การกำหนด KPI คือ ตัวชี้วัดความสำเร็จของงาน ในแต่ละฝ่าย แต่ละบทบาทหน้าที่ ควรตอบให้ได้ว่า งานหลักคืออะไร เป้าหมายหลักคืออะไร ตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPI) ของงานนั้นคืออะไร ซึ่งผมได้เขียนแนวทางในการจัดทำ KPI ให้ไว้แล้วพร้อมตัวอย่าง ตามที่ปรากฎอยู่ข้างต้น คิดว่า จะเป็นประโยชน์ต่อผู้สนใจศึกษา สามารถนำไปบูรณาการใช้ได้ในการปฏิบัติงานกับทุกฝ่าย ทุกแผนก ทุกหน่วยงาน ทั้งภาครัฐ ภาคเอกชน
ถ้าองค์การมีความมุ่งมั่นจะทำ KPI ทั่วทั้งองค์การ ผมแนะนำ ให้หาผู้เชี่ยวชาญ เข้าไปสอน แนะนำ หรือเป็นที่ปรึกษาให้ แล้ววางแผนลงมือทำทั่วทั้งองค์การ จะได้ผลที่สุด หากไม่เข้าใจก็สามารถสอบถามที่ปรึกษา หรือวิทยากร อาจารย์ผู้สอน แล้วลงมือปฏิบัติจริงกันเลย คงใช้เวลาไม่เกิน สองวัน คุ้มครับ เพราะงานจะมีการวัดผล มีการปรับปรุง พัฒนามากยิ่งขึ้น เชื่อว่า ประสิทธิภาพของการบริหารจัดการองค์การโดยรวม จะดีขึ้น
งานของฝ่ายบัญชีฯ ที่เขียนมาขอคำแนะนำ เรื่อง KPIT
ชื่องาน ตัวอย่าง KPI
-เรื่องASSET ตรวจสอบตามแผนการตรวจประจำปี
รายงานผลการตรวจสอบภายใน......
ประชุมทบทวนฝ่ายบริหารภายใน.....
-เรื่องภาษีมูลค่าเพิ่ม ดำเนินการภายใน......... ความถูก ต้อง.......%
-เรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย ดำเนินการภายใน......... ความถูก ต้อง.......%ญชี
-เรื่องพัฒนาระบบโปรแกรมด้านบัญชี ดำเนินการภายใน......... ระบบโปรกแกรมบัญชี สามารถใช้ปฏิบัติการได้ภายในวันที่.............. ประสิทธิภาพการทำงานของโปรแกรมบัญชี .......... งบประมาณในการจัดทำระบบ อยู่ในวงเงิน..........บาท บุคลากรที่เกี่ยวข้อง ได้รับการอบรม และสามารถใช้ระบบฯได้ภายใน.......... เป็นต้น
ทั้งนี้ ขอให้ดูนโยบาย หรือสภาพปัญหาขององค์การเป็นหลักด้วย
อีกท่านหนึ่งเขียนมาถามว่า ในฝ่ายของ IT จะแยกเป็นส่วนของ
- network,
- programmer,
- graphic,
- system analyze
ซึ่งไม่แน่ใจว่าเราจะต้องแยก KPI ออกแต่ละส่วนงานย่อยหรือไม่ ผมแนะนำว่า อยู่ที่นโยบายขององค์การ ว่าเข้มงวด แค่ไหน หากต้องการให้เข้มงวด มาก เพื่อสร้างความเข้มแข็งให้องค์การ อย่างรวดเร็ว ก็ควรทำแยกย่อย ออกมา ตามที่เขียนมา แต่ปัญหาก็คือ อาจจะดูจุกจิกเกินไป ทำให้ผู้ปฏิบัติงานไม่ แฮ็ปปี้ เอาก็ได้
งานหลักของ IT มีกี่งาน งานหลักเป็นงานที่เรารับผิดชอบอยู่ และเป็นงานที่หน่วยงานอื่นๆ ทำไม่ได้ต้องอาศัยเร็ว ในฐานะเป็นผู้ชำนาญ มีความรู้ ทักษะ พิเศษ ในด้านนั้น และหากเราไม่ทำ ก็จะเกิดผลเสียแก่องค์การ เหล่านี้ คืองานหลัก ของแต่ละฝ่าย แต่ละหน่วยงาน เช่น
- งาน รักษา และพัฒนา network, KPI= network ทั่วทั้งองค์การสามารถปฏิบัติงานได้ .....% ทำการตรวจระบบ network ทุก ๆ ........เดือนหรือ สัปดาห์ เป็นต้น
- งาน การสร้างและพัฒนา program, KPI= program ต่าง ๆ ในองค์การ ได้รับการตรวจสอบ บำรุง ทุก ๆ .........ของเดือน โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในองค์การ ใช้ลิขสิทธิ์ถูกต้อง ......% ภายใน........ โปรแกรมต่างๆ ปารศจาก "ไวรัส".......% เป็นต้น
- งาน graphic, KPI= งาน Graphic ขององค์การดำเนินไปตามแผน............% งาน Graphic ทุกงาน ได้รับการจัดทำให้สำเร็จได้ตามเวลา และตาม spec ..........% เป็นต้น
- งาน system analyze KPI= ระบบที่ใช้อยู่ในองค์การ ....ระบบ ได้รับการวิเคราะห์ตรวจสอบ อย่างน้อย ทุก ๆ .........เดือน ระบบดังกล่าว สามารถทำงานได้........% เป็นต้น
ผมแนะนำให้ศึกษา จาก หลักการเขียน KPI และตัวอย่าง KPI ที่เขียนมาให้ข้างต้น เมื่อท่านเข้าใจแล้ว จะสามารถทำ KPI ของทุกฝ่ายได้