หลักการของโปรแกรมตารางคำนวณ
หลักการทำงานของโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะมีลักษณะเป็นช่องตารางซึ่งประกอบด้วยคอลัมน์ และ แถว มีคอลัมน์ตั้งแต่ คอลัมน์ A จนถึงคอลัมน์ XFD มีจำนวนทั้งหมด 16,384 คอลัมน์ และ มีจำนวนแถวทั้งหมด 1,048,576 แถวโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) หรือเรียกย่อว่า Excel 2013 เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ไฟล์ของ Excel เรียกว่าสมุดงานหรือเวิร์กบุ๊ค (Workbook) และในแต่ละหน้าเรียกว่าแผ่นงานหรือเวิร์กชีต (Worksheet)
ความสามารถของโปรแกรมตารางคำนวณ
Excel เป็นโปรแกรมที่จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง เหมาะสำหรับเก็บบันทึกข้อมูลที่เป็นตัวเลข
ตารางคำนวณมีความสามรถดังนี้
1. สามารถใช้งานทางด้านการคำนวณตัวเลขต่างๆ
2. สามารถใช้สูตรและฟังก์ชันในการคำนวณและหาค่าต่างๆ
3. สามารถใช้เครื่องมือในการจัดการกับตารางข้อมูลได้
4. สามารถสร้างงานตารางได้สะดวกรวดเร็ว
5. สามารถจัดเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลได้
6. สามารถสร้างแผนภูมิได้
7. สามารถสร้างชุดคำสั่งใช้งานเองได้
8. สามารถจัดเรียงข้อมูล และกรองข้อมูลได้
9. สามารถตกแต่งตารางข้อมูลและแผนภูมิได้
10. สามารถตกแต่งรูปแบบตัวอักษรได้ตามต้องการ
หน้าที่ของส่วนประกอบของโปรแกรมตารางคำนวณ
หมายเลข | ชื่อ | หน้าที่ |
1 | แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) | เป็นส่วนที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และรายชื่อไฟล์ที่ได้เปิดใช้งาน |
2 | แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) | เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงคำสั่งที่ใช้งานบ่อย |
3 | ปุ่มควบคุม | เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการเปิด หรือปิดหน้าต่างโปรแกรม |
4 | ริบบอน (Ribbon) | เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร |
5 | Name Box | เป็นช่องที่ใช้แสดงชื่อเซล์ที่ใช้งานอยู่ในขณะนั้น เช่น ถ้ามีการใช้งานข้อมูลในเซลล์ A1 รายชื่อเซลล์นี้ก็จะไปแสดงอยู่ในช่อง Name Box |
6 | แถบสูตร (Formula Bar) | เป็นช่องที่ใช้แสดงการใช้งานสูตรการคำนวณต่าง ๆ |
7 | เซลล์ (Cell) | เป็นช่องตารางที่ใช้สำหรับบรรจุข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งช่องเซลล์แต่ละช่องนั้นจะมีชื่อเรียกตามตำแหน่งแถว และคอลัมน์ ที่แสดงตำแหน่งของเซลล์ เช่น เซลล์ B1 จะอยู่ใน คอลัมน์ B ในแถวที่ 1 เป็นต้น |
8 | คอลัมน์ (Column) | เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวตั้งของแผ่นงาน (Worksheet) |
9 | แถว (Row) | เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวนอนของแผ่นงาน |
10 | Sheet Tab | เป็นแถบที่ใช้แสดงจำนวนแผ่นงานที่เปิดขึ้นมาใช้งาน |
11 | แถบสถานะ (Status Bar) | เป็นส่วนที่ใช้แสดงจำนวนหน้ากระดาษ และจำนวนตัวอักษรที่ใช้ในเอกสาร |
การใช้งานแท็บริบบอน
แท็บริบบอน (Tap Ribbon) เป็นกลุ่มคำสั่งที่ออกแบบมาเพื่อทดแทนเมนู (Menu) แบบเดิมโดยการนำคำสั่งที่ใช้งานต่างๆแบ่งออกเป็นแท็บ ซึ่งในแต่ละแท็บจะมีคำสั่งเหมือนกันหรือใกล้เคียงกันอยู่ในแท็บเดียวกัน
การแสดงหรือซ่อนริบบอน
1. ชี้ลูกศรที่ Quick Access Toolbar
2. คลิกปุ่มขวาของเมาส์ แล้วคลิก Minimize the Ribbon
การใช้งาน แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar)
แถบเครื่องมือด่วน เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยเพื่อความสะดวกในการใช้งานโดยโปรแกรมจะกำหนดให้ตั้งแต่ติดตั้งโปรแกรมครั้งแรกผู้ใช้โปรแกรมสามารถ
กำหนดเพิ่มคำสั่งที่ต้องการได้สามารถปฏิบัติได้ ดังนี้
1. คลิกปุ่ม กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง
2. เลือกคำสั่งที่ต้องการ
แท็บริบบอน พื้นฐานการใช้งานของ Microsoft Office Excel 2013
แท็บ “หน้าแรก” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้จัดรูปแบบเนื้อหา รูปแบบข้อความ การแสดงผล การคัดลอกการจัดตำแหน่ง
แท็บ “แทรก” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้แทรกออบเจ็กต์ต่างๆ
แท็บ “เค้าโครงหน้ากระดาษ” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ตั้งค่าหน้ากระดาษ
แท็บ “สูตร” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้สร้างสูตรคำนวณ
แท็บ “ข้อมูล” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการข้อมูล
แท็บ “รีวิว” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ในการตรวจสอบและป้องกันสมุดงาน
แท็บ “มุมมอง” เป็นแท็บเครื่องมือที่ใช้ในการปรับมุมมองสมุดงาน
เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel2013
วิธีที่ 1
1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar
2. เลือก All Programs จากนั้นเลือกไปที่ Microsoft
3. เลือก Microsoft Office Excel 2013 จะเปิดให้ใช้งานได้ทันที
วิธีที่ 2
1. เลือกดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนสัญลักษณ์Microsoft Office Excel2013จะสามารถเปิดใช้งานได้ทันที
การสร้างสมุดงานใหม่
1. เลือกแท็บไฟล์ (File)
2. คลิกปุ่มใหม่
3. เลือกสมุดเปล่า
การบันทึกสมุดงาน
เมื่อสร้างแฟ้มงานเสร็จแล้วต้องทำการบันทึกข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้
กรณีที่ 1 การบันทึกงานครั้งแรก
1. คลิกเลือก Ribbon ไฟล์
2. จะปรากฏหน้าต่างใหม่ของ Ribbon ไฟล์ขึ้นเลือกคำสั่ง บันทึกเป็น/Save As
จากนั้นทำตามขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ให้เลือก disk ที่ต้องการเซฟงาน เช่น Drive C:, Drive D:, Documents เป็นต้น
ถ้าไม่พบให้ใช้คำสั่งเรียกดูแล้วหาในส่วนที่เราต้องการเซฟงาน
ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์ชื่อแฟ้ม, ชื่อเอกสารที่ต้องการ และเลือกบันทึกชนิดของเอกสารที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 เมื่อเลือกรายละเอียดในส่วนต่างๆ ได้แล้ว ให้กดปุ่ม บันทึกได้เลย
เลือกตำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูลจากนั้นที่ช่อง ชื่อแฟ้ม/File name พิมพ์ชื่อไฟล์
จากตัวอย่างนี้ให้ชื่อว่า สมุดงาน1จากนั้น กดปุ่ม บันทึก/Saveจะได้ไฟล์นามสกุล.xlsx
การเปิดสมุดงาน
กรณีที่ 1 เลือกไฟล์สมุดงานที่ต้องการจะเปิดแล้วดับเบิลคลิกไฟล์
กรณีที่ 2 เปิดโปรแกรมแล้วปฏิบัติตามขั้นตอน
1. คลิกแท็บ ไฟล์ หรือกดปุ่ม Ctrl+O
2. คลิกปุ่มเปิด
3. เลือกแหล่งข้อมูล
4. เรียกดู
5. เลือกแหล่งข้อมูลที่ต้องการเปิด
6. เลือกไฟล์ที่ต้องการ
7. เปิด
การตั้งค่าหน้ากระดาษ
กำหนดขนาดกระดาษ
1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลือกปุ่มขนาด
3. เลือกขนาดกระดาษที่ต้องการ
กำหนดการวางแนว
1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลือกปุ่มการวางแนว
3. เลือกแนวที่ต้องการ
กำหนดระยะขอบ
1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลือกปุ่มระยะขอบ
3. เลือกระยะขอบแบบกำหนดเองหรือเลือกตามที่โปรแกรมกำหนดให้
4. เลือกระยะขอบที่ต้องการ
5. ตกลง
การแทรกหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
เป็นการกำหนดหมายเลขลำดับหน้ากระดาษเพื่อใช้ในการเรียงลำดับข้อมูลที่จัดพิมพ์แต่ละหน้าหรือแสดงข้อความสั้น ๆ แต่ละหน้าเหมือนกันทุกหน้า โปรแกรมจะแสดงทุกหน้าเหมือนกันเมื่อมีการกด Enter ขึ้นหน้าใหม่ทุกครั้ง สามารถปฏิบัติได้ดังนี้
1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลือกปุ่ม
3. เลือกแท็บหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ
4. เลือกหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษแบบกำหนดเอง
5. เลือกแทรกตามที่ต้องการ
6. ตกลง
มุมมองสมุดงาน
การกำหนดมุมมองสมุดงาน
1. เลือกแท็บมุมมอง
2. เลือกมุมมองสมุดงานตามที่ต้องการ
การแสดงมุมมองสมุดงาน
1. เลือกแท็บมุมมอง
2. เลือกการแสดงตามที่ต้องการโดยคลิก (ถูก) ตามที่ต้องการ
การย่อ/ขยายสมุดงาน
1. เลือกแท็บมุมมอง
2. เลือกการย่อ/ขยายสมุดงานตามที่ต้องการ
การออกจากโปรแกรม
กรณีที่ 1 คลิกปุ่ม
กรณีที่ 2
1. ใช้เมาส์คลิกปุ่มขวาที่แถบ Title Bar
2. เลือกปุ่ม Close หรือใช้แป้นคีย์บอร์ดกดปุ่ม Alt+F4
ประเภทและชนิดของข้อมูล
ประเภทของข้อมูล
แบ่งได้ 2 ประเภท
1. ประเภทค่าคงที่ (Constant) เป็นข้อมูลที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
2. ประเภทสูตรการคำนวณ (Formula) เป็นข้อมูลที่ใช้คำนวณเพื่อหาผลลัพธ์ของการคำนวณ
ชนิดของข้อมูล
มีดังนี้
1. ข้อมูลที่เป็นข้อความ (Text)
2. ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Number)
3. ข้อมูลที่เป็นวันที่ (Date)
4. ข้อมูลที่เป็นเวลา (Time)
5. ข้อมูลพิเศษ เช่น หมายเลขโทรศัพท์
6. ข้อมูลที่เป็นค่าทางตรรกศาสตร์ (Logical Value)
7. ข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณ (Formula)
8. ข้อมูลที่เป็นฟังก์ชัน (Function)
การใช้แป้นควบคุมการทำงาน
การทำงานบนแผ่นงาน (Worksheet) โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft office Excel 2013)สามารถเคลื่อนย้าย เซลล์พอยล์เตอร์ (Cell pointer) หรือ เคอร์เซอร์ (Cursor) ไปยังตำแหน่งต่างๆ บนแผ่นงานและเซลล์ข้อมูลได้ด้วยการใช้แป้นควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามที่ผู้ใช้ต้องการซึ่งแป้นควบคุมในการทำงานต่างๆ สามารถทำงานได้ตามหน้าที่ที่กำหนด
แป้นควบคุม | หน้าที่ |
← | ลูกศรเลื่อน Active cell ไปทางซ้ายครั้งละ 1 เซลล์ |
→ | ลูกศรเลื่อน Active cell ไปทางขวาครั้งละ 1 เซลล์ |
↓ | ลูกศรเลื่อน Active cell ลงครั้งละ 1 บรรทัด |
↑ | ลูกศรเลื่อน Active cell ขึ้นครั้งละ 1 บรรทัด |
Ctrl+← | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ข้อมูลทางซ้ายแถวที่ Cell point ทำงานอยู่ |
Ctrl+→ | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ข้อมูลทางขวาแถวที่ Cell point ทำงานอยู่ |
Ctrl+↑ | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ข้อมูลข้างบนในคอลัมน์ที่ Cell point ทำงานอยู่ |
Ctrl+↓ | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ข้อมูลข้างล่างในคอลัมน์ที่ Cell point ทำงานอยู่ |
Home | เลื่อน Active cell ไปยังคอลัมน์ A ที่ Cell point ทำงานอยู่ |
Ctrl+Home | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ A1 |
Ctrl+End | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์มุมขวาล่างของช่วงข้อมูลในแผ่นงาน |
Enter | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ที่อยู่ถัดไปด้านล่างของ Cell pointer |
Tap | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ทางขวา |
Shift+Tap | เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ทางซ้าย |
Delete | ลบตัวอักษรทางด้านขวาของเคอร์เซอร์ครั้งละ 1 ตัวอักษร |
Ctrl+Delete | ลบตัวอักษรทางด้านขวาของเคอร์เซอร์ทั้งหมด |
Backspace | ลบตัวอักษรทางด้านซ้ายของเคอร์เซอร์ครั้งละ 1 ตัวอักษร |
PageDown | เลื่อนแผ่นงานลงทีละ 1 หน้าจอ |
PageUp | เลื่อนแผ่นงานขึ้นทีละ 1 หน้าจอ |
Alt+ PageDown | เลื่อนแผ่นงานไปทางขวาทีละ 1 หน้าจอ |
Alt+ PageUp | เลื่อนแผ่นงานไปทางซ้ายทีละ 1 หน้าจอ |
Ctrl+ PageDown | เลื่อนแผ่นงานไปทางขวาทีละ 1 แผ่นงาน |
Ctrl+ PageUp | เลื่อนแผ่นงานไปทางซ้ายทีละ 1 แผ่นงาน |
Insert | สลับการทำงานระหว่างพิมพ์แทรกกับพิมพ์ทับ |
Esc | ยกเลิกการแก้ไขแต่ข้อมูลในเซลล์ยังอยู่เหมือนเดิม |
+ | บวก |
- | ลบ |
* | คูณ |
/ | หาร |