อะไรบ้าง

4. ประโยชน์ด้านการควบคุม (Improved Control)

    ธรรมชาติที่ชัดเจนอย่างหนึ่งของการทํางานและหน้าที่ความรับผิดชอบเชิงการบริหารจัดการนับจากผู้ จัดการระดับล่าง (First-level manager) เรื่อยไปจนสู่จุดสูงสุดคือประธานบริษัท (President) นั้นคือการดํารง ไว้ซึ่งการควบคุมนั่นเอง โดยพื้นฐานการควบคุมจะเกี่ยวข้องกับกําหนดมาตรฐานที่ชัดเจนหรือที่คาดหวังได้ ตลอดจนวิธีกํากับตรวจสอบ แก้ไข หากพบว่าการดําเนินงานใด ๆ ไม่เป็นไปตามแผนหรือมาตรฐานที่วางไว้ เนื้อหาโดยละเอียดเรื่องการควบคุมจะได้นําเสนอในบทต่อไป

5. ช่วยสร้างภาพลักษณ์แก่องค์การ  (Improved Image)

    สําหรับสภาพแวดล้อมการแข่งขันเชิงธุรกิจในปัจจุบัน บางครั้งองค์การที่มีภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาของ สาธารณะนั้นนับเป็นสิ่งสําคัญต่อผลสําเร็จในการดําเนินงานได้ จะเห็นว่าหลายองค์การยินดีและพร้อมที่จะใช้ งบประมาณเพื่อการโฆษณา ประชาสัมพันธ์เพื่อสร้างภาพองค์การอย่างต่อเนื่องเสมอถึงแม้เป็นต้นทุนที่สูง มากก็ตาม

 การวางแผนและความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน

    หน่วยงานธุรกิจจําเป็นต้องพัฒนาความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน (Competitive Advantage) ขึ้นมาเพื่อ ความสําเร็จในการดําเนินงานทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ความได้เปรียบเชิงการแข่งขันจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ องค์การสามารถที่จะเลือกตลาดเป้าหมายที่ตนเองมั่นใจว่ามีศักยภาพและความเป็นเลิศสูงกว่าคู่แข่งขัน และ การที่จะทําเช่นนี้ได้โดยอาศัยกระบวนการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ เพราะความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน คือ การวางแผนเพื่อประยุกต์ใช้ประโยชน์จากทรัพยากรทางการเงิน กลยุทธ์ทางการตลาดในการจัดวางตําแหน่ง สินค้า ทักษะทางเทคโนโลยี ตลอดจนศักยภาพในการบริหารบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น เพื่อเสริมสร้างขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์การ

ประเภทของการวางแผน (Types of lens)

    ความสําเร็จในการประกอบกิจการธุรกิจจําเป็นต้องมีการจัดการและบูรณาการ กิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้คนจํานวนมาก ฝ่ายบริหารจะมีการประยุกต์ใช้แผนประเภทต่าง ๆ เพื่อจัดการกับปัญหาความท้าทายเหล่านี้ การวางแผนแบ่งออก ได้เป็นลักษณะ คือ แผนกลยุทธ์ (Strategic) แผนยุทธวิธี (Tactical) และ แผนปฏิบัติการ (Operational) ซึ่งการวางแผนประเภทต่าง ๆ นี้ล้วนมีข้อ แตกต่างกันไปทั้งในมิติทางด้านเวลา (Time frame) ด้านขอบเขต (Scope) และต้านระดับของการจัดการหรือผู้รับผิดชอบเบื้องต้นในแผนนั้น ๆ (Level of manager) และถึงแม้ผู้จัดการระดับต่าง ๆ จะมีความรับผิดชอบเบื้องต้น ในการวางแผนที่แตกต่างกันไปก็ตาม ในการดําเนินงานวางแผนยังจําเป็นต้องอาศัยความร่วมมือและประสานการทํางานระหว่างฝ่ายบริหารอย่างระมัดระวังเพื่อ ให้บรรลุเป้าหมายสูงสุดขององค์การในที่สุด

1. แผนกลยุทธ์ (Strategic Plans)

    แผนกลยุทธ์ หมายถึง แผนที่สะท้อนให้เห็นถึงภาพรวมของวัตถุประสงค์และกิจกรรมทางธุรกิจซึ่งต้องกา บรรลุผลสําเร็จขององค์การ เป็นแผนระยะยาวมีขอบเขตที่กว้างขวางและอยู่ในช่วงเวลาตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป ภายใต้ความรับผิดชอบเบื้องต้นของฝ่ายบริหารระดับสูง (Top-level managers)

2. แผนยุทธวิธี (Tactical Plans)

    แผนยุทธวิธี หมายถึง แผนที่แสดงถึงรายละเอียดของกิจกรรมสําคัญสําหรับองค์การหรือของหน่วยงาน ย่อยภายในองค์การขนาดใหญ่ที่มีความหลากหลายในกิจกรรมการดําเนินงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามที่วางไว้ การวางแผนยุทธวิธีนี้เป็นหน้าที่รับผิดชอบเบื้องต้นของผู้จัดการระดับกลาง (Middle-level managers)

    ลักษณะทั่วไปจะเป็นแผนที่ยึดพื้นฐานจากข้อมูลจริงทางการตลาดที่เป็นอยู่ ซึ่งเงื่อนไขต่าง ๆ ทางธุรกิจ และสภาพแวดล้อมทางการแข่งขันจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น เพื่อให้สามารถที่จะปรับเปลี่ยนแผนให้ทันดับสภาวะนี้จึงเป็นแผนระยะปานกลางระยะเวลา 15 ปี และมีขอบเขตการดําเนินงาน ในระดับกลาง ๆ คือ อยู่ระหว่างแผนกลยุทธ์ซึ่งเป็นแผนระดับกว้าง และแผนปฏิบัติการซึ่งเป็นแผนระดับที่ แคบสุด ประเด็นสําคัญแผนยุทธวิธีนี้เองที่ผู้บริหารใช้ในการกําหนดเป็นแนวทางในการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ของ องค์การให้เหมาะสมให้มีประสิทธิผลสูงสุด

3. แผนปฏิบัติการ (Operational Plans)

    แผนปฏิบัติการ หมายถึง แผนซึ่งจะเป็นแนวทางสําหรับการปฏิบัติงานประจําวันขององค์การ เพื่อบอกให้ทราบว่ามีงานอะไรที่จะต้องปฏิบัติ ใครจะเป็นผู้ปฏิบัติงานนั้น และกําหนดแล้วเสร็จเมื่อไหร่ ดังนั้น จึงเป็น แผนที่มีขอบเขตแคบ ๆ และมีกรอบเวลาสั้น ๆ ประมาณหนึ่งปีหรือน้อยกว่านั้น นอกจากนี้เนื้อหาสาระของ แผนก็เป็นการแจกแจงถึงขอบเขตอํานาจหน้าที่ที่จํากัดทั้งบุคลากรฝ่ายบริหารและพนักงานระดับปฏิบัติ บ่อยครั้งที่เราจะเห็นว่าแผนนี้จะเน้นหนักไปในด้านการมุ่งสร้างประสิทธิภาพในการผลิตสินค้าหรือบริการ ผู้รับผิดชอบ ในการจัดทําแผนนี้คือ ผู้จัดการระดับต้น (First-level managers) ภายใต้การกํากับดูแลของผู้จัดการระดับกลาง (Middle-level managers) เพื่อให้มั่นใจว่าจะเป็นแผนที่สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ซึ่งกําหนดโดยฝ่ายบริหารระดับบน

องค์การส่วนใหญ่มักจะพัฒนาแผนปฏิบัติการขึ้นมาใช้งานในสองรูปแบบ ดังนี้

3.1 แผนหลัก (Standing Plans)

หมายถึง แผนซึ่งใช้เพื่อเป็นแนวทางสําหรับงานที่มีการกระทําซ้ำ ๆ กันภายในองค์การ เป็นแผนเพื่อ แนะแนวการตัดสินใจการจัดการ และกิจกรรมในสถานการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ำกันใน 4 กรณี คือ นโยบาย (Policies) กระบวนการ (Procedures) วิธีการ (Methods) และกฎ (Rules)

3.1.1 นโยบาย (Policies)

ปกตินโยบายจะอยู่ในรูปของข้อความที่เขียนขึ้นมา (Statements) เปรียบเสมือนกระจกเงาที่สะท้อนให้ เห็นถึงวัตถุประสงค์ขององค์การ และยังชี้ให้เห็นถึงขอบเขตหรือข้อจํากัดภายใต้การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ตัวอย่างเช่น ปัจจุบันนี้จะพบว่าธุรกิจค้าปลีกมักจะกําหนดนโยบายที่เน้นไปในด้านการรับประกันความพอใจ สูงสุดของลูกค้า ดังนั้น การที่จะบรรลุผลตามนโยบายที่วางไว้ของแต่ละองค์การ ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นในลักษณะ ของการกระทําใด ๆ ก็ตามเพื่อขจัดปัญหาหรืออุปสรรค ซึ่งไม่เป็นที่พอใจนั้นสําหรับลูกค้าให้หมดไป

3.1.2 กระบวนการ (Procedures)

หมายถึง แผนที่กําหนดวิธีการจัดการกิจกรรมในอนาคต ประกอบด้วยลําดับขั้นของการปฏิบัติ เป็น แนวทางของการปฏิบัติมากกว่าความคิด แสดงรายละเอียดเพื่อให้กิจกรรมบรรลุผลได้ เช่น การจัดการกับคําสั่งซื้อ การเรียกเก็บเงิน และการควบคุม สินค้าคงเหลือ เป็นต้น

3.1.3 วิธีการ (Methods)

วิธีการ มีความหมายซึ่งใกล้เคียงกับ กระบวนการ แต่จะมีรายละเอียดมากกว่าเพราะจะแสดงถึงราย ละเอียดในเชิงลึก เช่น วิธีการปฏิบัติงานในตําแหน่งหน้าที่ต่าง ๆ ในองค์การว่าจะต้องทําอย่างไร มีกี่ขั้นตอน ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้าง เป็นต้น

3.1.4 กฎ (Rules)

หมายถึง ข้อความซึ่งอธิบายถึงแผนหลักที่ระบุการกระทําอย่างใดอย่างหนึ่งที่ควรกระทําหรือไม่ควรทําในสถานการณ์เฉพาะอย่าง กฏจะแตกต่างจากกระบวนการ เพราะไม่มีการระบุขั้นตอนของเวลาในการปฏิบัติ กระบวนการจะมีลักษณะที่คล้ายคลึงกับขั้นตอนของกฎ ดังนั้น กฎอาจจะเป็นหรือไม่เป็นส่วนหนึ่งของ กระบวนการก็ได้

3.2 แผนที่ใช้ครั้งเดียว (Single-use plans)

หมายถึง แผนที่ออกแบบมาเพื่อใช้กับเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว เพราะ สถานการณ์บางอย่างจะไม่เกิดซ้ำ แผนที่ใช้เพียงครั้งเดียวนี้ประกอบด้วย โปรแกรม (Programs) และโครงการ(Projects)

3.2.1 โปรแกรม (Program)

    หมายถึง กลุ่มของการปฏิบัติการที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกันและต้องปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน ส่วนใหญ่โปรแกรมจะประกอบไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเป้าหมาย บุคคลที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรม ต้นทุนที่ใช้สําหรับ โปรแกรมและแนวปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

3.2.2 โครงการ (Project)

    หมายถึง แผนที่ใช้เพียงครั้งเดียวและมีขอบเขตแคบกว่าโปรแกรม โครงการเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นถึงราย ละเอียดของกิจกรรมสําคัญ ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้