เริ่มต้นใช้งาน: คู่มือการตั้งค่าไดรฟ์สำหรับผู้ดูแลระบบ
ตั้งค่าสิทธิ์การแชร์ของผู้ใช้ไดรฟ์
ถัดไป: สตรีม (หรือซิงค์) ไฟล์ในไดรฟ์ไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้
บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีแชร์ไฟล์หรือตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ของตนเอง โปรดไปที่หัวข้อ แชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์.
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถกำหนดวิธีที่ผู้ใช้ในองค์กรแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้ โดยรวมถึงรายการจาก Google เอกสาร ชีต สไลด์ และ My Maps รวมถึงโฟลเดอร์และไฟล์อื่นๆ ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
- คุณมีสิทธิ์สร้างกฎการแชร์แบบเดียวกันให้ทุกคน หรืออาจตั้งกฎที่แตกต่างกันให้กลุ่มหรือแผนกต่างๆ ได้ หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางราย ให้เพิ่มบัญชีของผู้ใช้ที่ต้องการในหน่วยขององค์กร (เพื่อตั้งค่าตามแผนก) หรือเพิ่มไปยังกลุ่มการกำหนดค่า (เพื่อตั้งค่าให้กับผู้ใช้ในแผนกต่างๆ)
- ใช้กลุ่มเป้าหมายเพื่อแนะนํากลุ่มของผู้ใช้ที่ควรแชร์ด้วย เช่น แผนกหรือทีม โปรดดูข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่ากลุ่มเป้าหมายที่หัวข้อเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย
หมายเหตุ: หากไดรฟ์ปิดอยู่ คุณจะเปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ไฟล์ไม่ได้
ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ (เบต้า)
คุณใช้กฎการเชื่อถือในการจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กรแทนการตั้งค่าไดรฟ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ผู้ใช้ของคุณแชร์ข้อมูลด้วยได้มากขึ้น โปรดดูรายละเอียดในหัวข้อ สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสําหรับการแชร์ไดรฟ์ (เบต้า)
อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับภายนอกองค์กร
- คลิกการตั้งค่าการแชร์ตัวเลือกการแชร์
หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Nonprofits, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คลิกเปิดในส่วนการแชร์กับภายนอกองค์กรของคุณ แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์ดังต่อไปนี้
- เตือนเมื่อแชร์ภายนอกองค์กรของคุณสำหรับไฟล์ของผู้ใช้ในองค์กรของคุณ - ผู้ใช้จะได้รับคำเตือนเมื่อพยายามแชร์ภายนอกองค์กรเพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ
- อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณส่งคำเชิญไปยังบัญชีที่ไม่ใช่ของ Google ภายนอกองค์กร - ผู้ใช้จะแชร์ไฟล์กับผู้ที่ไม่ได้ใช้บัญชี Google ได้
หมายเหตุ: หากต้องการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ ผู้ใช้ต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google (หรือบัญชีผู้เข้าชมหากคุณเปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชมแล้ว) - เมื่ออนุญาตการแชร์ภายนอก องค์กรของคุณ ผู้ใช้ใน องค์กรของคุณ จะกำหนดให้ไฟล์และเนื้อหาเว็บที่เผยแพร่แสดงต่อทุกคนที่มีลิงก์ได้.
คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้
ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน
จํากัดการแชร์กับบางโดเมน
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณสามารถจำกัดให้แชร์ไฟล์เฉพาะกับโดเมนที่เชื่อถือได้ (ได้รับอนุญาต) สิ่งที่ควรทราบเมื่อใช้รายการอนุญาตเพื่อจำกัดการแชร์มีดังนี้
- โดเมนนั้นต้องเป็นโดเมน Google Workspace เว้นแต่ว่าคุณจะใช้การแชร์สำหรับผู้เข้าชม
- ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบัญชีส่วนบุคคลได้
- หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace โดเมนในการกำหนดค่ารายการที่อนุญาตสำหรับผู้ใช้ Google Workspace จะมีผลกับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Cloud Identity ด้วยเช่นกัน
วิธีตั้งค่ารายการที่อนุญาต
- คลิกการตั้งค่าการแชร์ตัวเลือกการแชร์
หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Nonprofits, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
- สำหรับการแชร์นอกองค์กร ให้คลิกโดเมนในรายการที่อนุญาต แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์ดังต่อไปนี้
- สำหรับไฟล์ของผู้ใช้ในองค์กร ให้เตือนเมื่อแชร์กับผู้ใช้ในโดเมนในรายการที่อนุญาต - ผู้ใช้จะได้รับคำเตือนเมื่อพยายามแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ในโดเมนในรายการที่อนุญาตเพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ
- อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณรับไฟล์จากผู้ใช้ภายนอกโดเมนในรายการที่อนุญาตได้ - ผู้ใช้สามารถเปิดไฟล์จากโดเมนซึ่งไม่ได้อยู่ในรายการที่อนุญาต และแก้ไข Google เอกสาร ชีต และสไลด์ที่เก็บไว้ในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สามได้
- อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณส่งคำเชิญไปยังบัญชีที่ไม่ใช่ของ Google ภายนอกองค์กรของคุณ- อนุญาตการแชร์โดยผู้เข้าชมที่ยืนยันด้วย PIN กับผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชี Google จากโดเมนในรายการที่อนุญาต
- คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้
ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน
จํากัดการแชร์ไฟล์ทั้งหมดภายนอกองค์กร
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณสามารถจำกัดไม่ให้ผู้ใช้แชร์หรือรับรายการต่อไปนี้จากภายนอกองค์กรได้
- คำเชิญไปยังรายการในเอกสาร ชีต และสไลด์ซึ่งมีอายุ 14 วัน
- ลิงก์ไปยังไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
- ไฟล์แนบอีเมลที่ผู้ใช้สามารถรับหรือส่ง อัปโหลดจากอุปกรณ์โดยตรง และจัดเก็บไว้ในไดรฟ์
วิธีจํากัดการแชร์ไฟล์ภายนอกองค์กร
- คลิกการตั้งค่าการแชร์ตัวเลือกการแชร์
หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Nonprofits, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
- คลิกปิดในส่วนการแชร์กับภายนอกองค์กรของคุณ
- (ไม่บังคับ) หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้เปิดหรือแก้ไขไฟล์จากภายนอกองค์กรหรือในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม โปรดยกเลิกการเลือกช่องอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณรับไฟล์จากผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณ
หมายเหตุ: หากคุณกำหนดนโยบายที่จำกัดไม่ให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงข้อมูลขององค์กร ผู้ใช้จะสามารถแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอกได้ แต่ผู้ใช้รายนั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ - คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้
ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน
ควบคุมการเข้าถึงเริ่มต้นสำหรับไฟล์
คุณควบคุมตัวเลือกที่ผู้ใช้จะได้รับเมื่อผู้ใช้อนุญาตการเข้าถึงทั่วไปสำหรับไฟล์จากไดรฟ์ของฉัน ซึ่งตัวเลือกดังกล่าวจะไม่มีผลกับไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์
ลูกค้า Cloud Identity: หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace ค่าเริ่มต้นของสิทธิ์การเข้าถึงทั่วไปสำหรับผู้ใช้ Google Workspace จะมีผลกับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Cloud Identity ด้วยเช่นกัน
กำหนดกลุ่มเป้าหมาย
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Standard และ Education Plus, G Suite Business, Nonprofits เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
กลุ่มเป้าหมายจะปรากฏในส่วนการเข้าถึงทั่วไปของกล่องโต้ตอบการแชร์ไดรฟ์ และจะแนะนําให้ผู้ใช้แชร์กับกลุ่มที่เหมาะสมแทนที่จะแชร์กับทั้งองค์กร กลุ่มเป้าหมายหลักที่คุณตั้งไว้คือตัวเลือกการแชร์เริ่มต้นของผู้ใช้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย
กลุ่มเป้าหมายหลัก ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าจะใช้ชื่อว่าองค์กรของคุณ และจะรวมผู้ใช้ทุกคนในองค์กรไว้ด้วย หากองค์กรของคุณได้สร้างกลุ่มเป้าหมายเพิ่มเติม คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- เพิ่มกลุ่มเป้าหมายลงในการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ของผู้ใช้
- กำหนดกลุ่มเป้าหมายหลักที่ต่างออกไปสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดหรือเฉพาะผู้ใช้บางราย
- นํากลุ่มเป้าหมายออกจากการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ของผู้ใช้
หากคุณนํากลุ่มเป้าหมายออก: ตัวเลือกการแชร์เริ่มต้นสําหรับผู้ใช้จะกลายเป็นถูกจํากัด แต่สมาชิกในกลุ่มเป้าหมายที่ถูกนําออกจะยังคงเข้าถึงไฟล์ที่แชร์กับกลุ่มเป้าหมายที่ลบไปแล้วได้ หากต้องการป้องกันการเข้าถึง คุณจะต้องนำสมาชิกออกจากกลุ่มเป้าหมายหรือลบกลุ่มเป้าหมาย
วิธีตั้งค่ากลุ่มเป้าหมาย
- คลิกกลุ่มเป้าหมาย
รายชื่อกลุ่มเป้าหมายจะประกอบไปด้วยกลุ่มเป้าหมายที่ใช้กับบริการอยู่แล้ว โดยเรียงลำดับตามการตั้งค่าการแชร์ของผู้ใช้ - หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด
หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Nonprofits, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คลิกค่าเริ่มต้นของการเข้าถึงทั่วไป
เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- ส่วนตัวสําหรับเจ้าของ - เฉพาะเจ้าของไฟล์เท่านั้นที่เข้าถึงไฟล์ใหม่ได้
- ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงรายการนี้ได้หากมีลิงก์ - ทุกคนในองค์กรที่มีลิงก์จะเข้าถึงไฟล์ได้ ไฟล์ที่มีการตั้งค่านี้ปกติแล้วจะไม่ปรากฏในผลการค้นหา เว้นแต่จะมีลิงก์มาจากไฟล์อื่นที่ค้นหาได้
- ทุกคนในองค์กรจะค้นหาและพบรายการนี้ได้ - ทุกคนในองค์กรจะค้นหาและดูไฟล์ได้ แต่ไฟล์ที่มีการตั้งค่านี้จะปรากฏในไดรฟ์ของผู้ใช้หลังจากที่ผู้ใช้เข้าถึงไฟล์หรือมีการแชร์ไฟล์กับผู้ใช้เท่านั้น
สําคัญ: หากคุณตั้งกลุ่มเป้าหมายสําหรับการตั้งค่าการแชร์แทนที่จะเป็นทุกคนในองค์กร ตัวเลือกของกลุ่มเป้าหมายจะแสดงแทน
- คลิกบันทึก
หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้
ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน
จํากัดระดับการเข้าถึงที่ผู้ใช้กำหนดสำหรับไฟล์ได้
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ผู้ใช้กำหนดระดับการเข้าถึงไฟล์ได้ในระดับใดบ้างเมื่อได้รับแจ้งให้แชร์ไฟล์ โดยระบบจะแจ้งเตือนให้แชร์ในกรณีต่อไปนี้
- ส่งข้อความ Gmail หรือ Google Chat พร้อมลิงก์ไปยังไฟล์ที่ไม่ได้แชร์กับผู้รับ
- "+พูดถึง" บุคคลอื่นในความคิดเห็นที่อยู่ในไฟล์ซึ่งบุคคลนั้นไม่มีสิทธิ์เข้าถึง
- แนบไฟล์กับกิจกรรมใน Google ปฏิทินโดยผู้เข้าร่วมไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
หากผู้ใช้แชร์ไฟล์ที่ไม่ใช่ของตัวเองตัวเลือกการแชร์จะมาจากหน่วยขององค์กรของเจ้าของไฟล์ หากผู้ใช้แชร์ไฟล์หลายไฟล์ที่มีการตั้งค่าแตกต่างกันตามหน่วยขององค์กร ตัวเลือกจะมาจากหน่วยขององค์กรที่เข้มงวดที่สุด
วิธีกําหนดระดับการเข้าถึงที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ให้ได้
- คลิกการตั้งค่าการแชร์
- หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Nonprofits, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
- คลิกตัวเลือกการแชร์
- สำหรับเครื่องมือตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง
ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- เฉพาะผู้รับองค์กรหรือสาธารณะ - ผู้ใช้สามารถให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ทุกคนที่มีลิงก์ได้ การตั้งค่าที่จํากัดน้อยที่สุดจะใช้ได้ก็ต่อเมื่อองค์กรเปิดการแชร์ไว้และคุณอนุญาตให้ผู้ใช้เผยแพร่ไฟล์บนเว็บได้
- เฉพาะผู้รับหรือองค์กร - ผู้ใช้สามารถให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ผู้รับที่ต้องการและทุกคนในองค์กรที่มีลิงก์ได้
- เฉพาะผู้รับ - ผู้ใช้สามารถให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ผู้รับที่ต้องการได้เท่านั้น หากมีการแชร์ไฟล์กับคนอื่นๆ ไว้ ผู้คนเหล่านั้นจะยังมีสิทธิ์เข้าถึง การตั้งค่านี้จะจำกัดที่สุด
- คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้
การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล
กําหนดผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณสามารถกำหนดผู้ที่จะย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ออกนอกองค์กรเมื่อย้ายเนื้อหาจากรายการต่อไปนี้ได้
- ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่นหรือ "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรอื่น
- "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น
โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับการควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ที่หัวข้อควบคุมการแชร์สําหรับองค์กร
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
- วิธีที่ไดรฟ์ปกป้องความเป็นส่วนตัวและให้คุณเป็นผู้ควบคุม
- อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างไดรฟ์ที่แชร์
- กำหนดกลุ่มเป้าหมายสำหรับบริการของ Google
- เพิ่มหน่วยขององค์กร
- ย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กร
ถัดไป: สตรีม (หรือซิงค์) ไฟล์ในไดรฟ์ไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้
ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร