วิธีการบันทึกเอกสารของ microsoft office word

ปัจจุบันแม้ว่าส่วนใหญ่จะใช้ Microsoft Word เวอร์ชั่นล่าสุด แต่ก็ยังมีหลายๆองกรค์ที่ยังใช้ Word เวอร์ชั่นเก่า วิธี Save ไฟล์ word ให้รองรับ word 97-2003 เวอร์ชั่นเก่า จึงจะเอามาเป็นตัวอย่างสำหรับคนที่ยังต้องส่งไฟล์เวอร์ชั่นเก่าให้ลูกค้าหรือบุคคลอื่นที่ใช้เวอร์ชั่นเก่าอยู่

การบันทึกไฟล์ Microsoft Word ให้รองรับ word 97-2003

แน่นอนว่าการบันทึกไฟล์เอกสารนี้ตะตค้องทำหลังจากที่ได้จัดเตรียมข้อมูลเสร็จเรียบร้อยและพร้อมที่จะบันทึก

1. เปิดไฟล์เอกสาร word ที่ต้องการบันทึก

ADVERTISEMENT

2. คลิกที่แท็บ ไฟล์ (File)

3. เลือกที่หัวข้อ บันทึกเป็น (Save As) และเลือกที่ เรียกดู (Browse)

4. ที่หน้าต่าง บันทึกเป็น (Save as) ให้แก้ไขช่อง บันทึกเป็นชนิด (Save as type) เป็น word 97-2003

5. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บไฟล์ และกำหนดชื่อไฟล์

6. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)

เท่านี้ก็เสร็จแล้วครับ หลังจากนั้นจะได้ไฟล์นามสกุล .doc ไฟล์นีร้ก็สามารถนำไปเปิดใช้โปรแกรมเวอร์ชั่นที่ต่ำกว่าได้แล้ว

หลังจากที่เราพิมพ์งานแล้ว เราก็ย่อมมีการจัดเก็บเอกสารนั้นไว้สำหรับการใช้งานในครั้งต่อไปด้วย ซึ่งการบันทึกเอกสารนั้น ก็มีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบ ซึ่งเราต้องเลือกบันทึกเอกสารให้เหมาะกับการนำไปใช้งานด้วย

การบันทึกเอกสารใหม่

1.  คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึก (Save)
2.  เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร
3. กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร
4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)

การบันทึกเอกสารแบบสำเนา

การบันทึกเอกสารแบบสำเนา เป็นการบันทึกไฟล์เอกสารเพื่อป้องกันกรณีฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น เช่น การเปิดไฟล์เอกสาร หรือไฟล์สุญหาย เป็นต้น ซึ่งการบันทึกไฟล์ลักษณะนี้ทำได้โดย

     ในการทำงานโปรแกรม word เราควรจะคลิกปุ่มบันทึก บนแท็บ ไว้เรื่อย ๆ เพื่อป้องกันงานสูญหาย เนื่องจาก ไฟดับ ปลั๊กหลุด หรือเครื่องแฮงค์ เป็นต้น

การบันทึกงานครั้งแรก ให้ทำงานขั้นตอนดังนี้

    1.  คลิกที่ไอคอนบันทึก      โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง บันทึกเป็น

    2.  ในช่องบันทึกใน ให้คลี่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ลงมาเพื่อเลือกบันทึกงานว่าเก็บไว้ที่ใด ไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ใด

    3.  ในช่องชื่อแฟ้ม ให้ตั้งชื่อไฟล์

    4.  แล้วคลิกบันทึก

ภาพที่ 2.8.1 การบันทึกแฟ้มเอกสาร

นอกจากนี้ การบันทึกไฟล์งาน นอกจากจะคลิกที่ปุ่มบันทึก แล้วยังสามารถบันทึกได้โดย

    1.ไปที่แท็บ แฟ้ม > คลิกบันทึก ดังภาพ

ภาพที่ 2.8.2 การบันทึกแฟ้มเอกสาร

2. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกบันทึกใน ไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ไหน และตั้งชื่อไฟล์ก่อนคลิกบันทึก เหมือนวิธีเดียวกับคลิกบันทึกจากปุ่มบันทึก