ความรู้เกี่ยวกับงานธุรการ งานสารบรรณ การจัดการสำนักงาน

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับงานสารบรรณ

งานสารบรรณ ยึดระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พุทธศักราช 2526 ระเบียบนี้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2526 เป็นต้นไปความหมายของคำต่างๆ

- งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายเอกสาร

- หนังสือ หมายความว่า หนังสือราบการ

- ส่วนราชการ หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สำนักงานหรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น และหมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย

- คณะกรรมการ หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฎิบัติงานในเรื่องใดๆ และให้หมายความรวมถึงอนุกรรมการ คณะทำงาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฎิบัติงานในลักษณะเดียวกัน

ชนิดของหนังสือ

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐาน

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2. หนังสือที่มีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือถึงบุคคลภายนอก

3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นเอกสาร

5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตากฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

หนังสือมี 6 ชนิด คือ

1. หนังสือราชการภายนอก

2. หนังสือราชการภายใน

3. หนังสือประทับตรา

4. หนังสือสั่งการ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน

หนังสือราชการภายนอก คือ หนังสือติดต่อทางราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการถึงส่วนราชการ หรือหน่วยงานที่ไม่ใช้ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก

หนังสือราชการภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือราชการภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา

หนังสือประทับตราใช้เฉพาะกรณีไม่ใช่เรื่องสำคัญ

หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่

1. คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฎิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ

2. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้อำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่

1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะนำทางให้ปฎิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจกรรมของทางราชการ ใช้กระดาษตราครุฑ

3. ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นไว้เป็นหลักฐาน

1. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใด อย่างหนึ่ง ใช้กระดาษตราครุฑ

2. รายงานการประชุม คือ บันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

3. บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

4. หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใด ที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฎิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ เป็นต้น

หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมากมีใจความอย่างเดียวกัน ให้พิมพ์รหัสตัวพยัญชนะ ว. หน้าเลขทะเบียนส่งหนังสือ กำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะการประทับตราชั้นความเร็ว

ประทับด้วยอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่า 32 ฟร้อย

บทเบ็ดเตล็ด

แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่

1. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฎิบัติในทนทีที่ได้รับหนังสือหนังสือที่ต้องควรปฎิบัติให้เร็วกว่าปกติ

2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฎิบัติโดยเร็ว

3. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฎิบัติเร็วกว่าปกติ

                       งานสารบรรณ เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บ รักษา การยืมจนถึงการทำลาย คลอบคลุมงานเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่ง หรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุปย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำลาย

มีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้

1. รับ-ส่งเอกสาร 

    - ลงรับหนังสือราชการและเอกสารต่างๆ

    - ลงทะเบียนหนังสือเข้าทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์                                                                                                                                          

    - ตรวจสอบหนังสือราชการและเกษียณเพื่อเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับต่อไป                                                                                                            

    - จัดส่งเอกสารไปยังหน่วยงานภายในและภายนอก                                                                                                                                                    

    - ออกเลขหนังสือภายใน , ภายนอก , เลขคำสั่ง , ประกาศ ฯลฯ

2. เสนอหนังสือ

    - เสนอหนังสือผู้บริหาร

    - จัดเวียนหนังสือให้บุคลากรทราบ

    - ควบคุมดูแลหนังสือราชการและเอกสารต่างๆ

3. การจัดเก็บเอกสารและการทำลายที่หมดอายุการใช้งาน

4. โต้ตอบหนังสือไปยังหน่วยงานภายในและภายนอก

5. จัดพิมพ์งานของหน่วยสารบรรณ 

6.  ให้บริการรับ-ส่ง จดหมายและพัสดุไปรษณีย์แก่บุคลากร 

7.  ต้อนรับ ติดต่อ ประสานงาน ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารทั่วไป

8. ประสานงานแจ้งชื่อผู้ไปร่วมกิจกรรมวันสำคัญ ๆ ของโรงพยาบาล      

9. การจัดประชุมประจำเดือนและประชุมอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

    - ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมระเบียบวาระการประชุม 

    - ติดตาม ดูแล ความเรียบร้อยในการประชุม 

    - ดำเนินการประชุม/บันทึกรายงานการประชุม แจ้งมติไปยังผู้เกี่ยวข้อง จัดทำรายงานการประชุม

      บุคลากรงานสารบรรณ  มีดังนี้

      หัวหน้างานสารบรรณ

     นางสาวธนิดา  กุลฤดีกัมปนาท  ตำแหน่ง  เจ้าพนักงานธุรการชำนาญงาน

      เจ้าหน้าที่ 

        1. นางสาวชุติมณฑน์  พิมลบุตร   ตำแหน่ง  เจ้าพนักงานธุรการชำนาญงาน

         2. นางอนงค์  นนท์ธราธร            ตำแหน่ง  พนักงานธุรการ

         3. นางสาววัศยา  นนท์ธราธร       ตำแหน่ง  พนักงานธุรการ

         4. นายมณเฑียร  อินทรเกษม      ตำแหน่ง  พนักงานบริการเอกสารทั่วไป

         5. นางสาวอรนุช  อิ่มรักษา         ตำแหน่ง  พนักงานบริการเอกสารทั่วไป